Ha det tanke Rätt på sin Spår - En smart metod för hantering Interruptions

Hur många gånger har du varit på jobbet, och telefonen ringer, eller någon går på kontoret, eller e-post "blings" och du väljer att ta en titt, och när du kommer tillbaka till vad du gjorde, du glömde helt där du slutade? Och sedan, det tar dig 5-10-15 minuter att räkna ut var du var, så att du kan gå tillbaka till att vara produktiv igen? Händer det ofta dig? Alltid? Detta är din "tankegång" få knackat utanför dess spår, och för många av oss, händer det alltför ofta och verkligen gör ont vår kortsiktiga och långsiktiga produktivitet. Men det finns en enkel lösning för att hjälpa dig att bli bättre på att hålla din uppmärksamhet tåg på spåret. Det är en vana som jag har använt i flera år nu, efter att ha hört om det från början då management-gurun David Allen (författare till "Getting Things Done"), och det är verkligen enkelt:

Här är vad du kommer Behovet: Omdömen - En penna Omdömen - En klisterlapp och /eller dyna av scratch papper Omdömen

Innan du låter din uppmärksamhet för att få avledas av en oväntad samtal eller besökare, skriva en riktigt snabb anteckning . för att påminna dig själv exakt var du befinner dig på vad det är du arbetar med, och vad mycket nästa steg blir att hålla projektet framåt Omdömen

Såhär fungerar det:
• Telefonen ringer: plocka upp telefonen, artigt hälsar uppringaren, be dem att hålla på en snabb sekund, och skriv din påminnelse /nästa steg not. Sedan tar samtalet
&bull. Någon går in: hälsa dem fint, men be dem för “ bara en sekund &"; innan de låter dig veta varför de stoppas av. Skriv din påminnelse. Sedan prata med besökaren Omdömen &bull. E-post “ blings &" ;: nu naturligtvis du bör inte hoppa över att läsa din e-post varje gång det blings (jag kan inte tänka mig någon som någonsin har deltagit någon av mina kurser fortfarande göra det! ), men om du väntar en viktig e-post, innan du ser på det, sluta och skriva din påminnelse! Sedan läsa din e-post Omdömen

När du skriver din påminnelse, antingen lägga den på toppen av din "prioriterade" högen (högen av organiserade informationsinsatser staplade i prioritetsordning och ndash;. Viktigast och /eller brådskande på toppen ner till minst viktiga /urgen på undersidan), eller skriver noteringen på en klisterlapp och bifoga det till toppen av projektet mapp som du arbetar med. (Eller, om du är en techie, du kan alltid skriva din ny påminnelse /nästa steg direkt i din dator eller handdator.) Review

Nästan alla kommer att ge dig ett par sekunder för att samla dina tankegångar om de är avbryter du oväntat. Det är en vanlig artighet de bör vara villiga att ge dig (de avbryter dig!), Så dra nytta av det. När du kommer tillbaka till ditt projekt, uppgift, eller aktivitet, kommer din påminnelse hjälpa dig att få tillbaka till att vara produktiv i några sekunder och ndash; inte minuter. Omdömen

Det här är en av de "enkla dumma" tips som bokstavligen kommer att spara hundratals om inte tusentals timmar under din karriär. Och en trevlig bieffekt – genom att skriva ner var du befinner dig på på ditt projekt innan du tar samtalet eller besökare, kan du sedan ge din ringer eller besökare din odelade uppmärksamhet, snarare än att spendera hela konversationen försöka komma ihåg var du är på ditt projekt (och därmed inte lyssna! ). Så, du och' ll vara mer effektiva på att komma tillbaka till arbetet efter att ha hanterat ett avbrott, och mer uppmärksam när det handlar om avbrott – låter som en smart professionell produktivitet strategi för mig Omdömen  !.