Vanlig hövlighet är inte så vanligt - 10 Telefon Blunders i det dagliga Business

Som ungdomar, många av oss fick lära sig grundläggande telefon Omdömen etikett. Dessa lärdomar lärde oss de grundläggande komponenterna i Omdömen genomför ett telefonsamtal - artighet,
uppmärksamhet, respekt och vanlig hövlighet
Tyvärr verkar det dessa lektioner har glömts bort Musik av många av dagens och' s. företag. För många, att filosofin Omdömen verkar säga att det &'; lättare att avstå från dessa metoder och
istället välja att ta itu med kundservice Omdömen konsekvenser senare. Det verkar den verkliga kostnaden för den nedersta raden Omdömen är inte av någon betydelse. Varför i en tid av allt Omdömen ökande konkurrens lokalt och utomlands, tillsammans med Omdömen kunskap om kunder och' höga förväntningar, skulle någon Review vara villig att bortse från och undervärdera det mest grundläggande Omdömen kundservice skicklighet?

Common Sense Omdömen Sunt förnuft och logik aren &'en; t så vanligt. Sunt förnuft
säger fasta telefon kompetens kan inte tas för givet och sälja visar våra kunder vi värderar dem och deras verksamhet.
Här är några vanliga telefon misstag och gemensamma
förnuft lösningar för att hålla ditt företag på rätt spår . Även om du Review har gjort sig skyldig till att öva några eller alla av dessa misstag,
ta ansvar nu och omforma ditt fokus att skapa en Omdömen kundfokuserad organisation.

1. Inga samtal tillbaka Omdömen jag tänker på samtal från en medarbetare, affärskompanjon,
säljaren, eller någon som du har en stående Omdömen affärsrelation. Skälen människor väljer att inte
ringa tillbaka kan inkludera följande:

* “ Jag don &'en; t har någon ny information att dela &";
* “ I &'; M som väntar. så-och-så att returnera min uppmaning eller svara på min Omdömen e-post &";. Omdömen * “ Jag don &'en; t har ett behov för den här tjänsten just nu &". . (Även om jag
kan i framtiden) Review * “ I &'; M inte är den person som de behöver för att tala &";. Omdömen * “ I haven &'; t fattat beslut ännu och ".

Tyvärr, när du inser att du var försumlig och sälja förfallna för ett samtal tillbaka, panik och förlägenhet ligger i och sälja du känner att det &'; lättare att ducka, Dodge, och dansa runt i stället
än att ringa. Detta förvärrar bara problemet och sälja doesn &'; t lindra din oro.

Lösningen är att plocka upp telefonen. Börja med att be om ursäkt Omdömen för att inte ringa tillbaka. Gör inte ursäkter såsom, och" Jag var Omdömen upptagen &". Istället vara ärlig och rättfram, som går en lång Omdömen väg att bygga och underhålla fasta affärsrelationer och ditt rykte
. Därefter fortsätter att lösa affärsOmdömen till hands. I framtiden, börja med den positiva avsikten
besvara samtal i god tid. Om du inte &'en; t har några nyheter från eller om det sker någon förändring i förhållanden, låt den som ringer
veta. Informera honom eller henne när du planerar att ringa tillbaka, eller
ge en framtida tidpunkt då den som ringer kan kontakta dig – och sälja se till att plocka upp telefonen.

2. Olägligt Voice Mail Review Tänk dig att du ringer ett företag dagen efter Labor Day och höra
följande meddelande, “ Tack för ditt samtal ABC Omdömen Company. Du har kommit till skrivbordet av Jane Doe. I &'; ll finnas
utanför kontoret på företagen från 3 juli till 15 juli Omdömen Lämna ett meddelande &".. Vad innebär detta föråldrade meddelande Review verkligen säga om dig till dina kunder? För en, säger jag och' m Omdömen för upptagen för att ändra ett röstmeddelande, så kanske jag och' M för Omdömen upptagen för att möta och serva ditt företags behov. Kom ihåg,
ditt meddelande representerar dig i din frånvaro. Var noga med alla
meddelanden är tid och återspeglar en professionell bild. Om
kunden behöver omedelbar hjälp, se till att ange vem
de kan kontakta, tillsammans med ett telefonnummer.

En annan röst blunder tillåter en brevlåda för att fylla till
kapacitet så att rutan segrade &'en; t acceptera några fler meddelanden. Jag Review känner folk som avsiktligt göra detta bara så att de segrade och 'en; t Review ta emot fler samtal, som översätter i sitt sinne att inte Äter mer arbete. Detta är en väldigt oprofessionellt och sälja oacceptabel praxis. Kontrollera din röstbrevlåda
regelbundet under hela arbetsdagen. Spara meddelanden när
nödvändigt. Om du förväntar dig att du kommer inte att vara tillgänglig för en Omdömen längre tid, ange när du förväntar dig att kolla Omdömen meddelanden och returnera samtal. Om du hittar din brevlåda ofta Omdömen fylls snabbare än du kan hålla jämna steg, överväga att ha en levande Omdömen operatör acceptera dina samtal.

3. Oförberedda
Har du någonsin haft en ringer telefonen och säga, “ Jag behöver så-och- Omdömen så &'; s nummer &". Du erbjuder information från toppen av din Omdömen huvudet bara för att få den som ringer avbryta er och säga, “ Vänta
en minut. Låt mig få en något att skriva med och ". Varför
människor kallar för specifik information och ändå är oförberedd till
ta information nedåt? Den som ringer har nu slösat bort Omdömen hans /hennes tid och ditt. Varje telefon behöver alltid till
ha tre punkter bredvid det: en penna, papper och en spegel. (Se
nästa punkt på varför du behöver spegeln.) Katalog

4. Ingen Mirror
Vad du ser är vad kunden får. Att hålla en spegel Omdömen bredvid telefonen kan du se vad dina kunder hör. Review, en varmt leende kan höras via telefon. Om ett samtal har Omdömen komma vid en dålig tidpunkt, bättre att låta den som ringer att lämna ett Omdömen meddelande än att riskera att ta ut din frustration på den som ringer.

5. Hanging Up Before The Kundomdömen När du lägger på luren innan kunden gör,
riskerar du klienthörsel kommentarer som aren &'; t avsedd för Omdömen hans /hennes öron. “ Det Jim är en sådan idiot. Hur vågar han försöker
köpslå över pris efter tre månaders förhandlingar! Åh, hej,
Jim. Jag har inte och' t inser du var fortfarande på linjen och ". Oops, hur
pinsamt! Jag har personligen hört några mycket intressanta Mössor och pinsamma samtal som påbörjats innan jag hängde upp, Mössor och jag kan försäkra er om jag tog min verksamhet någon annanstans eftersom Omdömen det.

6. Den Noisy Hang Up
Du har hört spraka innan – en sida skickas över Omdömen Högtalarsystemet och i slutet av meddelandet du Omdömen höra vad låter som en kulstötning kastas på den olympiska
spel. När telefonen är frånkopplad, det låter som om Omdömen luren kastades halvvägs över rummet. En bättre och sälja tystare lösning är att klicka på utsättning eller switch svarsknapp Omdömen först och sedan lägga på luren på plats.

7. Telefon Tag Review, en bra spel av telefon tag inte bara slösar tid, kan det
rent frustrerande. Skär ner på antalet “ taggar &"; Köpa och lämna ett meddelande som talar ringer särskilt när du Omdömen kan nås eller när du &'; ll vara på kontoret (så att de
don &'en; t ringa sedan ). Tro det eller ej, vissa människor kallar
syfte när du &'; re ut – nu varför skulle de någonsin vill
att göra det?

8. Snabb Talking
Jag en tidigare New Yorker och jag brukar ha några problem Omdömen förstå snabbaste högtalaren. Men jag och' ve hade
människor jag har aldrig träffat lämna mig ett meddelande med ett telefonnummer Omdömen nummer som talas lika snabbt som en auktionsförrättare. Sakta ner
Lämna ett meddelande förutsatt att den andra personen spelar och'! T vet Omdömen hur man stavar ditt namn eller redan vet ditt nummer. A
korrekt meddelande med ditt namn och nummer anges två gånger
– en gång i början av meddelandet och återigen vid mycket
änden. Detta sätt om jag kan &'en; t förstår eller vill bekräfta Omdömen information kan jag göra det utan spela upp meddelandet om och om igen Omdömen. Var noga med att tala långsamt och tydligt. Don &'en; t Omdömen vara blyg om att stava någon bit av information för tydlighetens skull.

9. Att välja att inte investera i ett headset
Jonglering en penna, papper, och telefonen, medan du skriver på en Omdömen tangentbord med telefonen vaggas i skurk av din stela Omdömen axeln och värkande nacke bara isn &'; t produktiv. Lätta ditt
smärta och investera i en kvalitet headset och göra livet lättare
Du &';. Hittar du kan hitta information, skriva eller bara lyssna hotell med lätthet. Medan du och' re på det, plocka upp en extra för din Omdömen mobiltelefon, också.

10. Missbruka högtalar
Användningen av en högtalartelefon är användbar när du ringer och väntar på
hålla, och konferenssamtal. Det finns dock tillfällen när
den missbrukas och missbrukas. Exempel på detta är när privata Omdömen information ropade i högtalarlådan så högt att Omdömen alla i en mils radie kan höra eller har en Omdömen högtalartelefon samtal utan att informera den som ringer som
andra är i rummet. Don &'; t någonsin antar den som ringer doesn och' t Omdömen sinne vara på högtalaren. Fråga om lov först. Dessutom
alltid informera ringer innan de yttrar ett ord som någon
(i förekommande fall, vem) är närvarande i rummet med dig att ge Omdömen mässavarning.

Telefon misstag förbises och alltför vanligt.
Från och med idag blir tillbaka till grunderna. Identifiera och korrigera
telefon misstag och du &'; ll lysa som en världsklass Omdömen kundservice leverantören Omdömen  ..