Rätt filsystemet i ditt kontor kan förhindra Melt Downs och Disasters

I dagens affärsmiljö måste din personal (eller dig personligen) vara mycket produktiv och inte slösa tid på sådant som letar efter filer. Att vara riktigt organiserade och strömlinjeformad är inte längre ett alternativ, utan snarare en förutsättning för företagens överlevnad. Dessutom, om du har personalomsättning och förlora administratören - vem skulle verkligen vet hur allt arkiveras Omdömen

Föreställ dig att du är en upptagen verkställande med ett kontor personal på ett tjugotal personer. Av dessa tre personer är i total kontroll över hela registret, hantering allt papper som kommer in och ut ur kontoret. Dessa tre människor fungerar bra som ett lag, men det finns vissa problem med andra på kontoret. Interoffice politiken börjar komma in i bilden. En av de tre personer har beslutat att hon inte är uppskattat och hon lämnar utan någon form av varning. Det finns nu bara två personer som hanterar dataregistret för kontoret. Omdömen

En vecka senare, en av de återstående två personer meddelar att hon har en familj nödsituation för att ta hand om och går ut på ett omedelbart och potentiellt långvarigt frånvarande. Resterande person får en person att träna, vilket innebär att även om det var en gång tre människor som gör det här jobbet finns det nu bara en; och dessutom får hon extra arbete utbildning någon. Omdömen

Det är där ett register programvara för dokumenthantering kommer in. skulle detta register inte lämna dig att förlita sig på bara en person eller ens ett team av människor för arkivering eller hämtning behov. Alla kan få tillgång till samma filer från var som helst att de har internet-tjänst. I själva verket kan du även komma åt dina filer från din webbaserad telefon. Affärs sällan stannar på ett ställe dessa dagar och det mesta av arbetet som du gör kommer att vara på flykt. Att arbeta med den här typen av kontorsarkiveringssystem innebär att du kan få tillgång till alla "papers" (inklusive böcker, kontrakt och andra föremål som kan vara svårare att hantera) och filer som du behöver och att du kan ge alla dina gruppmedlemmar samma fördel också. Du kan komma åt databasen och vet exakt där det objekt du letar efter finns.

Människor är inte den enda orsaken till arkiveringssystem driftstopp, dock. Duplicera filer är vanligt när du inte indexera dina pappersfiler i arkiveringssystem programvara. Människor i en kontorsmiljö kan filen saker på mycket olika sätt. Egentligen kan samma person lämna in saker på ett annorlunda sätt på olika dagar - beroende på hur de tänker och känner den dagen Omdömen

Även ju mer du har att blanda igenom dina hängande mappar, desto mer sannolikt kommer det. vara att ha några skador på de filer som kommer att kräva ersättning, därför kostar extra kostnad. Istället för att göra utgrävningen och shuffle, kommer du att veta exakt var ditt objekt är med lätthet.

Du kan spara så mycket som 150 timmars tid varje år, och att enbart bör vara värt vederlaget. Varje minut som du sparar kan vara så mycket som en dollar intjänas av dig, så alltid göra vad du kan för att bli organiserad och declutter och förhindra kontor katastrofer. Genom att använda register program, kommer ditt företag att ha ett index över alla dina pappersdokument resurser, precis som du har en kontoplan för din bokföring. Detta gör att du och din personal att fokusera din tid på mer produktiva insatser och kraftigt minska stress på kontoret Omdömen  !.