Två steg för att organisera datorn Files

Genom att följa två enkla men genomtänkta steg kommer dina datafiler alltid finnas till hands. Omdömen

Precis som med våra akter, vi vill kunna hitta, hämta, och lägga undan elektroniska dokument snabbt och enkelt. Även om de flesta datorer har ganska effektiva sökfunktioner, som fortfarande isn &';. T lika effektivt som enkelt veta var dina filer är Omdömen

Din digitala arkivsystem bör spegla din pappers register. Begrepps, sätta bort saker är densamma, oavsett om det och' si den fysiska världen av papper eller i den virtuella världen av datorn. Det är vettigt då att använda samma kategorinamn och strukturer fil du &'; ve skapas för dina papper i datorvärlden. Ju mer du använder samma strukturer och mapp stilar, desto lättare blir det att hitta och lägga saker borta på båda ställena. Omdömen

Helst du vill använda samma kategorinamn på din dator som du gör för dina papper . Börja med att skapa en filstruktur – kategorier, mappar, undermappar och ndash; som bygger på dina papper register. Sedan öppna ett nytt fönster i din dator och dra dina befintliga mappar och filer i den nya strukturen som du just skapade. Omdömen

Märk dina filer metodiskt. Papper arkivering är inte exakt samma sak som datorn, men eftersom dina papper don &'en; t behöver alla individuella namn – men filerna på din dator gör. Att &'; s varför den och' s så viktigt att ha effektiva namn strategier för dina dokument. Du vill vara säker på att du namnge dina dokument så att när du öppnar en fil full av mappar, du don &'en; t måste söka igenom och försöka fastställa vilket som är den faktiska dokument du &';. Re söker

De flesta datorer nu kan du namnge saker med en riktigt lång sträng av tecken. Så att ha saker i filnamnet som en beskrivning av vad filen handlar om, versionsnumret, datum det skapades, som skapade det – alla dessa saker kan i allmänhet passa i filnamnet själv. När dessa saker är i filnamnet kan du mycket snabbt öppna upp en mapp full av filer och mycket snabbt och enkelt hitta det du &'; re söker utan att behöva öppna och stänga varje enskild fil. Detta kan vara en stor tidsbesparing. Om du &'; ve någonsin öppnat upp en mapp full av dokument och var du tvungen att öppna och stänga varje enda dokument för att hitta en som du och' re söker, vet du vad ett slöseri med tid som är Omdömen

Skapa. en namnkonvention för dina dokument som du kan följa framöver. Använd denna struktur för alla filer som du skapar; så alla dina nya dokument kommer att organiseras på ett sätt som gör det mycket lättare att verkligen hitta dem och hämta dem senare. När du har tid kan du gå tillbaka till dina äldre filer och byta namn på dem och integrera dem i ditt nya register. Omdömen

För mer stor produktivitet och organisera idéer, besök www.CustomLivingSolutions.com och ladda ner min gratis särskild rapport "De 7 måste-ha Produktivitet Systems" - det är fylld med viktiga tips som du inte vill missa Omdömen !.