Så, Du kommer att vara värd en Meeting

Som medlem och deltagare i många branschorganisationer, har jag upplevt några stora möten och några hemska sådana. Vad är skillnaden mellan den stora och fruktansvärda? Ofta det är värd för mötet - de kan vara nådig och trevlig, eller otåliga, tråkig, eller helt enkelt slarvig. Jag skulle vilja dela med mig av vad jag kallar möta värd etikett för att hjälpa dig att bli mer framgångsrik i din roll som värd för din föreningens möten.

Det är din fest! Review hälsar så många människor som möjligt. Lär deras namn och hänvisar till dem vid namn. De flesta organisationer använder namnbrickor (få den nya sortens det klippet eller klibba på utan att förstöra tyget). Folk älskar att höra deras namn-uttalas korrekt, förstås! Detta kommer att skapa en personlig och trevlig miljö. Presentera gäster till medlemmar och få dem att känna att de är redan en av folkmassan. Många människor skräms deltar i ett möte för första gången. Försök att göra det en varm och vänlig upplevelse för dem.

Ge ditt gäster tillåtelse att nätverka Review, en av de stora orsakerna som citeras för närvaro och medlemskap i föreningar är nya affärskontakter. Men många människor som deltar är obekväma start samtal med främlingar eller införa själva. Utse 5 eller 10 minuter vid varje möte för introduktioner vid varje bord när alla människor sitter. Be varje person att ge en 30-sekunders introduktion som innehåller deras namn, företag, och varför de kom till mötet. Detta sätter alla på lika marken och begränsar extroverts från omkörning samtalet och ger introverta tillåtelse att presentera sig. Det bidrar också till vänlighet faktor och kan möjliggöra en mer intim upplevelse. Detta är särskilt viktigt för stora möten.

Det handlar inte om du Review Har du någonsin varit på ett föreningsmöte där värden gick upp för att tala och allt han eller hon gjorde var att prata om sig själv? Jag tror inte att det finns något som kommer att stänga av dina deltagare och gäster mer än ett långrandigt egoistisk monolog. Den älskvärda värd nämner alltid prestationer av andra. Gör dina medlemmar, gäster och volontärer känner sig uppskattade. Kom ihåg att offentligt beröm och privat göra några förslag till förbättringar.

Kan din publik ser du?
Ditt podium är brännpunkten i rummet. Alla ska kunna se det från där de sitter. Begära ett rum inställning som gör det möjligt för det största antalet människor för att kunna se fram utan att anstränga sina halsar eller behöva flytta sina stolar. Om du använder AV-utrustning, se till att skärmen är också längst fram i rummet. Gör det enkelt för människor att se hela programmet.

Kan din publik höra dig?
Om du använder en mikrofon, möte värd etikett kräver att du testa det innan gästerna anländer, inte när de är där. Om det är en handhållen eller stationär mikrofon, måste du veta hur långt bort från munnen det borde vara. Om det är ett klipp på lavaliere stil, se till att det är på utsidan av kläderna och inte prasslar mot tyg. Har någon att gå till de olika avsnitten i rummet och se till att volymen är lämpligt. Testa en, två, tre.

överge aldrig podiet Omdömen Eftersom mötet värd, är det din uppgift att bemanna pallen och låt den aldrig bli ensam. Varför? Eftersom pallen är den viktigaste samlingspunkt i rummet. Om du överger pallen, kommer du överge din publik. När du presentera din högtalare, vänta tills hon kommer fram till podiet. Tänk på podiet som en löpare batong - du lämna över stafettpinnen med ett handslag på din högtalare. Sedan går du sitta ned. När högtalaren är klar stiger du; gå tillbaka upp på podiet och högtalaren passerar över stafettpinnen till dig - igen med ett handslag.

Säg "please" och "tack"
Tillbaka till graciösa värd verksamheten. När du ber publiken att göra något, säger "tack". Som i "Snälla hjälp mig välkomna vår talare, Jane Smith" och sedan leda applåder för Jane. När Jane är talat och du kommer tillbaka till pallen kan du säga något i stil med "Låt oss tacka Jane för hennes stora anmärkningar" igen, leda applåder och tack Jane.

För att sammanfatta våra lektioner på att möta värd etikett: Review Kom ihåg att du är värd för partiet och det är ditt ansvar att se till att alla har en bra tid Omdömen !.