De tre rytmer i Workflow - Komma och vistas i Groove

Det har varit en rock and roll dag här på QuietSpacing (R) centrala. Måndagens alltid är ... för de flesta av oss. Mellan alla de saker jag knuffade in i denna vecka från förra veckan, saker som alla andra knuffade in i denna vecka, och de samlade exigenciesna som poppade upp över helgen, det är ett konstigt måndag någonsin slutar! Omdömen

Jag kände mig lätt i spåret rätt sätt, först granska landskapet i dag, sedan triaging alla e-postmeddelanden som hade kommit under natten. Den kollektiva pulsen steg som folk började ringa och aktivitetsnivån runt omkring mig ökat. Snart var jag svarar på klient och personal förfrågningar om min uppmärksamhet, samtidigt som jag också på nytt manus en presentation jag ville spela för webben.

I mitten av dagen hivade över och som på eftermiddagen drog ut framför mig, fann jag mig själv kämpa med flera tekniska frågor. I mitten av eftermiddagen var det dags att få ett antal saker gjorda utanför kontoret, så i den värld jag gick. Den relativa lugnet i omvärlden var en välkommen lättnad för monteringstrycket byggnad på kontoret. E-post var inte riktigt lika angeläget som att hålla ögonen på vägen och telefonsamtal togs mer selektivt. Omdömen

Med ärenden komplett, återvände jag till kontoret för en sista triage innan du beger dig ut i duggregnet för en kör.

Medan jag slogged genom regnet, jag granskat dagen från 10.000 fot nivå. Det hade varit mycket aktivitet och även en hel del produktivitet, men vad som slog mig mest var rytmer jag hade upplevt under dagen. Ju mer jag tänkte på vad jag hade gjort hela dagen, desto mer insåg jag att vi (alla av oss) arbetar i tre olika rytmer - Rapid Fire, Small Burst och Extended Focus. Varje rytm har sin egen takt och sina egna fördelar.

Avbrott besegrar dag Omdömen

Ur produktivitetssynpunkt, ju längre vi kan bo i varje rytm, desto mer kommer vi att få gjort. Det är inte bara det att multitasking är ineffektivt, det är den dosering som uppgifter minskar ihop behovet av att ändra typen av fokus och energi du behöver för att förbli mycket produktiva.

För att uppnå detta högre produktivitet, grupp som uppgifter tillsammans baserat på de tre kategorierna nedan organisera sedan din dag runt ta itu med dem i omgångar. Inte bara kommer du att få mer gjort, kan du njuta av fördelarna med att utföra dessa tillhörande uppgifter. Omdömen

1. Rapid Fire - Du behövs. Det bästa exemplet på Rapid Fire rytmen driver via e-post. Det är så skönt att ha alla dessa e-postmeddelanden som väntar oss. Vägen innerst inne är våra egon skriker: "Du gillar mig! Du verkligen gillar mig!" (Ber om ursäkt till Sally Field, men det var alldeles för opportunt!) På en allvarligare anmärkning, är verkligheten den att vi får en hel del e-post och vi behöver för att få igenom det hela. Det är också sant att de flesta e-post är någon form av skräppost - saker du egentligen inte behöver veta eller göra något åt. Därför är det en perfekt plats att komma in i en Rapid Fire rytm och skiva och tärna dig fram till slutet av dem. Rätt inställning av för Rapid Fire behandling är avgörande, så kolla den här artikeln på hur man gör det - Setup For Power Din E-post - välj sedan ett par gånger varje timme för att sätta dit ett drag på att e-post. Sluta inte förrän du har täckt alla olästa dem, sedan gå vidare till nästa sak som behöver din uppmärksamhet. Omdömen

2. Kort Burst - Du Gettin '' Er Klar. Small Burst rytm återspeglas i de inkrementella ansträngningar ni gör hela dagen lång för att flytta bollen ner på fältet. Dessa är de 10 till 15-minuters projekt /telefonsamtal /möten som förbrukar större delen av dagen. Varje gång en liten uppgift är klar, är det projekt som mycket närmare att få gjort. När du får ett gäng av dessa görs på en dag, känner du verkligen produktiv. Denna rytm framgår av linjerna genom saker på din att göra-lista och tillhörande känslan av prestation du får titta på denna förteckning i slutet av dagen. Den bästa tiden att söka denna rytm är första som på morgonen - precis efter den första e-post triage - och höger innan du går hem. Dessa aktiviteter tenderar att generera mental energi i stället för att tömma den, så fyller att tanka första sak när du kommer till kontoret och precis innan du går hem! Omdömen

3. Utökad Focus - Du Bidragande. Utan tvekan den mest givande upplevelse - personligen och professionellt - är när vi känner som om vi bidrar till ansträngning, vad det ansträngning kan vara. Att få in Extended Focus rytm är den mest sannolika platsen för att fånga den känslan. Denna rytm är tystare mentalt och fysiskt än de andra två. Detta är när ditt fokus dyker djupt in i en uppgift eller ett projekt och du börjar att se alla anslutningar du drar ihop. Vi har alla kände sig stolt och nöjd med oss ​​när vi ser ett projekt som vi har arbetat länge och hårt på förverkligas. Vi har gjort en skillnad; Vi har bidragit. Denna rytm är inte något som vi kan njuta av varje dag, men det är en rytm som är nödvändigt för att få de stora saker gjorda. Därför måste du göra tid och utrymme för det i ditt schema. Binda dig bort fysiskt vid behov för att komma in och kunna bo i denna rytm. Belöningen är värt besväret. Omdömen

Hantera din dag för att få ut mesta möjliga av det

De tre rytmer av dagen kommer och går. Vissa dagar är alla Rapid Fire. Vissa är blandningar av Rapid Fire och korta skurar. Några inkluderar Extended Focus. Varje rytm är naturligt och alla ger en belöning. Ditt uppdrag, om du väljer att acceptera det (nick till Mission Impossible), är att organisera det arbete som behöver göras för att bäst utnyttja dessa rytmer Omdömen  ..