Varför ett Excel-kalkylblad är inte tillräckligt om du verkligen vill vara Productive

Isn &'; t det lustigt hur vi upptäcker saker i livet som vi hade ingen aning om var möjligt? Ofta vi don &'en; t vet att vi don &'en; t känner, men ibland vi vet att vi don &'en; t känner och att &'; s när vi får behålla ett öppet sinne och vara ivriga att lära sig. Och när du och' re en att göra undervisningen, det &'; att är kul att öppna någon annan och' s sinne för möjligheterna. It &'; s kul att lätta vägen Omdömen

Detta är något jag får njuta regelbundet när jag undervisar strategierna från Taskology &trade. i samband med användning av Microsoft Outlook ® och jag får göra det varje dag med mina privatkunder. Men medan jag kan &'en; t arbetar 1: 1 med alla, (vilket är anledningen till att jag och' M börjar min Taskology ™ Boot Camp snart!), Kan jag använda mina e-zine och blogg artiklar för att försöka belysa vägen för andra som don &'en ; t ännu vet att det &'; s bättre sätt att hantera sin dag med de verktyg de redan har

Jag talade nyligen med en professionell här i Baltimore som hade deltog i en av mina presentationer.. Han &'; s intresserad av att hans arbetsdag produktiviteten till nästa nivå och han bad om min e-bok “ Få mer gjort … Boka nu &"; Han undrade om det skulle hjälpa honom med hans ärendehantering. Omdömen

Innan jag svarade, grävde jag lite djupare och frågade honom några frågor om exakt vad han gjorde idag för att hantera sina uppgifter. I stället för att svara på min fråga direkt, ville han först att berätta att han anser sig mycket organiserad och produktiv och att han &'; s läst ett antal böcker som har hjälpt honom på hans produktivitet, som lät bra! Sedan gick han mig igenom en lista med andra arbetsdagen metoder som han var stolt över och det lät som om de arbetade för honom och jag började undra varför han behövde prata med mig alls! Omdömen

Jag frågade fler frågor om vad utfrågningens &'; t arbetar så jag kunde ta reda på var jag skulle kunna hjälpa honom och förutom att ta reda på att han &'; d skapade en e-postmapp för alla som &'; s någonsin skickade honom ett e-mail (något som jag helt avråda, förresten) fick jag svaret på min ärendehantering fråga: han &'; s med hjälp av ett Excel-ark för att hålla koll på sina uppgifter Omdömen

Aha.! Detta är något jag tillflyktsort &'; t hört på länge. Och ja, min e-bok skulle hjälpa Omdömen

Så jag började med att berömma honom &ndash. och jag &'; ll berömma någon av er också som gör samma sak – eftersom åtminstone dig och' re få dina uppgifter, påminnelser och projekt ur huvudet och på något annat. Oavsett om det och' s på papper eller i ett kalkylblad som den i Excel, det &';! SA bra start Omdömen

Men det finns så många fördelar med att använda en elektronisk uppgiftslistan – som den i Microsoft Outlook ® – som uppväger fördelarna med att använda ett Excel-ark. You &'; ll att kunna spara mer tid, tömma inkorgen snabbare och använder en enklare, mer strömlinjeformad uppgiftslista som &';. Är en del av ett större integrerat system Omdömen

När du använder ett Excel-ark, här och' s vad du och' re saknas och varför du &'; re tillfalla vill släppa det här systemet som en het potatis Omdömen

Du kan &';.. t tömma din inkorg enkelt
Eftersom många att-DOS, påminnelser, information om mötet, och kontaktuppgifter väntar på dig i din inkorg, det &'; s viktigt att enkelt kunna överföra data från din e-post till andra viktiga och" hinkar &"; i den integrerade e-postsystem, som kalender, kontakter och uppgiftslistan Omdömen

Men ett Excel-ark isn &';. t del av något annat system, så det &'; s ingen anslutning mellan dina arbetsuppgifter och e-post eller någonting annat. Och nej, jag &'; pratar inte om användningen av flaggsystemet, som jag kan &'en; t stå. I &'; M bara talar om att kunna enkelt överföra information och bilagor till en uppgift när det behövs, vilket för mina klienter är hela tiden Omdömen

Det här är ett viktigt steg du bara kan och 'en;. T göra utan när du vill att bli mer produktiva och det &'; s steget du kan &'en; t gör när du använder ett Excel-ark. När du och' re fastnat med denna begränsning, det &'; s mycket svårare att befria er från e-post för gott, prioritera alla dina uppgifter, och bli mer produktiv
Du kan slösa tid kan du &';. T råd att slösa <. br> Om du &'; re använder ett Excel-ark för ärendehantering, dyrbar tid läcker ut av din dag. Det finns flera sätt du kan spara tid genom att använda en befintlig uppgiftslistan i din e-postsystem, särskilt som den i Microsoft Outlook ® ;. Omdömen

Om du måste omprioritera (läs: re-sort) dina uppgifter på Excel-ark varje gång du lägger till en uppgift, du och'. re slösa tid Omdömen

Om du ofta åter sortera din lista av olika parametrar som åtgärdsdatum, förfallodatum, beskrivning, projekt, program, jobb , klient, eller någon annan parameter varje gång du vill se dina uppgifter på olika sätt, du och'. re slösa tid Omdömen

Om du har (eller vill) format /re-format ditt Excel-ark när du lägger till ny information är du och' re slösa tid. Du kan hitta dig själv med hjälp av de många formateringsalternativ tillgängliga för dig. Omslag, centrering, motiverar, färgning, eller genom att välja teckenstorlekar, fet text eller understrykning Omdömen

Använda en befintlig, elektronisk uppgiftslistan innebär formateringen är redan gjort för dig och eliminerar behovet av det, vilket förenklar processen. Detta innebär mindre tid på formatering och mer tid faktiskt gör dina arbetsuppgifter
En Excel är inte så strömlinjeformad eller lättläst
Vad menar jag med det..? Jo, när du och' re titta på ett Excel-ark dig och' re titta på varje bit av information, däribland fastställandet, din åtgärd datum, du och' re “ grund &"; datum (om det finns en), dina anteckningar om du har en kolumn “ anteckningar, &"; och flera kolumner för saker som projekt, program, jobb eller kund, om du har lagt dem. Om du &'; re dölja rader, du och' re sannolikt att titta på en hel del information – mer än du verkligen behöver

Det är inte bara en stor del av den här informationen onödigt när du använder Taskology &trade. metod för ärendehantering, men använder den med Outlook minskar behovet av att titta på allt detta visuella röran i ett kalkylblad. Det &'; s redan en enkel att läsa, existerande struktur till en Taskology ™ uppgiftslista. It &'; s strömlinjeformad, koncis och välordnat. Du behöver bara se dina uppgifter för dag medan bara gömmer framtida dagar med ett klick med musen Omdömen

Och för dagens och 'en; s. Uppgifter, allt du behöver för att se är uppgiften och åtgärds datum och vila, som dina anteckningar, relaterade e-post och andra detaljer, kan döljas tills det ögonblick du faktiskt arbetar på den uppgiften. Inget behov av att se massor av visuella röran, vilket kan vara svårt för ögonen, störande och sätt mer än du behöver för att se eller tänka på Omdömen

Så om du och'. Re använder ett Excel-ark &​​ndash; eller papper – för din att göra-lista, överväga att flytta till en lista elektronisk uppgift i ett system som du redan har. Börja minska den tid du spenderar med hjälp av listan och i stället ägna mer tid åt att göra vad och'.. S PÅ listan Omdömen