Projektledaren guide till att hantera svåra Sponsors

En del av den utmaning som projektledare står inför är verkligheten för att behöva tjäna så många olika aktörer och ibland dras i mycket olika riktningar. Vi &'; re ofta lärde att vår “ sponsra &"; är den person som är en förkämpe för ansträngningen. I själva verket är de ofta det vi &'; re att söka stöd och emissionsbeslutet under hela projektet. Men vad gör du när din sponsor ÄR problemet ??? När jag reser landet och utanför för att tala med affärsanalytiker, projektledare och teamledare om hur man bäst hanterar problem deltagare i sina möten eller ta itu med svåra gruppmedlemmar, jag är förbluffad över hur ofta någon höjer sin hand för att be, och ldquo , Men vad gör du om din sponsor är problemet ???? &"; Jag måste erkänna att det gör utgör en intressant dilemma, men det &'; s inte ett tomrum av strategier du kan använda för att ta itu med detta inte alltför ovanligt dilemma … .Låt &'; s utforska några olika varianter av “ svårt sponsor &"; och se hur de kan hanteras för optimal framgång Omdömen

Sponsor typ 1 - Jag hoppas att du inte &'en;. t tänka mig skrämmande alla med min högdragna naturen på din gruppmöten … I &'; M försöker bara hjälpa dig snabba saker tillsammans?.
Ibland problemet är att få sponsorn för att visa upp för möten som begärts. Å andra sidan, vi ibland och' re ledsen de gjorde show eftersom de blir våra “ problemdeltagare &"; och det kan vara svårt att hantera. Prova dessa förenklade möte tekniker:
? Träffa sponsorn före mötet och särskilt diskutera vad du behöver från dem i sessionen. Möjligen skriva ut talar punkter för dem – många kommer att uppskatta om det och' s som erbjuds i en anda av att hjälpa ta en sak av deras platta (inte berätta för dem specifikt vad jag ska säga). Be dem att hålla inne sin åsikt tills andra har vägt in för att undvika skämd andra och' ingång.
? Om du känner andra kan skrämmas av sponsorn och'. Yttrande, föreslår gruppen gör en round robin och starta vid den motsatta änden av bordet som sponsor (så att deras åsikt kommer nära slutet)
? Stå upp! När du står när alla andra sitter du omedelbart återta kontrollen över gruppen (tillfälligt). Tacka sponsor för deras insatser (även notera det synligt) och omdirigera samtalet efter behov.
? Upprepa deras synpunkt och skriva ned det – Detta kan låta bakvända, men ofta en sponsor får på deras tvål rutan (och inte få bort det) eftersom de don &'en; t känner sig hörd. När du upprepar punkten tillbaka till dem och sedan skriva ner det för alla att se (på ett blädderblock eller whiteboard), försäkrar det dem att de har faktiskt hörts och omedelbart kommunicerar en uppskattning för deras synpunkt.
? Fråga efter lösningar – ibland mötesdeltagarna (även sponsorer) fastna i en cykel av gnäll och ventilering om problem. Efter att komma överens med frågan (om det är lämpligt eller inte erbjuda ett yttrande om du inte &'en; t enas), helt enkelt be sponsorn att föreslå en lösning. Insisterar på att frågan som tagits upp är tillräckligt viktigt för att motivera ägna lite energi att fokusera på en lösning Omdömen

Sponsor typ 2 - I &';. M inte exakt klart på vad jag och' M som söker efter, men jag och' ll vara säker att hålla dig ansvarig när jag don &'en; t få det … Omdömen Alltför ofta sponsorer kan ha en vag idé om vad de vill eller sämre än att de kan bli frustrerade av ett komplicerat problem eller problem men har ingen riktig uppfattning om vad de vill göras för att ta itu med det. Den första fasen av projektet förvaltningscykeln (Initiera) är där sponsor (eller chefer) bör klargöra varför projektet initieras och bestämma högnivå förväntningar på projektet. Alltför ofta detta steg hoppas över och projektledare skickas på vildgås jagar försöker nå en löst eller dåligt definierade mål. Don &'en; t falla i den fällan. Prova dessa bästa praxis i stället.
? Klargör ansträngningen tidigt och ofta. Beskriv omfatta produkter och ut ur omfatta produkter (av räckvidd är kritiska), konkreta resultat, tids förväntningar, budgetrestriktioner, roller och ansvar, kända risker och viktiga intressenter.
? Identifiera deras tvål rutan frågan tidigt och betona WIIFT (Vad &'; si det för dem). Om de don &'en; t förstår exakt vad de vill, be dem att förklara sin motivation /drivande faktor. Ofta chefer har en tvål box fråga, förutbestämd förspänning, eller hypotes de vill valideras. Försök att ta reda på vad det är så snart som möjligt.
? Be sponsorn att prioritera kostnad, tid och omfattning (bra, snabb och billig). Vilket är viktigast (i förhållande till de andra)? Tips: Svaret är inte alla tre? Tänk McDonald &'; s – deras fokus är mycket avsiktligt snabb och billig. Var tydlig vilka begränsningar verkligen driver projektet.
? Uttryckligen fråga hur de kommer att definiera framgång. Fråga alltid sponsorn för att avsluta den här meningen … Jag kommer att överväga det här projektet en framgång om …

Sponsor Typ 3 - Kan du koka havet? (och lösa världsfreden alltför medan du &'; re på det?) Omdömen We &'; ve alla stött på sponsor som vill att du ska uppnå det omöjliga. De tror på något sätt dig och' ve fick en trollstav undanstoppad i båset och kan förflytta berg. När du stöter på den här typen av sponsor, don &'en; t falla i deras töcken av önsketänkande. Försök istället dessa tekniker.
? Försök att identifiera de särskilda obligatoriska krav (och separera “ vill &"; från “ behov och"). Ibland kommer att be om en Porsche när en skateboard kommer att göra. Dessutom kan det helt enkelt vara en kunskapsklyfta och de don &'en; t inser att det är ett snabbare, enklare sätt att få dem vad de verkligen vill
.? Dokumentera riskanalysen. Även om vi vet att så gott som alla projekt stöter på problem, vi brukar spendera lite eller ingen tid att analysera risker innan ansträngningen börjar. Don &'en; t göra samma misstag! Montera några viktiga intressenter, brainstorma en lista över potentiella risker, sedan uppskatta sannolikheten för och konsekvenserna av varje händelse. För varje riskhändelse, multiplicera sannolikheten av den förväntade effekten att kvantifiera svårighetsgraden. Lägg svårighetsgraden av alla riskhändelser för att bestämma en uppskattning av risken för projektet Omdömen Exempel:. Omdömen Risk Händelse sannolikheten för förekomst förväntade effekt Severity Omdömen Leverantör går i konkurs 20% $ 1M $ 200K Omdömen Team förlorar värdefull resurs 75% $ 100K $ 75K Omdömen Dåligt väder inträffar 50% $ 200K $ 100K Omdömen Technology misslyckas 20% $ 500k $ 100K Omdömen Totalt beräknade risken $ 475K Omdömen

Kontrollera med sponsor att se till att han eller hon är bekväm med att risknivån (t.ex. $ 475K i exemplet ovan) .. Också be sponsorn för att hjälpa dig att komma med en back up plan proaktivt (t.ex. Jim, jag vet att om vi förlorar vår ledande systemarkitekt, kommer det allvarligt påverka vår tidslinje I ett försök att vara så aktiv som möjligt, I &';. d vilja veta från er vad vi kan göra i den osannolika händelse av att det händer) Även om de insisterar på att? du fortsätter din ha dokumenterade dessa risker kommer att vara mycket värdefull för dig och laget. Om du fortsätter, arbeta med teamet för att prioritera risker och identifiera begränsningsstrategier och /eller säkerhetskopiera planer för de mest allvarliga risker.
? Kom ihåg trippel tvång – när de byter en del, det påverkar de andra. Om det finns en minskning i tid, betona inverkan på kostnaden och omfattning. (t.ex. Jim, jag förstår att du nu måste rulla ut den nya versionen en månad tidigare än planerat och vi kan göra det, men det kommer att bli en inverkan på kostnader och omfattning. Jag kan antingen minska omfattningen och hålla bort på några av funktionerna tills nästa utgåva eller tillbringar ungefär $ 50K mer att påskynda saker. Vad är dina önskemål?)
? Skjut tillbaka om det och' s inte realistiskt … (t.ex. Jim, skulle jag vara oansvarigt om jag inte &'; t säga att jag don &'en;. T tror att detta kan åstadkommas med den kvalitet som vi förväntar jag vet att du skulle föredra att jag vara mycket ärlig nu (innan någon tid och pengar har investerats) snarare än att höra en tvätt lista över ursäkter efter ett misslyckat projekt I &';. d verkligen vilja vara placerad för framgång, och jag har ärligt verkliga problem här) katalog.

Sponsorer är tänkt att vara våra beskyddare och ofta de är. Tyvärr kan den svåra sponsorn göra en redan utmanande projekt olidlig! Oftare än inte, är projektledare för skrämmas att hantera situationen alls. Don &'en; t göra det misstaget. Fortsätt med försiktighet, användning takt och diplomati, vara strategisk, men gör upp frågan. Den sofistikerade projektledaren kan verkligen hantera många aktörer och ndash; även den svåra sponsor Omdömen  !.