Trött på möten? 5 Viktiga åtgärder för att göra dina möten de mest produktiva De Can Be

Tänk dig det här scenariot …

Du sitter i ett 9:00 möte och för närvarande det &'; s 9:10 och inte alla förväntade deltagare har anlänt. Moderator för har kommit igång med post # 1 av en överbelastad dagordning. Moderatorn &'en; s agenda är egentligen bara en lista över punkt ämnen som ska diskuteras.

Flera deltagare bara överlämnas du deras miniatyrer som skall diskuteras i detta möte. Du tillflyktsort och' t sett den här informationen innan, så du förväntar dig att kunna läsa en del av det, men föredrar att fokusera på högtalaren just nu, för att inte vara oförskämd Omdömen

Vid 9:15,. två personer öppnar dörren till mötet och vinkade in av moderatorn. Den aktuella diskussionen blir avbruten och folk börjar chatta med nykomlingar som de sitter ner. Sedan ett par minuter spenderas få dessa människor upp farten på diskussionen.

Eftersom varje ämne diskuteras, inser du att inte alla ämnen kommer att vara passande i den tidsram för detta möte. En av dessa ämnen är av stort intresse för dig och din avdelning, men har skjutits fram från dagordningar tidigare mötes 4 gånger nu och du &'; re satsa de segrade och 'en; t får till det … igen

Nu &';. re lyssna på en av de frågor som kom med en allmosor. Talaren förklarar hela bakgrunden av ämnet och slutligen, 6 eller 7 minuter senare, kommer till den punkt om beslutet den här personen är ute efter. Deltagarna ombeds att läsa hand-out och ges några minuter att göra det.

När alla har läst allmosor, flera personer uppger att de behöver gå till andra individer inom sina avdelningar för att ställa frågor eller diskutera vidare ämnet till hands. Så högtalaren går med på att lägga fram detta diskussion och beslut till nästa sammanträde, en månad senare.

Sedan nästa talare blir redo att förklara sitt ämne och alla inser att det är nu 10:05 och folk måste gå vidare till nästa möte. Mötet skulle ha ajournerades kl 10:00, eftersom det bara skulle vara en timme.

Gör detta möte scenario ljud alls bekant? Omdömen

Senast jag pratade med en kund om de möten som genomförs i hennes sällskap och vi diskuterade några av de bästa sätten att skapa och driva effektiva och produktiva möten så att scenarier som den ovan don &'en; t händer längre.

Här är de 5 saker du kan göra för att få bättre resultat och utfall från dina möten och använda din mötestid mest produktivt Omdömen

1) Skapa en dagordning som innehåller följande komponenter..:
en. Namn att möta upptill Omdömen b. Datum och tid Omdömen c. Förväntade deltagare
d. Dagordningen ämnen betecknas med siffror, romerska eller på annat sätt. Omdömen e. En kort beskrivning av varje agenda ämne Omdömen f. Den person att tala för varje agenda ämne Omdömen g. Den tid som avsatts för den person som ska tala om detta ämne Omdömen

2.) Använd en moderator /ledare, en minut tagare och en tid djurhållare för varje möte. Dessa är tre olika personer. Moderatorn kan fokusera på innehållet i de ämnen och talare, bidra till att klarlägga eller styra diskussionen. Så fort taker måste ta minuter och tiden keeper kan hålla högtalarna från att köra över deras tilldelade tiden.

3.) Ingen ska tillåtas att gå in ett möte sent. Kulturen kan ändras med lämplig uppbackning från ledningen. Förväntningarna kan ändras, om du förklara reglerna och hålla fast vid reglerna. Dörren låses efter mötet börjar. Denna isn och' t en trädgårdsfest. It &'; s möte. Möten ska börja i tid och avslutas i tid.

Om du behöver folk att fatta beslut i dessa möten, då de faktiskt måste vara där för att ämnen som ska diskuteras och beslut som ska fattas. It &'; s inte en bra användning av tid att backa om ämnen eftersom folk är sena och måste fångas upp farten. Sanna nödsituationer kan hanteras separat. Senfärdighet och brist på respekt för resten av deltagarna är oacceptabelt om dessa möten ska tas på allvar.

4.) Dagordning och stenciler måste skickas ut en vecka före mötet om du vill att beslut som fattas vid mötet. Detta är så att folk vet vilka ämnen som ska diskuteras, vilka material som ska läsas i förväg och vilket beslut eller rekommendation som förväntas av dem vid mötet.

Om du är överraskande alla på mötet med de ämnen och material, det isn &'; t alltid troligt att ett beslut kan nås eller rekommendationer som gjorts på plats. Deltagare ska vara klar på förväntningen att material ska läsas innan mötena och att de ska ta med sig sina rekommendationer eller beslut till mötet. Ett beslut kommer att nås mycket snabbare på detta sätt. Omdömen

Detta bidrar också med frågan om sista minuten nödsituationer som kan dra någon bort från mötet också. Om de har läst materialet och har kommit fram till sina rekommendationer, men kallades bort på ett oväntat nödsituation, då de kan vidarebefordra sina beslut eller rekommendationer till mötet moderator för att ingå i mötet och protokollet. Omdömen

Oavsett om du skickar ut ett mail med bilagor eller en fysisk allmosor, omfattar kort bakgrund till ämnet och anledningen till det nödvändiga beslutet eller rekommendationer och puh-lease vara kort, exakt och rakt på sak!

5) Don &';. t överbelasta dagordningen med ämnen som inte passar in i mötet tidsramen. Don &'; t ge hopp till en person eller en avdelning när det &'; s troligt att tiden kommer att ta slut. Använd tidsramarna för varje ämne föreslås i Tips 1 ovan så att du kan rättvist och något exakt visar tidsramar för varje ämne inom rimliga gränser. Prioritera de ämnen och vara selektiv. Bestäm om ämnet som föreslås för diskussion är bäst lämpad för detta möte eller på annat sätt. Sen om du &'; re fortfarande ut ur rummet på dagordningen vid upprepade tillfällen, överväga att öka den tid som avsatts för varje möte eller öka frekvensen av mötena Omdömen  ..