Fick en minut - Hantering Arbetsplats Avbrott med Tact och Empathy

“. Gå vidare med ditt liv, dina planer ... Slösa inte tid genom att stoppa innan avbrott har börjat &";
Richard L. Evans

Av alla de produktivitets utmaningar som beskrivs till mig står en ut som det svåraste att hantera och ta itu med. Huruvida arbeta hemifrån entreprenör eller styrelserum verkställande, avbrott av medarbetare och rapportering personal toppar listan över produktivitets smashers och tids avlopp. Det &'; s bara något om en medarbetare som står i din dörr med den desperata blick på framsidan som gör det svårt att vända bort dem.

När ett avbrott inträffar, har avbryter partiet typiskt nått ett tillstånd av hjälplöshet eller panik. De och' re så fokuserade på vad det är som de behöver att de don &'en; t inser att du har tidsfrister och prioriteringar också. De kan bara se ett träd i skogen, och det &'; s på FIRE! Detta är typiskt när jag säger till mig själv, och" Men, hur är det betänkande som &'; s på grund av 2:00? Nåja, det &'; s just denna gång. Chefen måste förstå. Rätt &";

I motsats till vad många tror, ​​bara 20% av avbrott (i telefon, personligen, via chatt, eller via e-post) är sanna nödsituationer. Med lite medkänsla och god kommunikation, kan de övriga 80% fördröjas till en tidpunkt som arbetar inom ditt schema.

De viktigaste faktorerna till att hantera avbrott är att se till att beställaren vet att de och' re att yttra sig och att de har något sätt att få sina behov tillgodosedda. Detta betyder inte alltid att du är lösningen på problemet. I själva verket, ibland kan du enkelt, &';. T vara Omdömen

Här är några ganska smärtfritt exempel på sätt att kommunicera med andra för att hjälpa till att minimera avbrott och samtidigt behålla en trivsamt rapport och positiv uppfattning. Tänk på att dessa samtal är hypotetiska och antar att avbrottet inte är en kritisk fråga. Omdömen

1. Erkänna behovet och bestämma hur brådskande avbrottet
&bull. Sam, låter det så här frågan verkligen behöver lösas
&bull. Just nu, jag och' m. I mitten av att arbeta på att slutföra närvarorapport för Sally Omdömen • Är detta något som kan vänta tills lite senare Omdömen • Stor, låt och' s. Plan för chatta runt 02:00 i eftermiddag så att vi kan diskutera hur jag kan hjälpa dig Omdömen

2. Om det &'; s din chef, erkänna deras behov och se till att han /hon vet vad avbrottet drar dig bort från Omdömen &bull. Sally, jag kan säga att detta är en mycket viktig fråga
&bull. Just nu, jag och' M som arbetar med efterbehandling upp rapporten närvaro som du behöver innan middagstid Omdömen &bull. Vill du att jag ska skjuta upp rapporten tills 01:30 och komma till ditt kontor omedelbart? Eller, ska jag fylla i rapporten först och kom och se dig efteråt? Omdömen

3. Låt folk veta när du &';. Re arbetar med något av särskild betydelse
• Sam, jag förstår ditt behov är viktigt; men jag och' M i mitten av en kritisk uppdatering för en kund som bara kan &'en; t vänta med &bull. I &'; ll behöver för att komma tillbaka till dig på runt 3:00 eller så, efter att jag och' ve löst problemet Omdömen

4.. Förhandla vad du ska göra för dem, när, och vad de och'. Ll måste hantera på egen hand Omdömen • Sam, kan jag få er Time Användning Log från 02:30 i eftermiddag, men du och' ll måste kolla med Maria för koncernens distributionsform. Hon kan få det till dig mycket snabbare än jag Omdömen

eller, om någon annan kan erbjuda samma lösning /information som du kan på ett mer aktuella sätt Omdömen

&bull. Sam, tyvärr, jag &'; M kommer att bindas upp hela eftermiddagen med denna programvara push. Mark har också tillgång till användningstiden Log. Du kanske vill kolla med honom för att se om han kan få det till dig snabbare än jag Omdömen

Naturligtvis ovanstående exempel kan &'en; t täcka alla scenario som kommer att inträffa. Den grundläggande Kontentan är att se till att beställaren känner hört och bekräftade, att de förstår vad &'; s händer för dig just nu, och att du skapar tydliga steg för hur (eller om) du kommer att hjälpa dem. Takt och relationshantering är nyckeln i denna typ av interaktion, eftersom, som de säger, du vet aldrig när borden kommer att slås Omdömen  ..