Bokföringsprogram framgång: Välja en genomförande Partner

Välja en implementationspartner för nya redovisningssystemet Omdömen
Förutom att välja lämpligt redovisningssystem, ett av de viktigaste besluten du &'; ll göra under kursens gång av ett redovisningssystem uppgradering är att implementeringen partner. Vanligtvis kommer detta att vara ett bokföringsprogram leverantör, ett mervärde återförsäljare (VAR), en CPA företag, en oberoende konsult eller annan betrodd rådgivare. Omdömen   ,
Naturligtvis många användare försöker genomföra genomförandet redovisningssystemet själva. Jag skulle bara rekommendera att om du har erfarenhet av den aktuella versionen av programvaran och fördjupade kunskaper om branschen miljö du arbetar i. I mina relationer med kunder vill jag alltid påpeka att de vanligtvis kände sina behov och miljö, och jag visste programvaran. Men ingen av oss “ didn &'; t vet vad vi gjorde och 'en; t känner &" ;, så att säga.   , Så jag skulle kunna föreslå funktionalitet eller affärsprocesser programvaran hyses som gjort deras jobb lättare och belånade sin mjukvara investeringar. Likaså skulle de ofta skjuta mig att få mjukvaran att göra saker som det kanske inte var och 'en; t som syftar till att göra , åtminstone vid en första anblick. Det är verkligen ett symbiotiskt förhållande. Jag don &'en; t tror att det någonsin var en installation där jag gjorde &'; t lära sig något från klienten, som jag förmedlade också min redovisningssystemet kunskap till dem.

Typiskt ett redovisningssystem systemleverantör kommer att ha en certifieringsprocess för att utbilda installatörer på en eller flera nivåer av certifiering. Detta kan inkludera “ Certifierad konsult &" ;, eller annan formell status. Kontrollera med leverantör för att se vad deras certifieringar är, och kanske få en lista certifierade installatörer i ditt område. Ofta individen eller företaget som har hjälpt dig genom due diligence och förvärvsfasen kan vara defacto tjänsteleverantören. Detta gör någon mening , eftersom de förhoppningsvis har vunnit mycket kunskap om din verksamhet i hela denna process. Om du är osäker på deras kvalifikationer är det klokt att göra lite efterforskningar. Även en liten vänlig konkurrens mellan konkurrerande installatörer kan ge dig ett visst inflytande i att få mer valuta för projektets budget Omdömen .
En annan viktig aspekt är hur många implementeringar av redovisningssystemet har tjänsteleverantören genomfört ? De flesta installatörer kommer att kunna ge dig den nödvändiga 3 referenser – och du bör följa upp med dem. Men är installatören har erfarenhet av din bransch ? Har de installerade den senaste versionen av programvaran ? Do de har flera certifierade installatörer på personal ? Ju större deras breda erfarenhet av miljöer som liknar din, desto större är chansen för en smidig installation Omdömen. Review, en fråga som vi också ofta stött inblandade teknisk support. I vissa fall skulle våra utsikter fråga om huruvida vi gett 24/7 support, 365 dagar om året . Som alltid verkade lite extrem – bara de största leverantörer kan erbjuda det. Men se till att flera metoder för stöd fanns tillgängliga, eventuellt med en teknisk och' s mobilnummer för nödsituationer, är det lämpligt. Dessa alternativa metoder kan innefatta på on-line kunskaps ( som är tillgänglig 24/7/365), tillräcklig on-line hjälp, handböcker, 800 telefonsupport, e-postsupport, och skräddarsydda manualer !. Denna sista punkt är särskilt användbart i pågående utbildning av ny personal eller när tvär utbildning krävs. Omdömen
Naturligtvis kan du &'; ll vill slutföra en behovsanalys. Om du inte har slutfört en, många leverantörer har en de kommer att gå igenom. I Faktum är att även om du tror att du vet vad du behöver, hjälper det ibland att prata med säljaren för att se vad deras andra kunder har gjort för att göra sina system mer effektivt. Se ett urval av en behovsanalys dokument på AcccountingSoftwareSuccess.com. och använder valet, bearbetar på AcccountingSoftwareSuccess.com hjälper dig att identifiera många av dina behov du kan senare diskutera med din leverantör Omdömen. Omdömen Många utsikterna använder en RFP process att samla svar leverantörs. Om du gör detta att hålla en sak i åtanke – några av de bästa leverantörerna don &'en; t svarar. De don &'en; t måste. De stannar upptagen med att hålla sina kunder nöjda med fakturerbara arbete ! kräva en leverantör för att slutföra en omfattande RFP med hundratals grundläggande frågor som &ldquo , Har du systemet print kontroller &"; safter sina resurser, och några av de bästa vägrar att svara. De påpekar också att utan en dialog om systemfunktioner kontra behov du inte ställer de rätta frågorna (“? Någonsin tänkt på EFT för betalningar leverantörs &";). Om du insisterar på att använda en RFP, hålla det kort och markera endast unika möjligheter som kan differentiera systemen. Ännu bättre, använda markeringsverktyget på AcccountingSoftwareSuccess.com. Det &'; s exakt vad vi gör Omdömen När du har granskat Behovsanalysen kanske du vill säljaren att lämna en redogörelse för bedömning visar var deras system svar på dina behov, där eventuella luckor kan vara mellan dina behov och deras lösning och hur de skulle rekommendera att ta itu med dessa luckor (t.ex. tredjepartslösningar eller anpassad programmering). Omdömen
Varje framgångsrikt genomförande börjar med en solid projektplan, och du bör se till att din partner använder en . Det kan vara så enkelt som ett kalkylblad med sekventiella steg, eller så genomarbetade som ett Gantt eller PERT diagram. Men se det finns en sådan, och att alla är överens om tidslinjen och ansvar. Alla vet en kontoplan kommer att krävas.   ; Men vem kommer att utforma det ? Vem ska ställa upp ? Och om det installatören, hur mycket tid de budgetering och vad denna kostnad ? Det borde egentligen vara flera delar för att genomförandet planen. Omdömen
första är vad vi kallar “ färdplanen &" ;, eller den totala tidslinjen och processen för hela processen, inklusive due diligence, godkännande, förvärv, ombyggnad, etc.   , en bra partner kommer att föregripa den tid som behövs för detta och ange förväntningar i enlighet med . Alltför många gånger ett installationsprogram kommer att säga, “ Vi kan göra en implementering i 3 veckor &ldquo ;, men menar att de kan göra en installation i 3 veckor! . Detta kanske inte är tillräckligt med tid för ovannämnda åtgärder. Så vara realistiska, och kräver att installatören vara så bra. Omdömen
Den andra delen av planen är diagrammet eller kalkylblad som visar de enskilda uppgifter och ndash; Design Kontoplan, Enter leverantörer, Konvertera början balanser, etc. Dessa kommer att ha tillhörande uppgift ansvar och tidsramar. Igen, se till att det är att köpa in och avtal från alla berörda parter, och att tillräckliga resurser avsätts .
Omdömen Slutligen finns det Workpapers. Dessa är de verktyg laget använder i själva verket utför arbetet, och signering på det fullbordande. Dessa skulle omfatta en kopia av den slutliga kontoplan , en huvudbok av början balanser, en förteckning över de första leverantörer att ställa upp, etc. Exempel kopior av alla dessa dokument finns på whitepaper avsnittet AcccountingSoftwareSuccess.com
. Review, en något unikt , men mycket värdefullt koncept är att ett konferensrum pilot. Detta innebär att inrätta en fullt fungerande (eller nästan så), arbetsmodell för den slutliga “ gå live &"; systemet. Det görs i en testmiljö (till exempel ett konferensrum) och transaktioner behandlas, förfaranden hamrade ut och dokumenteras, rapporter är utformade, etc. På så sätt arbetar du ut buggar och har en mer beprövad process att rulla ut till slutanvändare på go-live datum. Omdömen
Naturligtvis med installatören på plats och alla har tillgång till “ proffs &" ;, allt tenderar att gå bra . Den och' s när din mentor lämnar att saker kan gå snett. Det är därför i tillägg till din pågående support bör du schemalägga en 30 och /eller 90 dagars översyn, samt en årlig översyn, som en del av det ursprungliga projektet. Den tid att hitta att löne periodiseringar inte rensa som förväntat i Period 1, inte Period 13. . Fördelen med denna minimal investering kan inte överskattas Detta kan oftast även göras på distans för att minimera kostnader. Omdömen
lag du samlas för att delta i genomförandet är lika viktigt för din framgång som är det program du väljer. Se till att du försäkra din framgång genom att inkludera dessa viktiga steg i din genomförandeplan Omdömen . Omdömen

.