Det första steget till Organizing Microsoft Outlook - Använda Kontakt Categories

När den används till sin fulla potential, är Microsoft Outlook ett kraftfullt verktyg för produktivitet! Men det kan snabbt bli en källa till stress och frustration för dem som aren &'en; t säker på hur man använder det. Denna serie av artiklar kommer att hjälpa dig att öka din produktivitet genom att lära dig om att organisera Microsoft Outlook. Omdömen

Microsoft Outlook kategorier kan du gruppera kontakter, vilket gör det lättare att hitta, sortera och filtrera dina kontakter. Om allt du gör på denna punkt är att lägga till kontakter i din lista utan att organisera dem, föreslår jag att ta det ett steg längre genom att använda kategorier för att göra Microsoft Outlook arbeta hårdare för dig. Några rekommenderade Kontakt Kategorier är Vendor, klient, Prospect, reklam, Resurs, Familj, Personligt, osv, naturligtvis bör du skräddarsy dina kategorier för dina behov. Det är lätt att lägga till, ta bort och ändra kategorier dina behov förändras.

Varför det &'; s viktigt att organisera Microsoft Outlook-kontakter Omdömen

Organisera dina kontakter från Microsoft Outlook är en viktig nyckel för att göra Microsoft fint utseende fungera för dig. Med hjälp av kategorier gör det enkelt att skicka e-post till definierade grupper av människor – bara dra och släppa en hel kategori och e-postadresser visas automatiskt i fältet Till i meddelandet. Snabbtips: se till att du klipper och förbi e-postadresser i fältet Hemlig kopia innan du skickar det och' s gemensamma artighet och du kan stöta på integritetsrättsliga frågor om du inte &'en; t. Med hjälp av kategorier även gör det enkelt att visa och analysera din kontaktlista, eller exportera dina kontakter till ett annat program.

Det viktigaste skälet för att använda kontaktkategorier är effektivisera din marknadsföring och följa upp insatserna. Kom ihåg: förmögenhet är i uppföljningen! Till exempel kan du skapa en kategori märkt “ Prospect &"; och flagga det för en specifik dag för att påminna dig själv att följa upp. Du kan alternativt skapa en avtalad tid från kontakt välja det datum du vill följa upp. Ett annat tips är att skapa en kategori för specifika händelser (t.ex. fundraising händelse, julfest, produktlansering). Efter händelsen, sortera dina kontakter efter kategori och skicka en uppföljning tackar dig att card till varje person som deltog i detta evenemang.

Så här installerar och använder Microsoft Outlook Kontakt Kategorier: Omdömen

Här följer ett förslag trestegsprocess för att komma igång.

1. Planera de kategorier som du tror att du kommer att använda på papper först.

2. Ställ in din nya kategorier i Master kategorilistan. Omdömen

3. Tilldela dina kontakter till den eller de kategorier som de hör hemma i

Skapa kategorier:. Omdömen

1. Välj kategorier från menyn Redigera Omdömen

2. Klicka på huvudkategorilistan Omdömen

3. Skriv in ett kategorinamn i den nya kategorin rutan Omdömen

4. Klicka på Lägg till

5. Följ steg 3 och 4 för att skapa ytterligare kategorier

6. Klicka på OK två gånger

Tilldela en kategori när du skapar ett objekt:

1. Med objektet öppna, klicka på Kategorier (om du redan är i ett e-post klicka på Alternativ och sedan Kategorier) katalog

2. Klicka på rutorna bredvid tillämplig kategori i listan med tillgängliga kategorier.

3. Klicka på OK Omdömen

Tilldela en kategori till ett befintligt objekt:

1. Välj det alternativ du vill tilldela en kategori.

2. Klicka på Kategorier på Redigera-menyn Omdömen

3. Klicka på rutorna bredvid tillämplig kategori eller kategorier Tillgängliga kategorier listan Omdömen

4. Klicka på OK Omdömen

En några snabba tidsbesparande tips Omdömen

1. Microsoft Outlook kan du tilldela flera kategorier till en enda kontakt. Till exempel kan du ha en leverantör som finns i din “ Vendor &"; kategori, liksom du “ Insamling 2010 &"; kategori.

2. Vid export dina kontakter till en annan databasprogram, se till att du exporterar fältet Kategori. På detta sätt kategori kommer att överföra över till den nya databasen du sparar datainmatning tid. Omdömen

3. Kategorier och uppföljning är avgörande för en effektiv kontaktlista, oavsett din situation. När du får e-post från nya leder det är viktigt att du skapar ett system för att följa upp!

Ta dig tid att organisera Microsoft Outlook genom att planera och skapa dina kategorier idag är det noga med att spara tid och pengar i framtiden Omdömen  !.