Email Effektivitet: "röra det en gång regeln - Hur är det att arbeta för dig

Vi &'; ve alla hört talas om &'; röra det en gång och'? härska – där trångsynta associerar med till synes tomma skrivbord berätta de är skyldiga sitt lugn att aldrig låta pappersarbete att röra sitt skrivbord mer än en gång. Har du någonsin provat det själv och hittade själv inte bättre, om inte värre Omdömen

På samma sätt, om du berättade för alla på kontoret att de kunde ha en önskan, hur många av dem skulle välja &';? En 30-timmars arbetsdag och ' ;, en &'; 8 dagarsvecka och ' ;, eller någon annan sådan anordning att klämma allt de behöver för att få gjort i den tillgängliga tiden Omdömen

Så många av oss har så mycket på gång att den största? källa till stress för de flesta av oss är den mängd uppgifter och information som vi känner att vi måste klämma in varje dag. Vi behöver mer tid varje dag, som vi ser på vår utbuktning &'; att göra och' listor och undrar hur vi och'. någonsin kommer att få till botten med dem Omdömen

Jo, för det första, måste vi acceptera att ibland, det bara isn &'; t kommer att få gjort – dagen förblir 1,440 minuter lång, och det helt enkelt doesn &'; t lägga upp. Sedan, i stället för att slå oss upp över denna absoluta matematiskt faktum måste vi koncentrera oss på att sätta realistiska mål, prioritera våra uppgifter, och arbetar på den mest viktiga saker.

Jag skulle kunna skriva en hel kolumn för att prioritera din att göra-lista och knappt skrapa på ytan, men det isn &'; t vad artikeln handlar om. Istället, låt oss bara koncentrera oss på ett enkelt tips som kan ge dig några extra minuter varje dag, eller ens varje timme Omdömen

Har du någonsin hört talas om en &';! I-bin &' ;? Omdömen

Oavsett om du &'; re i affärer eller inte, alla har en i-bin. Det kan vara din e-postbrevlåda, inkommande post, arbetar du och' ve tilldelats eller saker tappas på skrivbordet i vad som en medarbetare till gruvan samtal och '; arbetsstation roulette &' ;. What ever bildas i tar för dig, vi alla måste hantera det här Omdömen

Problemet är, om du tar &';. Röra det en gång och' förhållningssätt till din i-bin, så du kan tillbringa halva dagen att hantera slumpmässiga indata som varken är brådskande, eller ens viktigt. Av det skälet tror jag att &'; s en &'; regel &'; som gjordes för att brytas. Gör livet lättare för dig själv och i stället försöka ändra det till …! Omdömen

Tryck varje objekt inte mer än dubbelt Omdömen

Här och' s ett exempel. Ett e-post anländer i din inkorg. Du läser det, och sedan måste bestämma vad du och' re göra åt det. Om du följer &'; en knapptryckning och' härska slaviskt, då är du i tacksamhetsskuld att ta itu med det där och då, oavsett om det kräver att du omedelbar uppmärksamhet. Så i stället avgöra hur viktig och /eller brådskande det är, och få bort ditt skrivbord – antingen i en fil, mapp, prova, vad som fungerar bäst för dig. Det måste vara någonstans ur vägen, men inte så ur vägen som du kan &'en; t hitta den eller glömma det. När du och' ve arkiveras och bearbetas alla dessa ingångar på rätt sätt, kan du prioritera dem och arbeta med dem i strikt prioritetsordning Omdömen

Det enda undantaget att bevisa denna regel är om ingången tar dig mindre än 2 minuter till. handtag, såsom en snabb e-post svar eller en begäran om att faxa ett dokument. Då kommer det vara mer effektivt att hantera det där och då Omdömen

Så, tillbaka med våra i-bin saker som vi vet kommer att ta oss mer än ett par minuter för att ta itu med och ndash. vad gör vi med dem? För det första måste du fråga &'; behöver jag detta &'; Om du inte &'en; t behöver det då papperskorgen det, annars är det bara skräpar ditt liv Omdömen

För alla objekt som överlever denna slakt, måste du bestämma hur viktigt det är, vad som behöver göras med den, och när. genom; och tilldela den en lämplig prioritet därifrån du en som kopierade filer för både pappersdokument och e-post.

När du hämtar din e-post, behöver du granska den och sedan lägga tillbaka det i den amerikanska Post Office brevlåda? Självklart inte! Så varför gör vi insisterar på att lämna över e-post i våra inkorgar? Kolla upp det, om du inte &'en; t behöver det, trash den, om du gör och det &'; s snabbt, reagera och fil eller skräp, om du behöver det och det kan tagit ett tag, lämna in den på en lämplig plats för senare åtgärder. Du kan märka e-postmappar med titlar som &'; Action - Prioritet, och' &'; Action - inte är brådskande, och' &'; Väntar &' ;, &'; Arkiv och ' ;, och &'; Referens &' ;. Du kan också välja att skapa filer för specifika projekt eller kundgrupper du arbetar med. Det är också en bra idé att ha dina papper filer speglar dina elektroniska filer för enkel användning.

Ett annat sätt att utöka den tillgängliga tiden är att sluta lämna din e-öppet på skrivbordet och kontrollera det hela tiden. Knappt ett decennium sedan, alla av oss lyckades att göra affärer utan e-post alls, och även nu, den amerikanska postverket ger bara en gång om dagen. Varför låta din e styra ditt vakna liv? Försök bara kolla din e-post första sak på morgonen, efter lunch och vid slutet av dagen. It &'; s ditt e-postkonto, du &';! re inte dess personen Omdömen

Den största utmaningen är att prioritera dessa olika ingångar, men om du ger dig själv tillåtelse att röra varje objekt två gånger innan du börjar faktiskt jobbar på det, jag tror ärligt talat att du kommer att känna dig &' ; ve gett dig själv en gåva av några dyrbara extra minuter varje dag. Vad ska du göra med din Omdömen  ?.