Hjälp! My Time är helt Uncontrollable

Jag träffade nyligen med en klient på Denver Vatten för sin 1-on-1 “! I dikena &"; utnämning att bli organiserad. När jag först kom, sade han, och" Jag skulle vara helt organiseras om det weren &'en; t för andra människor. Som det är, är min dag så okontrollerbart att jag aldrig har tillräckligt med tid att få saker gjorda och ". Låter det bekant?

Många människor plats skulden på yttre krafter till en viss grad. It &'; s lätt att göra och begriplig. Avbrott är mycket frustrerande, särskilt när du har ett trevligt att göra-lista som anges för dagen. Tricket är att räkna ut hur man kan få ett visst sken av kontroll i en okontrollerbar miljö Omdömen

Här är tre av Bob &'; s svåra situationer och de lösningar vi kom upp med:. Omdömen 1. Situation: Bob är chef för de konstnärliga och reproduktionstjänster grupper. Han gör stora inköpsbeslut för hans organisation om utskrift, kopieringsmaskiner, lagringslösningar, etc. Därför har han försäljare stannar vid oanmälda att demonstrera sina produkter. Eftersom de gjorde den långa resan ute, kände han illa vända sig bort dem. De oplanerade produktdemonstrationer kastade sitt schema för en slinga.

Lösning: Han kommer att göra ett bättre utnyttjande av hans administrativa stödpersonal som kör repro butiken. Hellre än inleder leverantörer till sitt kontor när som helst, kommer de att screena leverantörer. Vid ankomsten, kommer personalen dra ut Bob &'; s nya månadsmötesschema bok, där Bob har blockerat en halv dag två gånger per månad för möten. Eftersom han vann och 'en; t känner säljaren stoppas även av, har han gått med på att sluta känna skuld för att vända bort dem. En politik som anger “ Ingen walk-in utnämningar &"; kommer att hålla den från att vara personlig. Leverantörer kommer fortfarande att ha möjlighet att visa sina varor, men det kommer att vara på Bob &'en; s bekvämlighet, i stället för tvärtom.

2. Situation: Som ledar- konstnären av hans organisation, får och ldquo han, sista-minuten &"; förfrågningar från medarbetare till “ snabbt &"; upprätta en illustration eller en bild för ett dokument, skylt, eller broschyr. Människor tenderar att tänka “ F2, Poof &"; här och' s din ritning, utan att inse hur mycket tid går till den kreativa processen. Bob ofta måste fundera på ett projekt i flera dagar tills han &'; s inspirerad att skapa den perfekta bilden. Så stannar han sent och kan &'en; t sova på natten, stressa om tidsfristen. Konstverket han producerar är ofta inte den kvalitet det kunde ha varit, hade han haft rätt tid att ägna åt projektet.

Lösning: Under de 22 år Bob har arbetat för detta företag, han har aldrig publicerat en &"; ledtid &"; politiken. I likhet med en redaktionell kalender för en tidskrift, vi arbetat upp ett schema. Om projektet beror på (w) datum måste du ange ditt konstverk av (x) datum, och jag behöver (y) tid att slutföra den här typen av arbete, så det kommer att bero av (z) if (w) är att hända. Folk hade helt enkelt inte insett komplexiteten i sitt arbete före och hur lång tid det verkligen tog. Bob kunde ta bort trycket av sig själv genom att publicera och pekar på politiken när folk kom in med orealistiska tidsfrister. Bob skulle kunna göra undantag från politiken när det behövs, men han var inte längre på andra och 'en; beck och samtal.

3. Situation: Kollegor skulle gå rätt in i Bob &'; s kontor vid olämpliga tillfällen, just när han hade en “ kreativa &"; ögonblick och behövde lite privatliv och betänketid. När de började tala utan att bli erkänt, skulle Bob förlora hans tänkande och hans kreativa energi. Han slutade frustrerade och vara oförskämd till medarbetare.

Lösning: Bob hade en dörr som han kunde stänga, men han ansåg att det var oförskämt att göra det. Så vi fick en retail-typ klocka som sagt, och" Var tillbaka på &"; med visare och en hängande fil låda för människor att släppa av förfrågningar. Används sparsamt, har detta varit ett ovärderligt verktyg för Bob. När han har rätt i mitten av en viktig, kreativt projekt och föredrar att inte avbrytas från hans “ flöde, &"; Han hänger helt enkelt klockan på dörren, sätter händerna för en halvtimme eller så, och stänger dörren. Människor don &'en; t knock, eftersom de don &'en; t vet att han &'; s insidan. När han är klar, avlägsnar han omedelbart underteckna och öppnar dörren. Även personer som har upptäckt hans system don &'en; t utnyttja och slå, eftersom de vet att han använder systemet rättvist och är snart tillgänglig igen.

Slutsats: Jag har sällan omständigheter som är 100% helt okontrollerbart. Det kan hjälpa till att hålla en tidslogg för en vecka för att avgöra vem som avbryter dig, vid vilka tider och för vilka objekt. Med den här informationen kan du ta ett steg tillbaka och ta en neutral titt på vilka system du skulle kunna införas för att få lite kontroll. Om du vill ha en tid Log formulär och anvisningar, I &'; ll gärna skicka dig ett Word-dokument för att hjälpa dig i denna verksamhet.

TID TIPS och fällor Omdömen

• Sluta tjata dina barn om att få redo för skolan på morgonen! Jag tröttnade på att påminna Meagan (6 år) att göra vissa saker varje morgon. Så vi satte sig ner och listade ut alla uppgifter, oavsett hur små, som krävs för att få henne ut genom dörren varje morgon. Vi kom upp med 20 saker! Inte undra på att jag kände mig som en trasig skiva. Så vi gjorde en checklista, och nu Meagan kan helt komma sig redo för skolan med någon hjälp från mig! Om du &'; D gillar en kopia av vår snyggt checklista, tveka inte att maila mig. I &'; ll skicka ett Word-dokument via e-postbilaga.

• Håll bara de saker som du vidrör eller använder dagligen ovanpå skrivbordet. Allt som isn och' t använde ofta borde, &'; t vara ute belamra dina ytor. När du är klar med ett objekt, lägger tillbaka omedelbart Omdömen

&bull. Köp en vertikal fil för att hålla en filmapp per familjemedlem. Få varje person att gå med på att sätta viktiga papper för andra familjemedlemmar i rätt mapp. Detta kommer att hålla flera högar från formning och letar efter ett objekt vann &'en; t kräva en sökning i hela huset. När post anländer, placera varje person och' s post i rätt mapp. Barnen kan tömma tillstånd glider eller skolarbetet som du behöver för att se i din mapp. Du kan placera telefonmeddelanden i också Omdömen   mapparna..