4 Fundamentals att Belasta i ditt Inbox

Jag älskar att arbeta med entusiastiska, drivna proffs. På begäran av en av mina klienter, en advokat i Baltimore, arbetade jag med en av hans medarbetare, en ung, energisk medlem av företaget. Omdömen

Förutom undervisning ärendehantering del av produktiv dag framgång System &handel , fokuserade vi en hel del om hur han hanterar sin e-post. Även om denna intresse hadn och' t ackumulerade tusentals e-postmeddelanden i sin inkorg eller i mappen ännu, ändå hade han över 2000 i sin inkorg den dagen vi arbetade tillsammans Omdömen

När vi avslutat få sin inkorg ner. till 0 (och jag lärde honom hur man håller det på det sättet), det påminde mig att täcka några tips med dig igen för att se till att du och' re på rätt spår när det gäller att hantera din e-post och ndash; ett av de verktyg du tycker är en vän en dag och en fiende nästa. icon blinkning 4 Fundamentals att Belasta i inkorgen Omdömen

Här finns 4 fundamenta Jag vill att du ska komma ihåg att hjälpa dig att minska belastningen i inkorgen Omdömen

1. Inkorgen är inte ett arkivskåp eller en Att göra-lista Omdömen

Inkorgen är tänkt att få e-post IN. It &'; s inte meningen att bo där i evigheters evighet. Vad kommer in måste gå ut igen. It &'; s inte annorlunda än den fysiska inkorgen på skrivbordet för papper, filer och andra inkommande e-post. It &'; s dessutom inte annorlunda än telefonsvarare för ditt kontor telefon eller din mobiltelefon. All denna information är inte tänkt att ackumuleras. It &'; s till för att hålla flyter fram emot nästa tillfällig station eller permanent plats Omdömen

2.. E-post kan vara skräp för Omdömen

Precis som alla andra ovan nämnda inkommande databitar, din e-post kan bygga upp och bli röran, precis som papper och filer kan på ditt skrivbord. Så kom ihåg detta nästa bit: “ Clutter är obäddade beslut &";. Du undvika eller skjuta beslut när du låter dina många inkorgar fylla upp med grejer Omdömen

E-post är tänkt att läsas, om du inte vet det omedelbart och' s. Skräp eller spam. Annars läsa den, sedan STOP. Fatta beslut om innehållet i e-post och det &'; s. Nyttan för dig Omdömen

När jag arbetade med min klient, intresse, han genast erkänt att mycket av det han hade hållit nu var meningslöst eller menings eftersom det var relaterat till slutförda uppgifter och projekt och tid hade gått. Omdömen

Kontrollera din e-post inkorg. Hur långt tillbaka håller du e-post? Ett år? Två år? Mer? Hur är den här informationen användbar för dig? Omdömen

3. Better safe than sorry Omdömen

Ibland är det &'; s sanna … du måste hålla fast vid e-post evigheters evighet på grund av juridiska, ekonomiska och /eller andra regler och förordningar som finns i ditt jobb, karriär eller industri. Men även om det &'; s sant, att doesn &'; t betyder dessa e-postmeddelanden hålls bäst i din inkorg eller i mapparna till vänster. Nej, tyvärr. De måste gå någon annanstans Omdömen

Om du inte &'en;. T referera äldre e-postmeddelanden mycket – eller överhuvudtaget – när uppgiften, jobb, projekt, program eller klient arbete är slutfört, anser att lagra e-post och bilagor på annat håll. Omdömen

Samla information i din hårddisk enligt projekt, jobb, avdelning, program eller klient. Eller så kan du arkivera dem i din e-postsystem per år eller i en annan struktur som hjälper dig hitta dem snabbt när du faktiskt behöver för att hitta dem senare. Omdömen

4. För nu eller senare Omdömen

Om du inte &'en;? T redan har några mappar som inrättats på vänster sida av skärmen, är detta en praktisk plats att hålla aktiva och pågående e-post. Medan intresse jag arbetat med identifierade massor av gamla, föråldrad eller oanvändbar information i sin inkorg, en del av dessa var vid ett tillfälle, användbar. Så när dina e-postmeddelanden blir referensinformation, de behöver för att komma ut ur Inkorgen. Omdömen

Även om ditt arbete pågår, kan du ställa in mappar till vänster, under inkorgen för att spåra och lagra det pågående arbetet eller projekt. Men … hålla slutdestination denna information i åtanke, speciellt om du &';. re tänkt att spara all kundinformation, till exempel på din hårddisk enligt företagets riktlinjer eller som papperskopior i en fil låda Omdömen

Don &' ; t använda e-postmappar som en språngbräda om informationen är egentligen menade att bo någon annanstans på en mer permanent basis. Om det &'; s fallet, då, med några få undantag, det &'; s bättre att få dessa e-postmeddelanden och deras bilagor till sin permanenta plats direkt, istället för att låta dem samlas. I &'; ve sett detta “ språngbräda &"; strategi slå tillbaka mer än en gång och frustration och förlorad tid var otroligt Omdömen  ..