Kommunicera snabbt och Easily

I dagens &'; s arbetsplats informations- och kommunikations överbelastning, motsvarar vi med många människor genom många medier varje dag. Den här artikeln innehåller tips för att kommunicera med andra på ett snabbt och enkelt sätt, vilket leder till mer kontroll över din tid och kommunikation Omdömen

Mail flyttar landet, och postnummer flytta posten -. Bra, kanske inte längre. Ändå de flesta meddelanden som du tar emot, antingen i form av e-post, fax eller anteckningar, kräver ditt svar. Ju snabbare och enklare du svarar, desto bättre din dag, vecka, karriär och livet vara - och ju mer du kommer att vara i kontroll över din tid. Det finns många alternativ tillgängliga för dig för snabbt hantera svarsmeddelanden. Omdömen

Vad vill du att skicka och varför?

Om du är i försäljning eller en typ av position där du ta kontakt med potentiella kunder eller klienter, sedan din e-post och meddelanden är aktiv i naturen. Du skickar information eller litteratur som syftar till att få en annan part som är intresserad av vad du kan erbjuda dem i vägen för varor eller tjänster. Det är troligt att majoriteten av de uppgifter och meddelanden som du skickar till andra utgör ett svar på en begäran som de har gjort, eller en förpliktelse som du måste uppfylla. Omdömen

Hantera Korrespondens snabbt Omdömen

Många gånger korrespondens du vill att snabbt ta itu med fall av vägkanten; du måste ta hand om alltför många andra saker. En viktig tidsbesparande faktor när du svarar på meddelanden är detta: När ett svar inte kräver formell affärs protokoll (dvs när du vet den andra parten också), eller objektet endast förtjänar kort avseende finns det många sätt att hantera korrespondens snabbt.

1. Vissa människor använder förtryckta meddelanden såsom "Ursäkta prestigelöshet, men jag tycker att det är viktigare att reagera snabbt än att erbjuda en mer formell svar som skulle ta mycket längre tid."

Fråga folk hur de känner när de får sådana svar, och de allra flesta är överens om att de hellre få en snabb, informell svar som besvarar deras fråga, än att vänta veckor för ett formellt svar. Omdömen

2. Behåll returadressen information om kuverten från posten du får. Därefter kan du använda deras adresser som din adressetikett tillbaka till dem, och slippa engagera din skrivare, kopiator eller etikettpapper. Sådana adresser kan klippas eller rivas ut med en linjal kant. Omdömen

När jag får ett paket från någon, jag klippa etiketten från deras kuvert och bifoga det till de dokument som kom på insidan med en stor gem eller flyttbar tejp. När jag är redo att lämna ett svar, är adresskortet partiet redan finns Omdömen

Ofta när du inte kan få ett svar från andra, är det för att de är överväldigade -. De har inte utarbetat system för lätt svara på information och meddelanden de får. Ofta deras misslyckande att reagera i tid (eller alls) har lite att göra med värdet av din förfrågan. Det är ett resultat av deras personliga ineffektivitet eller sin organisations ineffektivitet. Omdömen

3. Beställ en gummimatris från kontoret leverans butik som säger "Speed ​​svar." Jag har en sådan tryckmatris. Det är överdimensionerad och skriver i ljust rött. När du får ett brev som förtjänar ett snabbt svar, stämpla det med "speed svar" och erbjuda ditt svar på utrymmet längst ner i brevet. Alternativt kan du skriva ut etiketter som säger "speed svar" och sätt fast dem på sidan. Omdömen

Djup, djärvt, rött bläck visas som svart när lämnas via fax, så du har möjlighet att faxa brevet. Du kan även kopiera och skicka brevet. Sådana metoder gör det möjligt att få ett svar på den andra parten snabbt, och ger dig en dokumentation av korrespondens som har överförts. Ett sådant svar är bra att mottagaren också, eftersom det samtidigt presenterar sitt budskap och ditt svar. Tänk på hur många gånger du har skrivit till någon, och de svarade, men du kan inte minnas varför du inledde korrespondens. Omdömen

4. Om du posta ett svar till en annan part, infoga en av dina egna adressetiketter. Detta hjälper den andra parten att hålla kontakten med dig. Jag bifogar min adress etikett med nästan all korrespondens jag mail. Om du räknar med mer kontakt med den andra parten, kan du även vill inkludera extra adressetiketter. Omdömen

Därefter kommer du att börja gärna märke till att du får svar från den andra parten snabbare, och att de " re att använda adressetiketter som du hade gett dem. Detta visar att de har köpt in i ditt system. Du har framgångsrikt utbildat en korrespondent att vara mer skickliga på att kommunicera med dig, så nu både du och den andra parten nytta. Omdömen

5. Beställ en gummistämpel eller skapa en etikett som underlättar dina fax svar också. En sådan stamper eller etikett skulle innehålla ditt namn, telefonnummer och faxnummer. Du skulle stämpla eller fästa etiketten på korrespondens du får. Detta fungerar bra och undviker att använda mottagarens fax papper. Omdömen

När du tar emot fax från en fristående fax, halva tiden motparten använder upp en hel sida som meddelar att ett fax är på väg, använder sedan en annan för att skicka dig en sex eller åtta line meddelande. Hela kommunikationen kunde ha tagit en tredjedel av en sida. Omdömen

När du startar ett märkningssystem, du låter den andra parten vet att du respekterar deras tid och resurser. Dessutom, du hålla kostnaderna nere. Det kostar betydligt mindre för en tredjedel eller hälften en faxas sida för att gå igenom trådarna än två sidor. Omdömen

Om du använder ett faxmodem, gäller samma principer. Håll din fax identifieringsinformation koncis och nära toppen av den första sidan. Håll ditt budskap kort. Detta håller din sändning kostar ner och faktiskt ökar chanserna för ett svar. Många av dina korrespondenter redan får för många budskap, och de är mest benägna att svara på dem som är korta och koncisa. Omdömen

6. För längre pappers korrespondens, använd baksidan av den sida du tar emot. Gör en kopia av fram- och baksidan för dina egna tryckta filer, om det behövs. Ibland kan du konsolidera korrespondens du har fått, och därigenom konsolidera korrespondens du skickar. Om någon skickar dig en två-sidor långt brev, men du behöver bara svara på en nyckel stycke, klipp den punkten, ta med den på toppen av din sändning, och erbjuda ditt svar nedan. Omdömen

7. Känn dig fri att numrera punkter i korrespondensen du har fått, och ta itu med varje punkt i ditt svar. Detta kommer att skära ner på den tid och energi det tar för dig att erbjuda ett svar. Annars får du fastnar behöva skriva, "Baserat på ditt kontoutdrag i punkt två ... du sa XYZ, jag känner att ... ABC. I punkt fyra du uppgav att ... JKL." Omdömen

När du numrera punkterna i korrespondensen du får, kan du oftast ta itu med allt på en sida. Medan affärs- och organisationsutveckling protokoll kan ofta kräver formella svar, är ditt uppdrag att sträva efter att erbjuda så många informella reaktioner som du kan. Formella svar som tar två sidor eller mer, kräver copy-redigering. Dessutom, när blir nedsänkt i en sådan långrandiga korrespondens, är det dags sugs ut av din dag och livet. Omdömen

8. Var på jakt efter sätt att kombinera maskinen, fax eller fax modem, skrivare och kopiator, för att snabbt och effektivt skapa lämpliga svar på meddelanden som du tar emot, snarare än att låta korrespondens tornar upp sig. Omdömen

9. Design former för att hantera rutin kommunikation. Ännu bättre, se om någon på kontoret redan har skapat en sådan form, eller överlåta uppgiften till någon. Många kontorsbutiker säljer böcker med pre-designade korrespondens former. De är väl värt $ 10-15, eftersom du kommer att spara tillräckligt med tid den första dagen du använder sådana former till mer än motivera köpet. Omdömen

I en tid av informations- och kommunikations överbelastning, alltför många yrkesmän tyder på att de behöver mer tid för att få sitt jobb gjort. Denna typ av tänkande håller dig förslavade till klockan. Mer tid är inte på väg, det är inte heller lösningen om du inte redan är verksamma på ett effektivt sätt Omdömen  ..