Effektiv E-post Management

Människor lider av så mycket information overload, att det &'; s inte ovanligt för dem att ha tusentals e-postmeddelanden i sina in-box.

Här är några tips på hur man kan klippa ner och styra vissa av dessa uppgifter vikt sitta på din dator.

Låt det gå! Vi går aldrig tillbaka till 80-90% av den information vi hänga på. När du ser ett meddelande anländer i din inkorg, är det första du bör göra är att be dig själv “ Vad är det värsta som kommer att hända om jag radera detta meddelande &"; att hjälpa till att filtrera bort onödig information. Till exempel, om du och' re bara en CC &'; d person på meddelandet, ta bort det.

Bli alla och' s nya bästa vän genom att vara försiktiga med att slå Svara alla. Om en medarbetare är ansvarig för att inrätta ett möte, bara svara på dem med din tillgänglighet i stället för alla med på distributionslistan.

Ta bort den automatiska anmälan varning för inkommande meddelanden; Det kommer att distrahera dig från uppgiften. Istället ställer definierade tider på dagen när du och' ll kontrollera och retur meddelanden.

När du skickar ett meddelande som bara är en “ fyi, &"; överväga att lägga till text Inget svar behövs (NRN) i början av ämnesraden så att folk kan motstå impulsen att svara med “ Bra idé &"!; eller “ Thanks for sharing &"!; När de får vana att se detta som du kanske till och med kunna jämföra det ner till bara NRN Omdömen

Se till att du och'. Ve skapa mappar att flytta långsiktiga meddelanden så att du don &'en; t lämnar gammal information sitter i din e-post.

Om du &'; re väntar på ett svar från någon, men don &'en; t vill behålla det ursprungliga meddelandet i din inkorg, skapa en mapp som säger och" i avvaktan &"; eller “ uppföljning och ". Då kan du kontrollera att mapp med jämna mellanrum snarare än belamra din e-post.

Om du behöver någon att komma tillbaka till dig med ytterligare information, alltför ofta vad du &'; re be om försvinner i kroppen av ditt meddelande. Om du behöver ett svar, och vill att det före ett visst datum, överväga att skriva “ Åtgärd: ____ &"; i början av ditt meddelande i stället. Då ser de vad du behöver direkt, och du kan inkludera bakgrundsinformation efter det så din begäran isn &'; t förlorade i resten av texten.

Om du kan &'en; t stå ut med att ta dig från e-postlistan för dina favorit butiker, webbplatser och kataloger, inrätta en regel så att dessa meddelanden skickas automatiskt till din mapp märkt “ Great Deals . &"; På så sätt du inte &'en; t har dem belamra din e-post varannan dag med nya erbjudanden och rabatter. It &'; s enkelt att göra: när du ser ett meddelande kommit in, högerklicka på den, klicka på Rule alternativet Skapa sedan kryssa i rutorna som gäller.

Om skräppost in mottagaren att du inte &'en; t vill längre, högerklicka på meddelandet. klicka på skräppost alternativ, klicka på Lägg till i listan Spärrade avsändare. Omdömen

Ange ett datum i kalendern /planerare var tredje månad för att gå igenom dina gamla meddelanden och antingen ta bort dem eller arkivera dem till hålla dina nuvarande mappar hanterbara Omdömen  ..