Praktisk Paper Management

Den chef som vill få sin omgivning och yrkesliv under kontroll kommer att investera i flera kundanpassade system pappershantering. Den kunniga person från näringslivet värderar sin tid, och räknar kostnaden för bortkastad tid att söka efter försvunna handlingar.
Den genomsnittliga verkställande avfall en timme om dagen letar efter viktiga dokument, totalt mer än sex veckor per år. Baserat på en årslön $ 40.000, kostnaden för denna sökningen är $ 5.000. (1) Review indirekta skadliga kostnader (som i slutändan kostar pengar eller möjligen ett jobb) innefattar följande:
skadade trovärdighet
personlig stress Omdömen Inter spänning
Minskad kompetens
Brist på förtroende
stymied produktivitet
Alla våra resurser är gåvor som ska hanteras med syfte. Detta inkluderar vår tid, vår miljö, våra ägodelar, och även de dokument som rekord och speglar våra livsaktiviteter. Det är en ovanlig person som har fullständig kontroll över sin omgivning, sin tid, och deras papper. Flödet, fånga, och hämtning av papper orsakar mer ångest och förvirring för människor än något annat område att organisera behov.
Faktum är att varje kund som jag jobbar med behöver hjälp att hantera sina papper, i varierande grad. Vissa behöver bara ett system för att fånga deras inkommande papper. Vissa saknar ett register, så permanenta papper har ingen destination. Vi stapla eftersom vi don &'en; t-fil
Tänk den tid du kommer att tillbringa inrätta effektiva system papper management som en investering i ditt förnuft.. Det kostar $ 30 till rätt fil ett dokument, $ 120 extra arbetskostnader om dokumentet är arkiverats fel, och $ 250 till återskapa ett förlorat dokument. (2) Review I företagsvärlden, I &'; ve konstaterat att det finns åtminstone fyra pappers ledningssystem mina klienter verkar behöva. De inkluderar ett pappersbehandlingssystem, en nuvarande eller pågående projekt systemet, en hänvisa eller delegat system och ett register. Jag kan inte nog understryka vikten av att anpassa varje system till roller, tänkande mönster, vanor och arbetssätt för varje kund. Jag intervjuar flitigt varje kund i deras unika miljö för att upptäcka deras individuella behov. System som ställs tenderar att hindra en person &'; s produktivitet, och kan så småningom överges. System som är intuitivt att den enskilde är lätt för kunden att använda och underhålla. Omdömen 1. Genomföra en pappersbearbetningssystem
Detta system kommer att ge dig en plats i förväg sortera din e-post och inkommande papper. Det är i allmänhet bäst om det är kategoriserade efter angripbara objekt (TO DO, att läsa, FIL, ATT BESLUTA, att ringa, etc.). Men vissa människor är mer lokalt orienterad, och för dem, jag ställa in en aktuell pappersbearbetningssystem uppbyggt kring deras specifika roller (ekonomisk, administrativ, MARKNADSFÖRING, etc.) Detta system ska placeras på skrivbordet, mycket nära användare och kan ta flera former, beroende på behov, miljö och visuella toleranser Omdömen 2 användare.. Inrätta en Aktuella eller väntande projekt systemet Omdömen Alla behöver en plats att lägga papper som de ofta hänvisar till. Det spelar och' t vettigt att sätta dessa “ varm &"; papper till ett register, där de kommer att bo bland långfristiga eller referens papper. Dessa papper kan omfatta pågående projekt som måste gå in i ett väntläge tills ett beslut har fattats. Detta system bör anpassas till individen och dess papper skiljer sig från Att göra-uppgifter i att det oftast flera steg, flera objekt, eller ett återkommande behov av att få tillgång till stranden Home 3 information.. Skapa en Hänvisa eller delegat systemet Omdömen Företagsledare vanligtvis partner med en arbetsgivare, kollegor, och underordnade, och har ett behov av att kommunicera på många nivåer med dessa grupper. Det krävs ett annat system för att samla in information och papper i samband med dessa människor och alla samarbete. I stället för att ständigt själv avbryta, tidskänsliga verkställande ska fånga e-post, artiklar, granskade dokument och annan information som rör dessa personer eller samarbetsprojekt och satte den på ett ställe för att sedan överföra till personen i fråga. Hänvisar papper är de som flyttar upp på stegen till en arbetsgivare eller i sidled till kamrater. Delegera papper är de som kan gå i arv – eller delegerats – att lagspelare. Detta system är också utmärkt för att fånga informationsmötet, i synnerhet för återkommande personal eller avdelningsmöten. Omdömen 4. Upprätta en ständig referens register
Inget av systemen ovan kommer att pågå om tidningarna gallrats från dem av varaktig karaktär har ingen permanent “. Hem &"; En av de stora misstagen folk gör är att försumma denna del av pappershantering, förmodligen eftersom det tar längst tid att ställa upp, och kräver många beslut. Pappers pile-up är ett symptom på försenade beslut Review, en riktig arkiveringssystem kommer att ta hänsyn till den verkställande och' s. Roller och kommer att vara enkla att underhålla. Det kommer att skapas runt endast den information som befattningshavaren är ansvarig för, medan andra dokument kommer att delegeras eller outsourcas
Från verkställande och' s. Roller och material, stora kategorier (mellan 3-6 är bäst) kommer att upptäckas. Inom varje kategori, undergrupper upptäcks, och enskilda dokument kommer att hitta ett hem i en underkategori inom en kategori Omdömen Filing vanligtvis sätts upp i filen jackor och /eller hängmappar, men det spelar och'. T måste vara. Det kan hållas i pärmar, på vertikala desktop-filer, i dragspel filer, i bärbara behållare, eller en myriad av andra möjligheter. Omdömen Sammanfattning
När man tänker på det, speglar vårt papper vår personliga och yrkesmässiga verksamhet. Det dokumenterar våra prestationer, projekt och mål. När vårt papper är korrekt bearbetad, påverkas, och lagras, kommer vi att börja skörda frukterna av vår investering. Inte bara kommer vi bli bättre själv chefer, men vi kommer också att bli mer respekt för, och samarbete med medarbetare. Vi kommer att kunna lägga vantarna på vad vi vill när vi vill ha det. Vi kommer att tänka klarare om våra roller och ansvar. Som ett resultat av detta kommer vi att börja göra val som hedrar våra prioriteringar. Omdömen

Fotnoter
(1) Chicago Sun Times den 11 november, 2000 Review (2) Office World News, September, 1996

Vicki Norris Omdömen © återställa ordningen ® . 2002