Top Trettio Best Practices för schemaläggning din dag och inställning Appointments

1. Ta reda på om du verkligen behöver träffas personligen. Hur många gånger har du deltagit i ett möte och frågat dig själv: "Varför är jag här?" Förhoppningsvis har du börjat skydda din tid från varje person som vill ha en bit av det. Om mina klienter vill träffas personligen, debiterar jag konsultarvode. För telefonsamtal, utan kostnad. Nittio procent av tiden, kommer en telefonkonferens räcka. Extra restid och kostnader är inblandade när man möter personligen, så undvika det om dialog och brainstorming krävs. Omdömen

2. Har mötesförfrågningar och svar gå till din delegat, inte till dig. Gör inte vada igenom alla svaren; det är därför du har en assistent (om du gör). Under Verktyg, Alternativ, delegater, välj "Skicka mötesförfrågningar och svar bara för att mina delegater, inte för mig." Lysande. Omdömen

3. Skapa en privat kalender för att skicka möten som du inte vill att andra ska se. Vi är alla används till e-post mappar, där vi fil e-post. De flesta människor har emellertid aldrig skapat en kalendermapp. En kalender mapp är en ny kalender. Om du vill skapa en, följer samma borr för att skapa en e-postmapp (högerklicka på Kalender i mapplistan och välj Ny mapp). Men se till mappen innehåller "Kalender objekt" i listrutan. Ge din nya kalender ett namn som "Kids sommarschema" eller "Laura personliga kalender." Jag höll koll på mina barn sommaraktiviteter i ett, så min make skulle veta var hans schema påverkades för att driva plikt. Omdömen

4. Eller, kontrollera dina möten som privat när du inte vill att andra ska läsa texten. Ja det kan du! Den privata box är en liten, liten ruta i nedre högra sidan av skärmen (Outlook 2003) när du skapar ett nytt möte. Människor som delar din kalender ser fortfarande ett block och att du är tillgänglig, men de kan inte läsa om mötet text.

5. Använd rutan Kategori för att ange projektet, laget, eller kommitté. Varje gång du boka en tid eller acceptera en mötesinbjudan, ange vilka projekt det är relaterat i rutan Kategori. Använd Master kategorilistan för att lägga till dina etiketter. "Tag" varje möte med en eller flera kategorier. Sedan under Visa-menyn, välj Ordna efter, Aktuell vy, Kategori. Då kan du se alla möten, förr och nu, du hade med en viss grupp, person, projekt, kommitté, etc. Omdömen

6. Använd kontakter för att hitta möten. Hittar du inte ett kommande möte med någon du vet att du planerat? Trött på att leta kalendern manuellt för att hitta den? Istället får in vanor med hjälp av kontaktlistan rutan längst ner till vänster på varje möte, för att indikera vem du ska träffa med (kan vara flera personer). För att hitta alla kommande möten med en viss person, gå till den kontaktens adresskort, välj fliken Aktiviteter och i listrutan, välj Kommande Uppgifter /Utnämningar. Folket måste läggas i din personliga kontaktlista (inte bara företagets globala adressbok) för att detta ska fungera. Om en mötesinbjudan används, är denna funktion automatiskt, och du behöver inte välja namn.

7. Som en tjänst till dina medarbetare, skicka en mötesinbjudan i stället för en e-post när du vill ansluta. I stället för att skicka e-post kollegor och frågar: "Vad är ditt schema i dag? Kan vi träffas för 30 minuter?" ta en minut för att schemalägga en mötesinbjudan. Även i kalendern, väljer du Åtgärder Ny mötesförfrågan, schemaläggning Tab, lägga till andra, Lägg från adressboken och välj deltagare. Kolla deras tillgänglighet på kalendern (detta förutsätter att du har fått tillgång till sina kalendrar) och hitta en öppen tid (eller välj autoval att låta Outlook hitta nästa tillgängliga datum /tid). Skicka mötesförfrågan. När inbjudna får det, kan de bara klicka på Acceptera och Outlook flyttar utnämningen till sina kalendrar för dem. Detta sparar mottagaren tid och sparar också från att försöka samordna flera kalendrar manuellt. Omdömen

8. Om någon gör skicka ett mail som vill träffas, omvandla den till ett möte. Om dina kollegor inte förstår mötet funktionen och insisterar på att skicka e-post för möten, kan du snabbt vända ett mail till en kalenderpost. Högerklicka på e-post, välj Flytta till mapp och sedan Kalender. Ett nytt möte fönster öppnas automatiskt, som innehåller din e-post och eventuella bilagor. Fyll i datum, klockslag och detaljer, och sedan på Spara och stäng. Meddelandet flyttas från Inkorgen i kalendern automatiskt. Inga fler manuella kopiera och klistra in! Omdömen

9. Använd etiketter för att snabbt "se" layouten på ditt schema för dagen. Högerklicka på en avtalad tid i kalendern. Välj Label. Välj Redigera etiketter. Ändra texten för att visa färger som du vill. Välj färger konsekvent med ditt team (resa, flera platser, utbildning, personlig, semester, möte, videokonferens, etc.) så att du snabbt kan se var gruppmedlemmar fungerar och vad de gör. Omdömen

10 . Blockera ut tid att arbeta. Ibland kanske du vill faktiskt boka en tid för att arbeta. För att skydda din tid från andra, schemalägga en aktivitet på din kalender (Outlook 2003). Med Aktivitetshanteraren Pad vy i kalendern visar, klicka på en uppgift som du vill slutföra. Håll vänster musknapp nedtryckt medan du drar den till din kalender och släpp. En Utnämning fönster kommer att dyka upp automatiskt föra in uppgiften i textdelen av utnämningen objektet. Fyll i den tid du vill arbeta på uppgiften i din kalender. Ändra Visa tid som fältet till Preliminärt, om så önskas. Spara och stäng. Uppgiften kommer fortfarande att hållas i Aktivitetshanteraren Pad, men nu har blockerat ut tid i din kalender för att arbeta på det. OBS: INTE sätta saker du behöver göra i din kalender (det är vad Uppgifter är för), för om du inte slutföra det, youll måste flytta den manuellt (inte så med uppgifter) katalog

11. . Håll din kalender uppdaterad. Det är frustrerande när dina kollegor försöker upprätta möten, och det verkar som om du är öppen, så att de skickar ut en mötesförfrågan till en stor grupp. Du svarar, "Sorry, jag har en konflikt på den dag /tid," som de reagerar genom att banka huvudet på skrivbordet i frustration, frågar, "Varför inte du har det på din kalender?" Verkligen, om en organisation ska förutsägbart använda delade kalendrar för att samordna möten, måste du hålla din ström. Det går bra att använda en traditionell pappers metod också, men om du schema något på din "andra" kalender, se till att uppdatera din elektroniska ett regelbundet samt. Omdömen

12. Inkludera restiden i en enda utnämning och sätta det egentliga mötet tiden i ämnet. Om mötet börjar kl 11:30, men det kommer att ta dig trettio minuter att köra där och femton minuter att komma ut ur byggnaden till din bil, blockera ut din kalender börjar klockan 11:00 (så att andra inte kan schemalägga med dig). Skriv sedan @ 11: 30 i ämnesraden, så att du vet den verkliga mötestiden Omdömen

13.. Acceptera inte en mötesinbjudan om beställaren inte kan uppge i en mening den exakta orsaken du möter. Till exempel: Omdömen - Att informera vår avdelning för förändringar i semesterlönepolitik Omdömen - Att sälja hantering på vår division planer på att automatisera löne-bearbetning Omdömen - att brainstorma det bästa sättet att lösa föreningens budgetunderskott.. . Omdömen - För att fastställa realistiska säljmål för varje region för nästa år Omdömen -. Att diskutera de kritiska kompetens som krävs för att lyckas som en första nivå handledare Omdömen

14.. Skicka långa läsmaterial minst 48 timmar i förväg. Deltagarna uttrycker frustration med att slösa tid i möten granska material som bara delades ut. De har inte tillräckligt med tid att smälta informationen och formulera frågor. De kunde ha över denna handling i väntan på läkarmottagningen igår. Slösa inte allas tid genom att tvinga dem att sitta där och läsa tillsammans som kindergarteners - deras tid är alldeles för dyrt Omdömen

15.. Om uppdatering av ett möte redan planerat, skicka en uppdatering till den befintliga utnämningen. Om du redan har ställt in ett möte och inbjudna deltagare, skicka ett e-postmeddelande om mötes tvingar dem att antingen kopiera och klistra in ytterligare information i möte eller har två mötesblock för samma händelse sida vid sida på sina kalendrar, tvinga dem att öppna två objekt att få fullständig information. Om du behöver lägga till information, skicka ut ett möte uppdatering. För att kontakta mötesdeltagarna med en påminnelse eller annat meddelande, öppna den ursprungliga mötesförfrågan, klickar du på menyn Åtgärder och välj "Nytt meddelande till deltagare." Omdömen

16. Undvik möte begäran svar. Om du skickar en mötesförfrågan till en stor grupp och inte behöver eller vill ha svar, i det öppna nya mötesförfrågan på Åtgärder-menyn, avmarkera linje Begär svar. För att göra denna standard. Verktyg, Alternativ, E-postalternativ, spårning Alternativ, "Ta bort tomma röst och mötessvar efter bearbetning." Eller skapa en regel (under Verktyg, regler och varningar, starta från en tom regel) för att automatiskt ta bort meddelanden svar med vissa ord i ämnesraden. Omdömen

17. Schema tid för förberedelser och åtgärder. Beroende på din nivå för inblandning i mötet, måste du tid att göra sig redo. Du kan behöva börja dina förberedelser dagar innan om du behöver skapa en rapport eller ge en presentation. När du accepterar ett möte, omedelbart gå in i din kalender och blockera minst 15 ytterligare minuter separat för prep tid, en bio paus, uppfriskande drycker, och överföringstiden - och lägga till fler vid behov för mental förberedelse och översyn. Gå inte in i mötet "kall." På samma sätt, blockerar tid i slutet av mötet för att granska åtgärdspunkter, aktivera dem i din time management system om du inte kan slutföra dem just då, och bli organiserad.

18. Avsluta möten före toppen eller botten av timmen. Om du är en schemaläggning mötet, inte använda standard Outlook inställningar timme eller halv timme block. Om ett möte är från 1:00 till 2:00, omedelbart följt av en annan från 2:00 till 03:00, kommer du som standard komma för sent till 2:00. Så använd antingen: 15 eller: 45 start- och sluttider, för att möjliggöra övergångstiden Omdömen

19.. Begränsa deltagare till möten. Mer är inte desto bättre. Fundera igenom vem som verkligen behöver vara där. Oroa dig inte "såra någons känslor" om de inte ingår. Om du bara vill behålla en aktör eller aktör i slingan, markera dem som "frivilligt" i stället för "krävs." Antar alltid att högre-ups har saker att göra som är mycket bättre användning av sin tid än att sitta i ditt möte. Tänk på hur mycket pengar människor får betalt, och fråga om ditt möte är värt en timme av sin lön PLUS vad de annars skulle ha gjort om de inte hade fastnat i ditt möte. Endast bjuda in personer om de har en direkt bidrag till mötet målet, och de önskade besluten inte skulle kunna göras utan dem. Om deras närvaro krävs endast i tio minuter, ge dem de första tio minuterna, och sedan låta dem nådigt avvika. Hålla andra som inte är inbjudna informerade kan göras med en snabb email som informerar eller tas upp på listan över alla mötesanteckningar eller minuter distribution. Omdömen

20. Bekräfta allt. Jag har ofta visat upp för ett möte och den andra personen "glömt". Du vill gärna tro vuxna är alla ansvariga och kommer att göra vad de säger att de kommer att göra, men det är alltid bättre att rusa iväg en snabb e-post. "Ser fram emot att träffa er den (datum) klockan (tid) i (plats). Låt mig veta om något dyker upp." Jag gör inte människor bekräftar att saker och ting är korrekta; Jag ber dem att låta mig veta om det sker en förändring. Se också till att du får riktningar och kartlägga det i god tid för att försöka köra ut genom dörren. Jag tittar på min kalender för nästa dag innan jag lämnar arbetet och se till att jag är redo att rulla på allt. Bekräfta med deltagare också, när det är ditt möte. Öppna den ursprungliga mötesförfrågan, välj Åtgärder och sedan Nytt meddelande till deltagare. Omdömen

21. Journal mötet anteckningar. Många människor vet inte hur man använder Journal funktionen i Outlook eller ens vad det är för! Om du någonsin av misstag klickat det, får du en popup-ruta som frågar om du är säker på att du vill slå på tidskriften. De flesta människor freak out och klicka på NO. Nästa gång, klickar du på Ja. Öppna en ny journalanteckning, skriver upp dina mötesanteckningar, in i dag /tid för mötet, ange i kontaktområdet som var på mötet, och välj en kategori för namnet eller projektmötet. När du väljer den kontakt och klicka på fliken Aktiviteter, kommer du att kunna se journalposter (Notes) från varje möte du någonsin har haft med den personen. Du kan också dra upp dina journalposter efter kategori att granska mötesanteckningar så långt tillbaka som du vill. Eller ge dina anteckningar till din assistent, har honom skriva in dem i textfältet i den ursprungliga kallelse till bolagsstämma, spara och skicka ett meddelande till deltagare (under Åtgärder). Omdömen

22. Undvik möten på fredagar. Många institutioner och arbetslag bara besluta en informell policy att schemalägga möten måndag-torsdag, om det alls är möjligt. Alltför många människor försöker ta långa helger eller anka ut tidigt, vilket gör schemaläggning och omläggning en mardröm under dessa dagar, plus att du kommer att sluta med en massa utebliven. Jag försöker lämna Fredagar öppet för personliga möten. Jag tycker om jag sätter ett läkarbesök i mellan affärsmöten, händer något alltid att spåra ur ena eller det andra. Det är svårt att få mitt sinne växlat mellan olika sfärer också. Omdömen

23. Skicka alltid eller begära en agenda och inkludera det i textdelen av utnämningen eller inkludera som en bilaga. En grundläggande dagordning bör innehålla en redogörelse för syftet (se # 13), eventuella logistiska överväganden, de beslut som ska fattas, en förteckning över de ämnen som diskuteras (i prioritetsordning), som är ansvarig för det objektet, och hur länge du är tilldelning för var och en. Fråga deltagarna om de har några ändringar i dagordningen för att låta dig veta i förväg för mötet, så att du kan göra justeringar om det behövs. När du kommer in i mötet följer dagordningen flitigt, så att du kan se till att alla punkter täcks, beslut fattas, och målet uppnås. Omdömen

24. Låt inte Outlook välja längden på mötet. Standardvärdet är en timme, så det är hur mycket tid människor normalt schemalägga möten! Istället matcha längden på mötet för ändamålet. Om du har gjort en agenda (se # 23), och du har bestämt du bara behöver fyrtio minuter, sedan schema för det. Tiden kommer att expandera för att fylla den tid som finns tillgänglig. Om du har lovat folks du vara där, människor tenderar att arbeta mot detta mål. Om det finns slack tid, kommer mer umgås naturligt äga rum och en timme kommer definitivt få användas. Vissa människor försöker att bygga in "buffert" tid - inte grotta att denna vana. Jag målmedvetet under schema och tillkännage målet i början, så att alla går aktivt framåt. Omdömen

25. För längre möte, medger tillräckligt raster. Ge en paus på minst en paus för varje timme och 15 minuter, max. Låt deltagarna veta från början vad som väntar. Om du fortsätter vandring på, och de är inte säker på när de ska få en bio paus, kommer de bara börjar få upp slumpmässigt och smyga ut. Om du tydligt i början, "Vi kommer att sammanträda med nu fram till 10:00, och sedan kommer vi att bryta fram till 10:10," etc. Det är också vanlig hövlighet att om du ska träffa under en lunchrast för att ge mat.

26. Var hänsynsfull av dem i andra tidszoner. Om du är i Pacific Time zon, och en del av dina mötesdeltagare ringer in från öster, ett möte 02:00 sätter dem i avgångstiden. Inse att människor kan ha åtaganden barnomsorg vid slutet av dagen; en eftermiddag möte (eller vice versa för tidiga morgnar på västkusten) kan allvarligt besvär folks och minska oddsen för deltagande. Omdömen

27. Hitta en balans på när man ska planera ett möte. Om du boka ett möte för långt ut, får du en massa avbokningar och begäran om att schemalägga när du kommer närmare - eller du ska bara få falska av någon högre upp. Om du väntar med att planera ett möte till sista minuten, är det svårt att hitta ett block av tid då de flesta människor är lätt tillgängliga. Så det är bäst att schemalägga omkring en till tre veckor i förväg. Något tidigare än så eller längre än så är fylld med schemaläggning utmaningar och konflikter. Omdömen

28. Låt mötet ledare veta så snart som du är medveten om en konflikt med ett schemalagt möte. Om du har en förändring i din kalender men inte vill "gunga båten," du försäkra fler människor ju längre du väntar. Det krävs ansträngning för att arbeta scheman runt möten, så fort du vet, höja flaggan. Stolen kan avgöra om de kan göra det utan att du eller om mötet ska flyttas. Omdömen

29. Visa flera Outlook fönster på en gång. Kanske vill du se din kalender medan du tittar på ett e-postmeddelande. Även i inkorgen, högerklicka på din kalender (antingen på mapplistan eller ikonen) och välj "Öppna i nytt fönster." Outlook kommer att öppna din kalender i ett separat fönster, där du kan ändra storlek och flytta till där det är mest bekvämt för dig, samtidigt som de kan för att växla tillbaka till inkorgen. Detta är särskilt användbart om du har en stor bildskärm eller dubbla bildskärmar. Omdömen

30. Anpassa din kalender till dina önskemål. Var inte nöjd med de vanliga kalender layouter - gör det ditt eget! Till exempel kan du automatiskt lägga till helgdagar i din kalender. På Verktyg-menyn, klicka på Alternativ och sedan Kalenderalternativ, och klicka sedan på Lägg till helgdagar. Helgerna är också komprimeras som standard. Om du vill visa lördag och söndag som separata lådor, högerklicka i kalendern och välj Övriga inställningar. Avmarkera rutan som säger Komprimera Weekend dagar. Medan du är där, ändra standardinställningen för 30-minuters tidsluckor till 5, 6, 10, 15, eller 60 minuters kortplatser (jag använder 15). Ofta schema med människor i en annan tidszon? Undvik förvirring genom att visa en annan zon. Under menyn Verktyg och välj Alternativ. På fliken Inställningar, klicka på Kalenderalternativ, tidszon, och "Visa en extra tidszon" kryssrutan. Välj önskad tidszon och OK därifrån.

Gör det en produktiv dag! . (TM) Review