Organisera din Business

uppgift arkivering pappersarbete är ofta den mest hatade och undvikas i alla kontor. Detsamma gäller om vårt e-postbrevlåda! Den goda nyheten är att det är inte så svårt som många tror att etablera och underhålla din ansökan när du har ett system. Omdömen

Om du börjar din dag genom att sitta vid din rörigt skrivbord eller en inkorg fylld med obesvarade e-post, du ställa dig upp för en ökad nivå av stress och brist på produktivitet från början av din dag. För de flesta människor (oss ingår), våra personliga liv redan fylld med tillräckligt stress; lägger till det inte motivera oss att få upptagen på vår lista över till dos. Du förtjänar att börja dagen utvilad och säker så att du kan vara produktiv och göra framsteg när det gäller att slutföra dina arbetsuppgifter Omdömen

Ett organiserat arbetsyta –. Både fysiska och virtuella – ger dig självförtroende och en känsla av delaktighet, medan en rörig skrivbord eller inkorg kan få dig att känna slö och förvirrad och kommer att zappa din kreativa energi! Omdömen

Så nu kanske du undrar hur en hög med oorganiserad papper kan orsaka stress. Det enkla svaret är inte bara förhalning; dessa bitar av papper och obesvarade e-post faktiskt uppskjuten beslut. Varje bit papper eller e-post i stapeln är en påminnelse om något du behöver stöd, som oundvikligen kommer att betona dig varje gång du ser. Om du inte gör någonting, då den lilla fjäder av papper du &';. Ve skapa kommer att växa till berg av stress, vilket gör att du känner dig överväldigad och osäker var du ska börja Omdömen

Med ett engagemang för att övervinna denna situation, måste du veta var du ska börja och om vad man ska arbeta. Det första steget är att förstå hur enkelt det kan vara. Visste du att det bara finns tre typer av filer som du behöver? Ett effektivt klassificeringssystemet har bara tre typer av filer: handling, referens- och arkivering. Låt &';! Oss ta en titt på de tre typerna, och kom ihåg dessa är tillämpliga på inkorgen för Omdömen

Action filer Omdömen

Din åtgärdsfil är allt som rör de projekt som du arbetar, vilka är de filer som du kommer åt ofta. Se till att dessa filer är nära till ditt kontor och du har enkel tillgång till hänvisa till dem så att du kan lämna in dem igen när de har använts. Många av oss rädda dessa typer av elektroniska filer på våra skrivbord på grund av rädsla för förlust; men när du lägger dem på plats i ett organisatoriskt system, kan du släppa taget om rädslan! Omdömen

När det gäller e-post, kan dessa åtgärdsfiler märkas eller flaggas med lämplig slutdatum som förfallodagen. Samt, kan du ställa in påminnelse för vilka åtgärder som en tid i förväg när du kan slutföra uppgiften inom en rimlig tid utan att missa förfallodagen. Omdömen

Referens filer Omdömen

Referens filer är inte tillgängliga så ofta som åtgärdsfiler, men de är fortfarande viktiga filer som du behöver för att hänga på. Dessa typer av filer behöver inte nödvändigtvis vara på kontoret, men de bör inte vara alltför långt borta för enkel åtkomst. Omdömen

Din e-postbrevlåda kan ställas in i undermappar märkta med lätt erkänna eller referensnamn tillåta du "file" e-postmeddelanden som du vill ha tillgängliga för framtida referens. Omdömen

filer till Arkiv Omdömen

De arkiverade filer är filer som inte är nödvändiga med viss regelbundenhet (eller ens alls ). Dessa filer kan lagras i ett lagringsutrymme eller någon annanstans där de ska vara säkra. Omdömen

De flesta e-program kommer med en automatisk arkivering funktionen. Du behöver bara se till att du aktiverar den och tillämpa rätt inställningar för din specifika situation. Omdömen

Alla tre typer av filer är viktigt för dig och ditt kontor för att hålla ordning och på toppen av uppgifter som skall slutföras. Men vad om att dela informationen med andra individer? Med dagens och' s teknologi har vi möjlighet att dela elektroniska filer och fysiska filer ganska lätt. En av de nyare tekniska organisatoriska stödfunktioner är att dela moln fil. Fördelarna är naturligtvis är många. Investeringen är beroende av de specifika behoven hos den person eller organisation som vill genomföra användningen av ett moln fildelningssystemet; och ja, det finns även några "cons" när det gäller elektronisk fildelning. Omdömen

För ditt företag, måste du verkligen fundera över hur mycket värde en gemensam arkivsystem kommer att medföra och hur det kommer att öka din effektivitet som liksom din effektivitet. Delning molnet filen är inte så annorlunda från din fysiska affärsresursbibliotek. Värdet det ger kommer att bero på hur mycket ansträngning och trodde att du sätter in den ursprungliga installationen och layout. Tänk: Hur länge har du slösat bort efter specifika filer eller företag material? Det är lätt att föreställa sig hur mycket mer produktiv alla medlemmar i ditt lag kan vara om de kunde snabbt och enkelt få tillgång till de filer som de behöver. Detta är ett av de tillfällen då den initiala investering i tid och resurser är nödvändig för att systemet eller organisatoriskt verktyg för att verkligen vara till nytta. Kom ihåg "Misslyckas att planera planerar att misslyckas", och det är aldrig mer sant än i detta fall Omdömen

Dessutom, ett företag kommer att finna att lagarbete ökar när resurserna enkelt delas mellan alla gruppmedlemmar. och när teamwork förbättras, ökar också utsignalen från hela laget –. vilket resulterar med en ökning av effektivitet och ett förbättrat nedersta raden ekonomiskt Omdömen

Slutligen, ett utmärkt sätt att säkerställa framgång för din nya organisations register är att få så många som möjligt ombord med genomförandet, med alla ger sina tankar om hur processen måste vara, vilka konkreta krav någon lagmedlem kan ha, och så att alla får testa och ge feedback på vägen.

Att ha en organiserad verksamhet isn &'; t bara en nödvändighet för Fortune 500-företag, Det är en nödvändighet för företagaren just har börjat liksom. Din slutliga framgång beror på hur välorganiserad du är i början; ju mer organiserad du är, desto mer motiverad du är för att utföra uppgifter i tid, vilket resulterar i större framgång. Omdömen

Tills nästa gång, omfamna din inre visdom. Omdömen

Namaste,
Karen
.