3 steg till Going Paperless

En av mina områden specialitet i min produktivitet och organisera konsultarbete är pappershantering – hjälpande mina klienter fastställa de bästa sätten att bearbeta, hantera och lagra papperet i sitt liv och i sitt arbete. Jag tycker faktiskt att arbeta med papper och bearbeta information (hey, jag &';? Ma professionell arrangör, till höger), men jag vet att de flesta människor där ute helt enkelt don &'en; t. Många kunder genom åren har frågat mig om och" gå papperslös, &"; utan att egentligen veta vad det betyder. It &'; s något som jag och' ve alltid varit nyfiken på, men behövde en ursäkt för att försöka genomföra.

Papperslös: bearbetning och lagring av mindre papper än man hade tidigare. Papper fria medel, ja, är helt fri från papper – något som jag tycker är ganska svårt att göra med det stora mängder papper som tycks flöda in i våra brevlådor oavsett vad vi gör. Going papperslös, dock är helt genomförbart, och inte så svårt som jag och' ve upptäcktes första hand Omdömen

I början av 2009 började jag året med en hel del papper på mitt kontor -. tre fil lådor fulla av viktiga dokument, och cirka femton bindemedel av material från seminarier, kurser och konferenser. För en del kan några fil lådor av papper och några diverse pärmar inte mycket alls, medan det för andra kan det verka som ett berg av papper! För mig mycket av att papper var arkiv, och en bra kandidat för papperslös minskning. Så i januari, gjorde jag en resolution för att gå som papperslösa som möjligt, med målet att minska min lagrade papper med 75% eller mer. Men hur? Här är de steg jag används för att minska mina papper:

Whittle det. I &'; M ganska bra om att hålla mina filer ner till det väsentliga, men även kunde jag rensa ut ca 15% av min lagrad papper genom ogräsrensning igenom mina gamla dokument och ta bort det som inte längre var ändamålsenligt eller relevant. It &'; s lättast att arbeta på en låda (eller ens en del av en låda) i taget för att undvika att bli överväldigad. Håll en papperskorg och en påse eller låda för rivning till hands, och gå igenom varje fil, mapp, bindemedel eller ett dokument med en kall, hård ögat och hålla bara vad du verkligen behöver – och kasta resten. Du bör lämnas med bara dina viktiga dokument. Lägga undan några ovanliga dokument som regeringens officiella meddelanden (gärningar, födelse /död /äktenskap /skilsmässa certifikat). Omdömen

Scan det. Att hålla papper som &'; s bara lämnat isn &'; t nödvändigt om du kan hitta alternativa sätt att lagra information – det &'; s den information som &'; s värdefulla, inte nödvändigtvis papperet. Särskilt i en ålder av enkla sökningar på våra datorer, ibland är det vettigt att centralisera din information på din dator så mycket som möjligt. För mig, bestämde jag mig för att även en stor del av den information som jag ville hålla var oerhört värdefull, den verkliga papper som behövs för att gå – så scanning var svaret. För att underlätta processen, valde jag en höghastighets scanner /mjukvarulösning från The Neat Company, som kallas NeatWorks ADF. När du &'; re göra en stor scanning projekt som detta, behöver du verkligen en scanner för att scanna flersidiga dokument, samt programvara som kan underlätta processen. Jag rekommenderar en lösning som kan scanna till PDF förutom en egen databas. När dokument skannas och backas upp, kan du strimla eller återvinna originalen. Omdömen

Förvara den. Kom ihåg de ovanliga docs vi avsatt tidigare, som statliga certifikat, bostadslån dokument och andra errata? Definitivt skanna dem också, men jag föreslår att hålla originalen någonstans säker, liksom ett kassaskåp eller värdeskåp. Även om du kan få kopior av dem igen från ansvariga myndigheter, det &'; s oftast en massa problem att göra så, och helt enkelt lättare att hålla en liten mängd av dessa papper till hands.

Genom att göra vad jag &'; ve beskrivs, kunde jag att dramatiskt minska mängden papper som jag &'; m lagring. I själva verket har allt redigerats ner till en desktop-fil box cirka sju inches djup – att &'; s det. Inga stora fil lådor eller lådor, inga högar av papper. En låda, ingen mer – alla gamla papper är borta nu, med tomt utrymme kvar i deras kölvatten.

Vilka är dina minskning papper strategier? Har du provat att gå papperslös Omdömen  ?.