Är din Disorganized Office kostar pengar

John är en upptagen, egenföretagare, VVS entreprenör?. Hans företag behåller honom på fältet fem till sex dagar i veckan, så den enda gången han har att ta hand om pappersarbete är på kvällarna och på helgerna. Han delar sin hemmakontor med sin fru, som arbetar utanför hemmet, men lyckas hushållskonton från denna kontorsyta samt. Alla detaljer i hans lilla, men växande företagsledning är upp till John.

John är en typisk småföretagare arbetar från sitt hem, och som John, kan du förlora pengar eftersom du inte har enkel och effektiv kontorssystem som inrättats för att hantera pappersarbete. Du får betala straffavgifter för sena betalningar, skulle viktiga pappersarbete att försvinna i högar av oöppnad post och sedan finns det slöseri med tid bara att försöka hitta saker. Din småföretag kontor är kärnan i ditt företag, centrum där nya order och pappersarbete är genereras dagligen. Omdömen

Forskning från IDC, en ledande global leverantör av marknadsundersökningar och rådgivning för informationsteknik, telekommunikation, och marknadsför konsumentteknik, säger att det finns mellan 34,3 miljoner och 36,6 miljoner hemmakontor hushåll i USA ensamt. Dessa inkluderar inkomstbringande hemmakontor (18,8 miljoner till 20,3 miljoner) med resten utgörs av företagens telecommuter hushåll. Omdömen

Är berättelsen om ditt kontor en av effektivitet och produktivitet, eller är det en sorglig berättelse om förlust Mössor och förvirring? Om ditt kontor är i ett tillstånd av kaos, det finns fyra viktiga områden i ditt kontor som du kan förbättra just nu och ta ditt företag till nästa nivå. Omdömen

Time Management Omdömen

Utveckla en tid ledningssystem så att värdefull tid inte går till spillo går i cirklar eftersom du don &'en; t vet var jag ska börja. Time management handlar inte om att arbeta snabbare – Det är praxis att spendera mer tid på rätt saker.

Först måste du kunna känna igen vad som är viktigt för dig, och förstå skillnaden mellan viktiga och brådskande

Viktiga uppgifter:. Omdömen Hjälp oss att nå långsiktiga mål, eller har andra långsiktiga betydelse Omdömen

Brådskande uppgifter. Omdömen Kan behöva omedelbar uppmärksamhet för att undvika en kris, men är inte nödvändigtvis viktiga på lång sikt Omdömen

Gör följande fem. time management strategier i vanor och du kommer att börja se din produktivitet ökar och kaos minskningen. Omdömen

1. Ställ dina prioriteringar – Skriv ner dina mål, och don &'en; t vara vaga. Var väldigt specifik med vad du vill, när du vill ha den, och de steg du behöver ta för att komma dit. Bryt ditt mål ner till hanterbara bitar, och ge dig själv särskilda uppgifter för att uppnå varje steg. Omdömen

2. Gör listor - Begränsa din dagliga att göra-lista till 6 punkter eller mindre. Om listan är för lång, kommer du att känna besegrade när du inte kan slutföra det. Prioritera objekt på din lista och försök att avsätta 80% av din tid och energi på de viktiga uppgifter. Naturligtvis kommer det att finnas några dagar att inget viktigt blir gjort, eftersom de akuta objekt dominerar.

3. Eliminera distraktioner – Människor, telefoner, röran, hunger, e-post, you name it, de kan äta upp hela arbetsdagar. Var medveten om vad dina distraktioner är och lära sig att filtrera bort dem. Ta hand om nödvändiga detaljer innan du sätter dig ner för att starta ett projekt, och kom ihåg den viktiga kontra brådskande regel. Omdömen

4. Schemalägg tid för planering och ndash; Utveckla för vana att planera för i morgon, kvällen innan. Ta några minuter att rensa upp din arbetsplats, gör din att-göra-lista, att lägga fram några uppgifter som inte får genomförda, och mentalt förbereda sig för nästa dag. Ditt undermedvetna kommer att hjälpa till att organisera dina tankar medan du sover. För att citera Alan Lakein, författare till hur man får kontroll över din tid och ditt liv “ Misslyckas plan planerar att misslyckas och". Omdömen

En filsystemet Omdömen

The Wall Street Journal ( mars 1997) rapporterar den genomsnittliga amerikanska verkställande avfall 6 veckor per år söker felplacerade information från rörigt skrivbord och filer. Detta motsvarar 5 timmar per vecka eller en timme per dag. Vid $ 60,000 /år i löner, är att nästan $ 8000 /år i bortkastad tid på jobbet. Omdömen

Du måste kunna lagra och hämta dokument på ett effektivt sätt. Detta inkluderar papper och datafiler. Varje verksamhet har det egna arkivering behov, och varje företagsägaren har sitt eget arbete stil, så utveckla ett lämpligt system för dina affärsbehov. Du bör kunna lägga vantarna på en viss handling, eller del av informationen i 30 sekunder, eller mindre. Omdömen

Du behöver ett system för att hantera arbetsfiler, samt permanenta filer. De permanenta filer behöver märkas med en specifik hämtningssystem i åtanke, till exempel genom kategorier, alfabetiskt, numeriska eller vad systemet är lämpligt för dina behov. Välj armaturer och skåp som bäst kommer att rymma dina filer samt särskilda lagringsbehov, för speciella föremål såsom fotografier eller ritningar. Omdömen

En perfekt arkivering och pappers ledningssystem kommer bara hjälpa dig om det hålls på en regelbunden grund. Schema tid varje vecka för att hantera filer, både i pappersform och elektroniskt. Försök att utveckla en vana att hantera en viss handling bara en gång och ndash; det vill säga, ta itu med det när du får det, då lämna in den direkt. Tillämpa samma princip till din e-posthantering.

bokföringssystem

Bra bokföring praxis är väsentliga för ett antal skäl. Du kommer att behöva exakt information på finansiella rapporter, som är nödvändiga för företagslån och krediter. När du kan spåra alla dina avdrag, kan du betala mindre i skatt. Du kommer att kunna förutse dina affärstrender när du har korrekta register, och om du bestämmer dig för att sälja ditt företag, behöver du exakt information för att fastställa det verkliga värdet av verksamheten. Omdömen

Quickbooks och Quicken från Intuit, erbjuder ett brett utbud av bokföringsprogram för nästan alla företag. Microsoft Money är ett annat bra alternativ. Dessa program är enkla att använda och i slutet av året, är redo att ladda ner för att få inkomst skattemässigt alla dina data. Ett annat alternativ att överväga är en bokföring tjänst för att ta hand om detaljer som du kanske inte har tid för. Du kan ha en levande, aktiv verksamhet, men om du inte &'en; t hålla dig uppdaterad och korrekt poster som du kan förlora pengar och inte ens vet det Omdömen

Clutter Kontrollomdömen

Hur störande är. att sitta ner vid skrivbordet för att hitta resterna av gårdagens och' s lunch, tidningar, berg av papper och ingen känsla av var man ska börja? It &'; s inte bara störande, men också kostsamt i termer av din dyrbara tid slösas bort eftersom du inte är på uppgiften medan lägger högar, eller storstädning bara för att få till skrivbordet.

Få ditt skrivbord inrättas så att det finns en anvisad plats för allt. Arbets filer kan vara tillgängliga, utan att utspridda överallt. Håll visitkort i en kort fil, eller en Rolodex så de är snyggt och lätt att hitta, eller ännu bättre, scanna dem med ett kort scanner som kommer att fånga all information och synkronisera den med din favoritkontakt hanteringsprogrammet. Sortera din e-post varje dag bredvid papperskorgen och dokumentförstörare. Kasta bort skräp innan den vänder sig till röran. Don &'en; t låt ditt kontor vara en dumpningsplats.

Ditt kontor är så viktigt för hälsan hos ditt företag. Don &'en; t låta en oorganiserad kontor hålla dig tillbaka från tillväxt och framgång du förtjänar. När kontoret är effektiv och organiserad, kommer du att bli mer produktiv med din tid, och du kommer att minska stressnivån i ditt liv. Du kommer att vara stolt över att få kunder till ditt kontor för möten och samråd, eftersom det kommer att återspegla dina hög professionell standard och en smidigt kör operation Omdömen  ..