Vad är den nedersta raden? Hur man skickar e-post som skär till Chase & Skär ner på din E-post Load

Chanserna är goda att du &'; re ta emot massor av e-post som alla andra, men har du slutat att överväga om du &'; re bidra till e-post överbelastning eftersom du och' re skicka alltför många e-post eller om vad du och' re skicka är formulerad på ett effektivt och ändamålsenligt Omdömen

Är du skickar det slag som kommer till den nedersta raden snabbt eller du lägger till de oändliga mängder fram och tillbaka e-post? strängar där ute? Omdömen

Jag ser många typer av e-post överbelastning bidrag när jag arbetar med kunder. Min klient eller deras kollegor, chefer och personal är ofta … Omdömen

Kopiera människor till döden när de don &'en; t behöver veta Omdömen missbruka listan företagets distributions med alltför många skämt eller meddelanden Omdömen Skicka e- postmeddelanden som är för långa Omdömen Skicka e-post när informationen kan vänta på nästa möte eller veckorapport Omdömen Skicka e-post när de egentligen borde använda telefonen Omdömen

Jag ser alla dessa situationer och mer när jag arbetar med mina klienter, som finns på båda sidorna av stängslet som överbelastad och även överbelastning andra. Omdömen

Men en av de saker jag ser alltför ofta är mina klienter, som är i ledande positioner , ställa frågor till andra i ett e-postmeddelande när de borde vara mer proaktiva och mer direktivet Omdömen

De skriver upp e-postmeddelanden som aren och 'en;. t så effektiv och effektiva som de skulle kunna vara, eftersom de och' re inte tänka framåt om alla möjliga scenarier eller resultat från sin första fråga och de &';. re inte frasering sin e-post på ett sådant sätt att det uppmuntrar snabba framsteg eller blir till en slutsats snabbare Omdömen

Det orsakar mycket mer e-postmeddelanden som ska skickas fram och tillbaka än nödvändigt Omdömen

Här och' s. ett exempel från en upplevelse med en av mina klienter … Omdömen

Min klient ville få ett dokument som lästs till företagets intranät . Han var inte &'; t säker på om det var där, men var säker på att han ville ha det laddas om det inte var och' t redan där. Han formulerade sin ursprungliga e-post till den andra personen genom att säga:

“ Har du sett detta dokument på intranätet? Vet du om det och' s det &";

Jag stoppade honom och påminde honom om att han sa att han ville verkligen detta dokument på företagets intranät – och vi &'; re förutsatt att vi vill ha den senaste, up-to-date version – så varför frågar ett ja eller nej fråga Omdömen

Är du verkligen skicka ett e-postmeddelande som kommer att få de mest effektiva, effektiva resultat Omdömen

Om du &';? re 80% eller mer säker på att det &' ; s redan där, sedan gå vidare och fråga din ja eller nej fråga. Annars om det kunde vara 50/50, att få en “ ingen &"; lämnar du behöva skicka ytterligare e-postmeddelanden för att få det laddas och verifieras. Och även en “ ja &"; kunde väcker nya frågor som “ Är det rätt version &";? Omdömen

Så varför inte rakt på sak Omdömen

skicka bara en direkt, aktiv e-post och ber att den laddas och kontrolleras för att vara rätt version. Jag rekommenderar det här meddelandet i stället, efter en ordentlig hälsning:

“ Vänligen ladda detta dokument till företagets intranät om du inte &'en; t se det där. Se till att det &'; s mest uppdaterade versionen och låt mig veta när vårt team kan komma åt den och". Omdömen

… och göras med det

Den här nya meddelande täcker alla möjliga. scenarier och spelar &'; t lämnar dig med fördröjd framsteg i fall det var en “ ingen &"; eller “ ja, men jag don &'en; t vet om det och' s den rätta &";. Omdömen

I slutändan, mer proaktiva din e-post är formulerade och ju färre du skickar, desto färre dig och' re sannolikt att få tillbaka och måste hantera, vilket jag vet att du och' D uppskatta. Så rakt på sak … bottom-line det … hålla det kort och koncist och andra kommer att uppskatta att få och hantera mindre, alltför Omdömen  !.