Så att välja rätt Kommunikationsmetod och varför det är Important

Kommunikation är en integrerad del av arbetsplatsen. It &'; s viktigare idag, med de förbättringar i teknik - både hårdvara och mjukvara. Det finns massor av olika metoder som du kan kommunicera med andra anställda
Det kan vara lite överväldigande och förvirrande ibland Review, &';.. Är något jag har fortfarande problem med. Det vill säga, vill välja vilken metod för kommunikation är det bästa för varje given situation. I &'; ve sammanställt några tips som hjälper dig att avgöra vilken som är idealisk för alla situationer Review Det finns flera metoder för dig att kommunicera med andra, bland annat:

Telefonsamtal (mobil eller skrivbord telefon).
SMS Review E Omdömen Instant messaging (t.ex. Microsoft Lync /Communicator) Review Videosamtal
Personligen Omdömen

Det finns faktiskt bra sätt och dåliga funktioner för var och en av dessa olika kommunikations metoder, och det behöver lite erfarenhet och kunskap för att få veta vad som ska användas - men jag och'. ll försöka hjälpa här Omdömen

När du ska använda Telefonsamtal

Telefonsamtal är en bra sätt att kommunicera. Du slår ett nummer, den andra personen plockar upp sin telefon och du pratar. De är, enligt min mening, en underskattad form av kommunikation på arbetsplatsen. Omdömen

Nackdelen med telefonsamtal är, ja, måste du veta hur man talar med andra människor. Detta kan tyckas ganska enkelt, men om du &'; ve arbetat i IT för någon tid, du &'; ve troligen upptäckte vissa människor är bättre på att kommunicera än andra. Ett antal personer - kanske till och med själv - inte kan vara så bekväma eller lika säker att tala i telefon till andra människor. Att &'; s OK - det kommer med praxis och förtroende med vad du gör

Telefonsamtal bör användas om du behöver förstå eller förklara något till någon som kan ta lite tid.. Om något kan &'en; t beskrivas enkelt via e-post, sedan ett telefonsamtal är bäst. Om du har en fråga som bör beskrivas väl, då telefonsamtal är oftast bättre. Omdömen

Telefonsamtal kan också vara perfekt för att få snabba svar. Du kan plocka upp telefonen (om den och' s bordstelefon, mobiltelefon, eller till och med ett headset kopplat använda datorn och nätverket), slå den person du och' re letar efter, och har ett svar på bara en minut. Detta är betydligt snabbare än andra kommunikationstekniker. Omdömen

När du ska använda e-Omdömen

E-post är en annan populär form av kommunikation i IT arbetsmiljön. Vi IT människor älskar e-post. Vi &'; re teknisk natur och i allmänhet tycker att e-post är lämpligare att förklara våra detaljer eller få saker gjorda Omdömen

Men det &'; s. Riskerar att överutnyttjas. Jag får ofta mail hela min dag, och jag &'; M säker på att du gör också, från människor om ämnen och tänka, “ Detta kan vara bättre lämpade för ett telefonsamtal &" ;. Jag erkänner, jag &'; M förmodligen skyldig till det också. E-post är oftast lite av en röran om de är överutnyttjas eller inte används effektivt.

E-postmeddelanden vanligtvis används för att tala om eller förklara eller träna något mellan en massa människor. It &'; s. Lätt att göra detta genom att använda till och CC fält - sätta dina namn i, lägga till några detaljer eller problem eller diskussion, slog Sänd och vänta på svar Omdömen

Detta är dock hur röran kommer in. E-post får skickas fram och tillbaka, ganska ofta utan verkliga utfallet, och kan vara svårt att följa, och även distrahera folk från annat arbete. De är oftast långsam (på att få svar). Omdömen

Om du måste få svar eller information från ett fåtal personer, andra kommunikationsmetoder är oftast mer lämpliga, såsom telefonsamtal eller ett ansikte mot ansikte möte ( om det &';. är möjligt) katalog

Det finns flera upsides till e-post kommunikation, dock. It &'; s bra för att förklara komplicerade frågor som kräver underlag, till exempel diagram. It &'; s bra för kommunikations statusrapporter eller minuter till en grupp människor. It &'; s perfekt för envägskommunikation. It &'; s också bra för att bekräfta en tidigare telefonsamtal (något jag fick höra på min allra första dag i IT!) Katalog

När du ska använda SMS Review

SMS eller Short Message Service, är. finns på nästan alla mobiltelefoner som producerats under de senaste tio åren. It &'; s praktiskt eftersom det låter dig skicka iväg ett enkelt meddelande till någon på telefonen, var du än är. It &'; s inte en gemensam kommunikationsmetod i IT-världen, men det avgörs av ditt jobb om när det &'; s. Används Omdömen

SMS är perfekt när du &'; re ut och omkring. It &'; s bra för att berätta för folk var att uppfylla, var du är, eller om du &'; re försenade. It &'; s också bra att skicka små bitar av information till andra människor där de kanske inte kan få ett mail eller ett telefonsamtal - kanske detaljer som de och'. Re förväntar Omdömen

SMS är inte den bästa metoden för att ställa utmanande frågor eller tala med ett antal personer. Det ISN säkert och' t det bästa sättet för att berätta din chef dig och' re ha en sjukdag! Men det &'; s ämne för en annan artikel … Omdömen

När du ska använda chattjänsten Omdömen

Många kontor har nu sina egna implementeringar av en chattjänst för användning av sina anställda. Ibland är det &'; s Microsoft Lync, eller Office Communicator. It &'; s. Liknar MSN Messenger-program eller ICQ, eller någon av de program som var stora innan Facebook Omdömen

Det kan du skicka en text via din dator till en annan anställd i bolaget. Ett chattfönster kommer att dyka upp på sin skärm, så att de kan samverka - i princip ha en konversation med dig via datorn. Beroende på vilket program som används, har detta olika funktioner. Office Communicator, som ett exempel, kan du skicka filer och prata med flera personer. Omdömen

Det har sina nackdelar dock. Det kan vara påträngande - människor kan börja skicka meddelanden till dig och du har chattfönster poppar upp överallt, distrahera dig från din uppgift. Det kan vara tråkiga - skriva en diskussion i allmänhet är mycket mer arbete än att chatta med någon Omdömen

Det finns många fördelar med snabbmeddelanden, men.. En av dessa är väl att det &'; s ögonblick. Du kan skicka ett meddelande till någon, och de får sedan pengarna omgående (om de och' re på skrivbordet). Du kan även få ett svar snabbt - ungefär som ett telefonsamtal Omdömen

Det &'; s lämpar sig även för att skicka information som bara kan och 'en; t göras på telefon eller tala, eftersom det &'; s snabbare än e-post.. Om du &'; re göra mjukvarutestning och behöver skicka några koder till en medarbetare, som ett exempel, det &'; s antagligen snabbare än e-post för att öppna ett chattfönster, kopiera och klistra in koderna i fönstret och tryck på Enter Omdömen.

När du ska använda videosamtal Omdömen

Det är en ökning av organisationer som använder videoteknik dessa dagar. Kanske är det den lägre kostnaden för tekniken, eller förmågan att arbeta med människor på andra platser, men det verkar vara vanligare. Att ha ett videosamtal liknar ett röstsamtal, men det gör att du kan se varandra på en skärm. Omdömen

Detta kan tyckas påträngande eller onödigt, men det kommer med sina fördelar. It &'; s perfekt för ingrepp - du kan presentera saker för många människor och hjälpa dem att fokusera på vad du och' re säger. Du kan läsa deras kroppsspråk och uttryck och justera på lämpligt sätt. Även du kan berätta om de &'; re faktiskt lyssnar Omdömen

Videosamtal dock shouldn &';! T överutnyttjas. Det kan vara ganska personliga att ha ett videosamtal med en person du don &'en; t känner så bra, eller om en fråga som doesn och'. T måste ha en video interaktion Omdömen

När man kommunicerar In Person Omdömen

Att kommunicera personligen är en fantastisk metod för kommunikation. Det handlar om två eller fler personer vara på samma plats som har en konversation. It &'; s stora som du få uppmärksamhet på den person eller personer som du och' re samtala med, kan du bedöma kroppsspråk, kan du skriva och rita saker tillsammans för att underlätta diskussionen och nästan alltid slutar i ett resultat för de inblandade - som i, du don &'en; t måste vänta på ett svar som du gör med e-post Omdömen

Kommunicera personligen har en stor nackdel - du måste placeras intill varandra.. Det är inte möjligt i IT-branschen i dag, med tanke på mångfalden av människor som gör arbetet i olika byggnader, olika städer och även olika länder. Om det kan &'en; t genomföras personligen, sedan en annan metod som ska användas, men om du &'; re kunna få prata med någon personligen, det &'; s rekommenderas att du gör

En annan fördel med. tala personligen är det hjälper dig att ta reda på verklig information eller få en riktig bedömning om något. It &'; s ganska lätt för folk att prata om saker på telefon eller e-post, spela hårt-ball eller för att undvika dina önskemål, men om du &'; re kunna fråga dem personligen som du kanske tycker att de är mer användbar. Det hjälper ofta. Jag försöker att inte säga något via e-post eller telefon som jag &'; M inte är villiga att backa upp personligen (bara i fallet), men vissa människor don &'en; t gör detta Omdömen

Min egen favorit metod för kommunikation är. personligen, men det &'; s som inte nödvändigtvis är möjligt, så det kommer att göra dina egna beslut baserade på dina kunskaper och den aktuella situationen Omdömen  ..