Organisera din Workspace

Vi får ofta frågor om personliga arbetsområden: “ Vad är det bästa sättet att organisera ett utrymme på skrivbordet, bokhyllor, och hela mitt kontor? Vilka speciella prylar eller verktyg kan hjälpa mig organisera arbetet mest effektivt? Hur ofta ska jag rengöra och organisera det – förutsatt att den doesn och' t bo snyggt så snart det &'; s rengöras &";

Jag kommer att dela mina tankar om redskap och arbetsytan logistik, men tänk på att för att förstå hur allt hänger ihop och att göra detta arbete, bör du vara bekant med mina dokument på Workflow Diagram, General Reference Arkivering, den Tickler Arkiv och Veckans granskning. Alla dessa finns på davidco.com webbplats Omdömen

Arbetsytan ska fungera som en cockpit &ndash. alla reglage lättillgängliga behov, vilket ger maximal fokus på arbetet till hands, snabb över visning av arbete som skall utföras, och enkel ad hoc behandling av alla former av indata (från e-post, vanlig post, telefon och levande samtal .) katalog

Basic Hardware

Här och' s grundläggande verktygslåda:
1. I-korg (övre korgen)
2. Work-in-progress korg
3. Stående tråd rack för mappar (work-in-progress
stöd) Review 4. Out-korg Omdömen 5. Dator
6. Skrivare (har en rätt till hands – det &';! Ll spara timmar) katalog 7. Klocka
8. Telefon /telefonsvarare
9. Capture /kommunikationsverktyg – skriva pad, häftapparat,
band; skrivbord fack och hållare för pennor, post-its, papper Omdömen klipp, sax, frimärken.
10. Labeller (för filer)
11. Nya mappar fil (partier, till hands!)
12. Arkivskåp (inom räckhåll)
13. Telefon /adressdatabas
14. Kalender Review 15. Personliga förnödenheter (bäst i vid hand lådor):. Påfyllnad för
skrivredskap, batterier, visitkort, brevpapper
, kuvert, hörlurar, tomma cd-skivor, små
verktyg och liknande Omdömen

Arbetsyta FUNKTIONALITET

Det finns två typer av material hör hemma i din arbetsyta, och det &'; s mycket produktivt att sortera dem i enlighet med:
1. Vad hör hemma där permanent
2. Vad är på väg och ofullständig Omdömen

De flesta människor har vaga (i förekommande fall) fysiska och synliga skillnader mellan dessa två mycket olika kategorier i sin omgivning – vad har åtgärder som krävs och vad spelar &'; t, eftersom det hör hemma där. I vårt arbetsflöde coaching med chefer, är den första aktivitet som vi har dem göra reda ut vad stannar där den är och vad som fortfarande behöver uppmärksamhet. Ofta också, det finns många saker som bör bortrensad av miljön. Ibland kan en uppsjö av föråldrad “ grejer &"; kan ackumuleras, igensättning upp lådor och skrymslen och vrår av skrivbord fastigheter Omdömen

Permanent Stuff

De enda objekt som hör permanent i din arbetsplats är:. leveranser, referensmaterial , dekoration, och utrustning. Allt annat går först i i-korg som skall bearbetas och då är antingen kastade, kittlade, inlämnad eller kodas in din action påminnelse system
“. Supplies &"; – allt du behöver, och använda upp, regelbundet – skrivande och skrivarpapper, stämplar, gem, vävnader, bläck, etc. Omdömen “ Referensmaterial &"; – dina filer, ringpärmar, kataloger, manualer, förteckningar över koder, etc. Omdömen “ Dekoration &"; – vägg d é cor, konst, växter, familjebilder, nostalgi, tecknad film, etc. Omdömen “ Equipment &"; – möbler, telefoner, datorer, handdatorer, skrivare, häftapparat, brevöppnare, pennor, laddare, projektorer, portföljer, etc. Omdömen

hålla den aktuell

Det &'; s ofta en värdig övning för att driva ut leveranser, referensmaterial, inredning och utrustning som verkligen aren &'en; t längre. Många saker som börjar som funktionell i dessa kategorier blir föråldrad, värdelös eller tappat bort helt enkelt genom tidens gång. It &'; s bra att regelbundet rensa och omorganisera skrivbord, lådor, hyllor, bänkskivor och filer. It &'; s mycket lätt att gå medvetslös till saker bara för att det &'; s där, undergräver känslan av aktiv användning i din miljö. Om du har saker fortfarande runt som du och' re inte säker på om du kan tänkas behöva på nytt (såsom diverse elektroniska tillbehör), överväga att lägga dem Omdömen längre bort från dig i plastlagringsbehållare märkta “ Diverse Gear &"; som du sedan kan omvärdera senare att dess relevans. Omdömen

Arkivering Styling

Det är viktigt att uppmärksamma logistiken för arkivering på kontoret område eftersom, förutom möbler krävs det mest utrymme och fysisk rörelse för att köra. Allmän hänvisning arkivering (även inklusive stöd filer för pågående projekt) bör vara inom räckhåll. Du bör undanröja eventuella motstånd mot att lämna in en enda papper ur i-korgen, om det och' s potentiellt användbar information. (Se min artikel om allmän referens Filing.) Om du har ärvt ditt kontor och dess möbler och dess Omdömen layout, kan du vara offer för estetiska elegans och funktionell medvetslöshet. Standard företags omtvistade sideopening arkivskåp som kräver hängmappar, som aren och 'en; t nästan lika lätt att använda som frontöppningstyper med glidblocken som håller filer upprätt. De flesta människor behöver fyra fulla fil lådor för sin egen personliga allmän hänvisning arkivering, om de har ett tillräckligt enkelt system att använda för alla diverse pappersbaserade referensmaterial som skulle kunna vara keepworthy. Alla referensmaterial som kan stå av sig själv går på hyllorna, liksom böcker, tjocka manualer och bindemedel (lämpligt märkt). Något annat ska leva i en egen fil i alfabetisk ordning i din dokumentskåp Omdömen

I Transit och Ofullständig Stuff

Den rörliga saker i arbetsområdet består av. Omdömen 1. Ingång som ska bearbetas Omdömen 2. Action påminnelser

Input Processing

Workspace bör organiseras för att göra det enkelt att bearbeta input vid slumpmässiga tidpunkter (e-post, röstbrevlåda, papper post, etc.) In -basket och din e-post bör alla vara lätt process kunna medan du &'; re på is på en telefonkonferens, eller väntar på någon att gå in i ditt kontor. Så inte bara telefonen och datorn, men också i-korg bör finnas till hands och 'en; s räckvidd. In-korgen kan och bör hålla allt som ännu inte är organiserad, så det finns ingen anledning att ha en “ rörigt skrivbord &" ;. Visst, jag sprida mina grejer för att arbeta med ett projekt eller med en kund eller ett möte, men när jag vill fokusera på något annat, jag behöver för att åter samla allt och antingen åter fil det som lämpligt eller kasta det i “ i &"; tills jag kan få till det igen. Naturligtvis ett anteckningsblock eller någon form av lätt
antecknings enheten ska alltid vara till hands ifall telefonen ringer eller jag vill kontrollera röstbrevlåda, eller någon dyker in på kontoret och låter mig veta något som jag kanske vill göra något med senare. Omdömen

Action Remin

actionpåminnelse verktyg i en arbetsyta består av (1) kalender, (2) påminnelser om som- snart-as-I-kan-få-till-det åtgärder, och (3) översikter av projekt och längre horisont resultat. Dessa kan vara i vilken hårdvara du har personligen valt som den mest logistiskt effektiva för ditt liv, och arbetsstil. De kan vara i en lösblads planerare, ett program, och /eller pappersbaserade mappar och korgar. Omdömen

Det första vanligtvis nås till hands är kalendern (och en klocka), så att du vet där du måste vara när i dag. Det betyder att “ hård landskap &"; för din dag, och så måste vara den mest enkelt och konsekvent över enheten och information. Den näst mest tillgängliga för granskning måste vara actionpåminnelselistor, mapp eller korgar. (“ Gee, jag don &'en; t måste vara i mötet i ytterligare 15 minuter ... vad kan jag hantera och få ut min tallrik mellan nu och då &";?) Förteckningarna över projekt, mål, mål, visioner, kan-vill-till &'en; s, etc. behöver bara vara tillgängliga nog så, i Weekly Review, de perused lämpligt för effektiv kalibrering av din intuitiva verksamhetsinriktning Omdömen

hålla systemet

Om arbetsytan är organiserad på lämpligt sätt, i enlighet med de verkliga principerna för arbetsflöden (som jag och' ve som beskrivs ovan) det &'; s no big deal att hålla upp. Som en sakfråga, den tätare systemet är, utom kontroll desto mer kan du låta det bli! Om du &'; re på en riktig rulle (tjäna pengar hand över knytnäve idag), som bryr sig om hur rent ditt skrivbord är ?! Med ett tydligt system på plats, är det inte bara lätt att få saker tillbaka i kontroll, det &'; s faktiskt kul. Utan systemet, det &'; s frustrerande, och det förblir alltid en vag känsla av att vara utom kontroll eftersom spelet hasn och'. T varit fullt strukturerad Omdömen

Veckans granskning bör vara dags att få kanterna tillbaka, se till att allt är på plats, redo för en lyckad utbyggnad. Men det &'; s dessutom en stor vana och principen – när du är osäker, rengöra en låda! (Där och' s en annan roll kommer!) Review

DAVID &'; S PERSONLIGT Kontorslokaler (! Kom in ...)

på mitt skrivbord

1. Två av mina Fedon stapla brickor – översta för IN och Omdömen under en för “ åtgärder support &"; material
2. Två Fedon tråd stand-up fil innehavaren rack, för min Omdömen plast systemfiler och work-in-progress stödfiler
nuvarande aktiva projekt och stående möten) katalog 3. Laptop i portreplikator stativ, fäst till: nätverk,
skrivare, extern lagringsenhet, och synkronisera
kontakter för PDA, iPod, digitalkamera, märk,
skanner och digital inspelare Omdömen 4. Extra enda Fedon staplingsplatta Corral ett grenuttag hotell med diverse laddare
5. Fedon hållare för highlighter /brevöppnare /sax
6. Två Fedon arrangör brickor med gem, häftklammer Omdömen remover, frimärken, post-its, pennor, USB mass storage Omdömen pinnar, läppbalsam Omdömen 7. Häftapparat
8. Scotch tejphållare
9. Anteckningsblock
10. Värld klot (små, för dekoration)
11. World Atlas (Smythson)
12. Labeller (Brother PT-18)
13. Scanner (små – Canon) Review

I Desk

1. Små lådor: penna refill, stapel remover, batterier,
visitkort, ficklampa, diktafonen Plånboks refill, insättningskvitton, USB-headset
2.. Djupare lådor: utbudet av nya manila mappar, små verktyg, diverse resetillbehör, etc. Omdömen

På disken bakom mig

1. Heavyweight häftapparat
2. Skrivare /fax /kopiator (HP 2840) Review 3. Fedon staplingsplatta för OUT
4. Fedon staplingsplatta för Läs /Review – tidskrifter, artiklar

Mina filer

I mitt skrivbord
1. Tickler fil
2. Personliga ekonomiska filer (AZ) katalog

Inom räckhåll:
1. Personliga DAC företag filer (A-Z)
2. Allmänna referensfiler (AZ) katalog

även ...

1. Två små metallskåp med lådor för pappersvaror, skrivare kontroller, kuvert Omdömen

Och på diverse hyllor och i garderoben

1. Böcker
2. Skrivarpapper
3. . Större växel Omdömen