Svara på frågor utan att förlora kontroll över din Time

Har du någonsin sett en högtalare får slut på tid för att han eller hon tillbringade för mycket tid att svara mycket grundläggande eller mycket avancerade frågor som var irrelevant för de flesta i publiken? Omdömen

Till exempel, för några år sedan deltog jag en presentation om hur du använder Linkedin. Programbeskrivningen lovade en översikt plus några konkreta åtgärder för att förbättra framgång med Linkedin. Talaren fick ungefär tio minuter in sin presentation till en publik på mer än hundra, när hon blev avbruten av ett fåtal personer som ställde mycket specifika frågor.

Hon svarade varje fråga grundligt, men problemet var att de flesta av frågorna var antingen irrelevant till resten av publiken (till exempel "vad ska jag göra när jag får detta felmeddelande när jag försöker logga in mitt konto? ") eller för avancerade (" kan du gå oss genom särskilda åtgärder för att skapa och moderata grupper? ") eller tog upp för mycket tid.

Med mindre än tio minuter att gå före slutet av sin tid, hon hade bara gjort det genom en tredjedel av sin presentation och stenciler. Jag talade med många människor efteråt som var frustrerade och besvikna över hur hon hade låtit presentationen komma ur kontroll utan leverera på vad hon hade lovat.

Även om frågor signalerar vanligtvis att frågeställaren är intresserade av vad du har att säga, har du också en skyldighet att täcka material som publiken förväntade, baserat på beskrivningen av din presentation eller hur det var annonseras. Och speciellt med en stor publik, inte på alla frågor är relevanta nog att alla andra att göra det värt för dig att spendera tid borta från din planerade presentation.

Här är fem strategier för att se till att dessa mycket specifika eller i stor utsträckning irrelevanta frågor inte tar upp all din presentation tid:

1. I beskrivningen om din presentation, ställa förväntningar på den nivå som du kommer att fokusera på och ndash; nybörjare, medel, avancerad och ndash; och sedan hålla fast vid det. Kom ihåg att du har kontroll över presentationen och timing och det oftast inte kan få ut av kontroll utan din medverkan. Omdömen

2. I början av presentationen, låta publiken veta om, hur och när du kommer att hantera frågor.

3. Om situationen tillåter, be folk att skriva ner sina frågor om registerkort eller klisterlappar under presentationen, samla och granska dem och välj några som är mest relevanta för att svara. Omdömen

4. När någon ställer en fråga, begära att de sparar den att fråga igen i slutet av presentationen, om du inte har besvarat den under din vanliga material.

5. Var inte rädd för att inte svara på frågan – förklara att ditt svar kan vara alltför specifik eller inte är tillämplig på tillräckligt många andra människor i publiken och begära att personen tar frågan "off-line", genom att be dig en-mot-en under en paus eller efter din presentation.

Även om det är bra att vara lyhörd för frågor, måste du också undvika att låta dem spåra dig från att täcka ditt meddelande inom den tidsfrist Omdömen  ..