Hur du håller din bokföring Organized

Folk har alldeles för mycket papper för att ta itu med och ndash; trots att datorer var att hjälpa oss i detta område – det bara inte har hänt för de flesta av oss. Jag kommer att ge dig några snabba tips som hjälper dig att hålla dina finansiella poster och kvitton organiseras under hela året. Omdömen

1. Månads transaktioner. Jag har funnit att detta system fungerar bra för många småföretagare. Skapa en mapp från januari till december. Håll två månader på skrivbordet (januari – februari, april – maj) i ett område som är lätt att komma till – färgade mappar verkligen hjälpa också. När du gör en online-köp, skriva ut kvittot och placera den i mappen filen markeras för att viss månad. Detsamma gäller för de avgiftsbelagda kvitton eller lunch du köpt när du träffade en potentiell kund. När ditt kontoutdrag kommer in, och efter att du har betalat räkningen, placera uttalande tillsammans med din slutet av månaden kontoutdrag i mappen filen. Nu kan du antingen skicka filen till din bokförare eller om du är utsedda bokhållare, när du har försonat dina konton lämna in avslutad månad bort i din dokumentskåp. Omdömen

2. Kund Fakturor. När en klient faktura beredd, skriva ut en extra kopia och lämna in den på en faktura fil markerad för det året. I slutet av året kommer du att ha ett register över all den inkomst du har fakturerat. Vid en dators hårddisk kraschar, åtminstone har du en post i skattehänseende. Omdömen

3. Körsträcka logg. Du kan enkelt skapa en körsträcka logg i Excel för att spåra dina resor till kundmöten, kör till din lokala kontor leverans butik för att köpa den bläckpatron som bara sprang ut eller kanske springa till posten för porto eller utskick av förslaget till en ny kund. Vi kan också, &'; t glömma nätverksbyggandet som du deltar som en del av ökat marknadsplan. Kalkylbladet bör ha en kolumn för datum, vägmätare start /slut, totalt miles och beskrivning. Omdömen

4. Utlägg. För de utbetalningar vi gör under hela året – kaffe på flygplatsen, de vägtullar som betalas till ett möte, eller snabb lunch vid ett seminarium, hålla dessa kvitton i en färgad kuvert märkt med året och hålla koll på kostnaden i ett Excel-ark. Du kan då totalt antingen månadsvis eller kvartalsvis och ersätta dig för dessa kostnader. Var noga med att lämna bort kvitton och kalkylbladet till din revisor vid årsskiftet. Omdömen

5. Skatte fil. Skapa en skatt mapp i början av varje nytt år. Under hela året, placera någon skatt avseende kostnad i den filen som medicinska kvitton, recept, månads- eller kvartalsvisa investerings uttalanden, fastighetsskatt räkningar, och bokslutsbankräntor uttalanden. I slutet av året när du samlar pappersarbete för din revisor, kommer de flesta av den information som redan vara där för din revisor och du segrade och 'en;. T undrar var du placerade meddelandet skatteåterbäring du fick i april Omdömen

6. Kontoutdrag. För dem som inte får månatliga kontoutdrag med posten, jag föreslår att du skapar en mapp för kontoutdrag på din dator. Varje månad, ladda ner filen från din banks hemsida och spara i denna mapp. Du kan ställa in mappen som en lösenordsskyddad fil om du har andra personer som använder datorn. I slutet av året, bränna alla månatliga rapporterna till en CD- och lagra med dina inkomstskatter för det året. De flesta banker endast ha 18 månaders uttalanden, en del bara 12 månader på sin server. IRS kräver att du hålla 7 års kontoutdrag vid revision. När CD har skapats kan du sedan ta bort filerna från datorn och skapa en ny mapp för det nya året. Omdömen

Jag hoppas att du hittar dessa tips till hjälp och snart kommer inte att känna så överväldigad i början av nytt år försöker få alla dina filer för att skatt förberedelse. Om du är intresserad av att få en Record Retention Schedule att IRS rekommenderar för företag, vänligen maila mig på [email protected] och jag kommer gärna att vidarebefordra det tillsammans med dig. Omdömen

Happy organisering! Omdömen .