10 tips för att skapa och driva effektiva meetings

Hur många gånger har du tänkt på eller hört sägas &hellip ;. Åh nej inte annat möte! ... Eller … vad och' s detta möte för, är det säkert att vara en annan tid odåga!

Här finns ett antal praktiska förslag om hur man skapar och driver effektiva formella möten som fungerar och kan hjälpa till att förändra människors inställning till möten, och viktigast av deras beteende när de deltar.

1. Schemalägga möten i god tid, där så är möjligt minst en vecka i förväg och vid vilken tid på dagen som passar alla inblandade. Omdömen

2. Möten är bäst planeras vid tidpunkter när de inblandade är som mest alert och produktiv, så det klokt att komma överens om vad som är den bästa tiden för att passa alla som kommer att delta för att maximera positiva resultat, om en överenskommelse är svårt att nå de bästa tiderna är traditionellt mellan klockan 08:30 och 11:30 Omdömen

3. Ordföranden ska se till att det finns en agenda som är cirkulera tre dagar före mötet, bör detta inbegripa som är att delta, vad som ska diskuteras och den information som behövs är tillföras eller iordningställda för mötet. Omdömen

4. Under mötet hålla sig till dagordningen och tilldelade tidsramen, men om du är klar med dagordningen tidigt don &'en; t förlänga mötet - ge alla en tidig märke så att de kan komma tillbaka till andra viktiga arbetsuppgifter Omdömen.

5. Ordföranden bör cirkulera skriftliga protokollet från sammanträdet inom tjugofyra timmar efter mötet, klart att notera vem som är ansvarig för de överenskomna åtgärder steg och tidsramen för slutförandet av dessa åtgärder steg, plus detaljer och tidpunkter för nästa sammanträde, om det behövs. Omdömen

6. I ett affärsmöte, bör ordföranden uppskatta i förväg kostnaden för att driva mötet, det vill säga: löner och kostnader för alla som är inblandade i mötet. En "vad detta möte kostar oss uttalande bör tas upp på högst upp på dagordningen, till exempel:" vårt folk kostnader för detta timmars möte är $ 1,750.00. Lika en siffra bör ingå som anger vad ett positivt resultat från mötet kommer att generera för inkomst av näringsverksamhet t.ex.. "Säkert en ytterligare $ 50.000 i nya affärer" Omdömen

7. Inkludera i mötet endast de personer som har behov av att delta och som kan göra ett värdefullt bidrag eftersom det sparar värdefull tid för människor som helt enkelt måste ha en kopia av protokollet och resultat för att hållas uppdaterad om vad som händer.

8. Börja och avsluta möten i tid, oberoende av alla är närvarande. Omdömen

9. Ta 5-10 minuters stretch bryter varje timme för möten som går längre än en timme, men se till att människor inte vilse bort för mötesplatsen eller bli upptagen med att ta och svara på telefonmeddelanden. Omdömen

10. Alla deltagare vid mötet ska ha sin dagbok, bärbar dator eller en utskrift av vecka /månad schema, så att de kan diarise nödvändiga åtgärder steg och datum för vad de har att agera på efter mötet. Omdömen

Den utsedda ordförande är ansvarig för:

• Genomförandet av mötet och de inblandade Omdömen • Att hålla sig till schemaOmdömen • Framställning av minuter och enades följa upp åtgärdspunkter Omdömen

Plus - Det är en bra idé att rotera Ordförandens roll med några möten, eftersom det ger alla värdefulla erfarenheter om hur du kör ett möte, samt köpa in att värdera av den effektiva mötet processen Omdömen

Några viktiga punkter på agerande i mötet Omdömen

&bull. Närvaro är viktigt, både personligen och i åtanke Omdömen

• Börja varje möte med en snabb runda bords feedback på individuella framgångar för veckan eller tiden sedan det senaste mötet, ger mötet en positiv start och får alla att tänka på bra resultat Omdömen

• Undvik personliga kommentarer och attacker Omdömen

• Respektera alltid varandras idéer och åsikter Omdömen

• Om du tycker det, säg det - men med ditt sinne i enheten, snarare än neutral Omdömen

• Endast en konversation i taget

• Vi är födda med två öron och en mun - lyssna dubbelt så mycket som vi talar på det sättet möten kommer att gå dubbelt så fort

• I slutet av mötet tillåter cirka fem minuter lugn tid för alla att dokumentera och planera åtgärder steg att de måste ta efter mötet Omdömen

• Uppmärksamma och fira varje framgång, liksom de kunskaper och erfarenheter från ett misslyckande Omdömen

• Fokusera all uppmärksamhet på syftet med mötet och de önskade slutresultat och utfall Omdömen

• Kom alltid ihåg att skratt är kanariefågeln i kolgruvan av handel, så hålla balansen i mötet - all affärsverksamhet är tänkt att vara givande, roligt och lättsamt Omdömen

Äntligen här är en idé som verkligen fungerar i rätt! omständigheter

Spara värdefull tid genom att köra Stand Up Möten Omdömen

Regelbundna möten med ditt team och affärsbekanta kan köras i upp till hälften av den normala tiden, om alla står under mötet. Omdömen

Före mötet helt enkelt ta bort alla stolar från mötesrummet och har alla stå upp runt styrelsebordet och titta på hur mycket snabbare dina möten kommer att gå. Detta tillvägagångssätt är idealiskt för dagliga eller veckovisa gruppmöten som normalt ska vara klar i 15 till 20 minuter, men ofta drar på långt utöver den tilldelade tiden Omdömen

Skrivet av Keith Ready Omdömen  ..