Telefon Skills - Top Telefon Tips för professionell Offices

Intrycket en telefon ringer former när de först kontakta din professionella Office kan ha en direkt inverkan på din framgång. Den livliga sekreterare eller receptionist kan snabbt anta attityder och vanor i telefon som är, minst sagt, avskräcka dina kunder. Här erbjuder vi några kärntelefon färdigheter tips och tekniker för att uppdatera din Office Team. Omdömen

Det förvånar mig ofta att en professionell tänker ingenting av att spendera enorma belopp i kontanter att förvärva hans eller hennes kvalifikationer och inrätta utarbeta kontor, och ändå kommer att vara ovilliga att spendera en även en liten mängd på Telefon Skills utbildning för sin personal. I min egenskap av Telefon Skills konsult och utbildare, har jag sett kontor öka sina intäkter med 30% eller mer genom att införa vissa grundläggande bästa praxis och en del av kärnan Telefon färdighetsträning. Omdömen

Telefon Nivå av alla som interagerar med kunder kan vara lika viktigt för framgång som kvaliteten på Professional Services. Omdömen

Stöten av klient Experience
Det är viktigt att alla i din Office uppskattar vikten av hans eller hennes roll på varje klient interaktion. Var och en har makten att vinna eller förlora kunder. En klient kan göra ett beslut om att gå till en konkurrent eller att bo med din tjänst baserad på en negativ upplevelse på telefon med en medlem av din personal. Detta nästan säkert inte kommer att vara avsiktligt, den anställde hade en låg medvetenhet om de små sakerna som räknas på en telefon. Omdömen

Målet med varje kund är att uppfylla och överträffa förväntningarna. Detta kommer att säkerställa en positiv upplevelse som kommer att hålla klienten kommer tillbaka. En negativ upplevelse kan mycket väl innebära att klienten kommer att gå till en annan Professional. &'; Möte förväntningar och' innebär att identifiera tydligt vad en klient förväntar sig – i detta fall i en telefon interaktion – och leverera detta. Underlåtenhet att identifiera en av dessa grundsatser på telefonen kommer att utlösa en negativ upplevelse.

På en mycket grundläggande, men kritiskt viktig nivå, en dålig hälsning kommer att utlösa en negativ upplevelse, och en varm, välkomnande hälsning kommer att uppmuntra vårt ringer. Omdömen

Aktivera en negativ upplevelse på Telefon
Saker som snabbt utlösa en negativ upplevelse på telefonen inkluderar –

1. Ingen hemma – telefonen ringer och ringer. Bästa praxis är svaret inom 3-4 ringar
2. Skolan Lärare Röstbrevlåda - En lång, byråkratisk röstmeddelande ger dig direkta order
3. Sing Song sekreterare – vars hälsning är så automatiskt att du kan &'en; t höra ett ord Omdömen 4. Omvänd Obama – istället för &'; Ja, du kan och 'en ;, den som ringer möts med, och '; Du kan och 'en; t &' ;, &'; Vi kan och 'en; t &' ;, &'; Vi vann och' t kunna till &'en; och så vidare
5. Computer Voice – den kalla, opersonliga person som gör mig beklagar att ringa alls! Omdömen

Hur man gör det positivt intryck
Försäkra ditt lag uppskattar att Professional Office VILL klienter, att en del av deras roll är att uppmuntra våra kunder att vilja bo hos oss. Fokus dem om hur du använder alla sina färdigheter för att positivt påverka klienten. Don &'; t tjata dem och nitpick över problem om du inte har och 'en; t förklarar tydligt vad du vill från var och en av dem. . Beröm och uppmuntra god användning av telefon kompetens och förfaranden för bästa praxis Omdömen

Key telefon färdigheter & tips är –
1. En varm positiv hälsning – ändra din hälsning regelbundet så att det fortfarande är färska. &'; God morgon &'; eller &'; God eftermiddag och' är mycket mer inbjudande att andra hälsningar. Det allmänna formatet är och '; God morgon, Jones Consultancy, Mary sett hur kan jag hjälpa dig &';
2. Ha en positiv röstmeddelande – Om röstbrevlådan är att plocka samtalet, se ditt budskap är positivt, kort och välkomnande.
3. Få Caller &'en; s namn och använda det – inte att använda namnet, eller använda det olämpligt att ge det kalla &'; datorröst och' effekt. Använda nummer &'en; s namn gör samtalet varm och personlig Omdömen 4.. Ge positiva verbala nickar – Låt den som ringer vet du lyssnar &'; Visst &' ;, &'; Inga problem, och '; Jag ser &' ;, &'; Jag förstår &' ;, upprepa tillbaka information, etc.
5. Bekräfta förståelse – sammanfatta Kunden &'en; s begäran eller fråga. Det gör att du förstår, och låter också mycket professionella att klienten. &'; Visst, du vill ha en tid så snart som möjligt och'
6. Håll den som ringer informerade – låt dem veta vad du gör, med hjälp av en livlig men vänlig ton. &'; I &'; ll bara slå upp Mr Jones dagbok för den dagen … Ja, jag har det nu och'
7. Använd positiva, bestämd språk. Använd positiva ord som glad, bra, bäst och så vidare. &'; Låter det bra &'; är mycket bättre än &'; Är det OK &'; De mer positiva ord som används, desto bättre intryck din klient kommer att få. Likaså mer bestämd språk som &'; genast &'; eller &'; definitivt &'; kommer också att bygga förtroende för din organisation.
8. Om du måste ange en negativ, alltid avsluta med en positiv möjlighet. &'; Tyvärr, vi don och 'en; t har tid för den dagen, kunde jag föreslå följande vecka och'
9. &'; Föreslå &'; att Kunden göra något, snarare än att ge aggressiva direkta order. &'; Kan ni skicka in … &' ;, &'; Det skulle vara bra om du kunde … &'; &'; Det är viktigt att vi får … &';
10. Kontrollera alla möten, arrangemang och avtal i slutet av samtalet och via e-post – Detta undviker missförstånd och ser mycket professionell.
11. Har en varm, positiv nära. Kom ihåg att folk kommer ihåg den första och den sista intryck på telefon.
12. Spela några noteringar eller arrangemang omedelbart. Omdömen

Alla Professional Office skulle vara klokt att uppdatera Telefon kompetens och etikett 2 eller 3 gånger per år. Detta kan göras med en workshop där Team diskuterar bästa praxis och delar deras egna tips och tekniker. Kom ihåg att var och en av dessa anställda verkligen gör en skillnad för din framgång Omdömen  !.