13 Nycklar till ledande Högeffektiv Meetings

Det är allmänt accepterat att den värsta tiden odåga i näringslivet idag är att allestädes närvarande möte. Vi vet alla att om mötet var produktiv att tiden skulle vara värt besväret. Men vanligtvis så är inte fallet. De flesta möten ledare inte skolade att leda möten.

Det som följer är 13 viktiga riktlinjer för att guida dig i att leda dina möten. Du kommer att förbättra dina möten dramatiskt genom att använda dessa knappar. Varje riktlinje är kraftfull när den används av sig själva. Men när du använder de flesta eller alla av dem tillsammans, på allvar, förväntar bra resultat. Jag garanterar att dina mötesdeltagare kommer att njuta av dina möten bättre och du kommer att få mycket mer fulländad. Omdömen

1) Planera mötet så det har en början, en mitt och ett slut. Planera ditt möte för att ha en början som omfattar sammanhanget (“ rama in den och"). Sammanhanget bör innehålla: “ varför &"; av denna speciella mötet, dina mötes mål och eventuella begränsningar (t.ex. tid). För mötet för att vara effektiv måste det finnas ett slut som omfattar någon form av sammandrag (recension beslut som fattas, idéer genererade information levereras och handlingsplanen), utvärdering (se Key # 10) och ingående (till exempel, har varje person tillstånd ett ord för att sammanfatta deras perspektiv av mötet).

2) Var tydlig om resultatet för varje punkt på dagordningen och meddela resultatet till deltagarna på mötet. Tillbringa tid att fastställa vad du vill åstadkomma för alla dina punkter på dagordningen. Ju tydligare och mer specifik du är desto mer effektiva mötet kommer att vara. Vill du ha ett beslut? Om så är fallet, vilken typ av beslut? Kanske du vill att deltagarna veta specifik information. Vad är att information och varför vill du att de ska veta det? Vill du ha idéer? Vilken typ av idéer och i vilket syfte? Meddela deltagarna dessa utfall. Mötet kommer att vara mer meningsfullt och målmedvetet till deltagarna när du artikulera tydligt resultaten för varje punkt på dagordningen. Mötet kommer att se ut som den har riktning och därför värt mödan. Omdömen

3) Använd lämpliga processer och verktyg. Använd specifika processer för att generera idéer (t.ex. Brainstorming), fatta beslut (t.ex. med ett beslut matris), lösa konflikter (t.ex. upprättande av grundregler) och lösa problem som är tydliga för alla. Deltagare blir då mer övertygade om att målen från mötet kommer att uppnås. På så sätt kan de bättre fokusera på “ vad &"; (uppgiften) i stället för “ hur &"; (processen).

4) Generera idéer när du generera idéer; bestämmer när du bestämmer; närvarande när du presenterar. De tre viktigaste verksamhet som sker i möten genererar idéer, fatta beslut och presentera information. Ofta i möten dessa operationer blandas ihop. En person skapar idéer, en annan att dela information, och ytterligare en är att fatta ett beslut. Detta fungerar inte eftersom var och en av dessa operationer har en egen uppsättning regler som inte samexistera produktivt tillsammans. Med andra ord, inte handlingen i beslutsfattandet inte blanda psykologiskt bra med handlingen att idégenerering. Gör det klart för deltagarna vad operation du använder.

5) Säkerställa lika bidrag. Ger en möjlighet för alla i mötet för att bidra till mötet. Detta innebär att när det finns en punkt på dagordningen som kräver att få gruppen generera idéer se till att allas idéer hörs. När ni diskuterar en fråga, får alla något att säga. På så sätt, när man fattar beslut, kommer du att utnyttja den bästa tänker på alla i mötet. Detta handlar inte bara om att vara “ rättvis &"; utan snarare att utnyttja de talanger och perspektiv du har fört samman. Omdömen

6) Spela idéer, beslut och resultat. Spela mötet resulterar i ett sådant sätt att alla medlemmar kan bokstavligen se det pågående arbetet. Att göra detta kommer också att ge visuell fokus till gruppen. Använd ett blädderblock och tilldela en brännare. Omdömen

7) Upprätta möte spelregler. Som grupp har deltagarna samar skapa en uppsättning riktlinjer eller grundregler för hur varje person bör behandla varandra och sina idéer. Dessa riktlinjer kommer att göra det klart vad som förväntas av varandra. Ett exempel på en riktlinje kan vara "bara en person talar i taget."

8) Använd varm-ups och aggregat. Vi tenderar att över packa våra möten och sluta med lite tid att ställa in scenen för stor delaktighet och samarbete. Om du tar dig tid att vitalisera och juice din grupp, du och' ll få bättre resultat: mer kreativa idéer, bättre deltagande, olika perspektiv, mer energi och bättre beslut Omdömen

9) Plan for Action.. Vid slutet av mötet se till att vissa åtgärder kommer att resultera. Fråga &ldquo, vem ska göra vad och när &"; Även om det görs i mitten av mötet är det bäst att sammanfatta mötet med handlingsplan. Omdömen

10) Utvärdera mötet. Se till att du tar dig tid i slutet av varje möte har deltagarna ge feedback. Fråga “ vad som fungerade och" och “ vad som behöver förbättras och" Detta gör att du kan ständigt förbättra dina möten. Omdömen

11) Acceptera och värde mångfald i kunskap, idéer och stilar. Försäkra dig om att alla idéer, kunskap och stilar omfamnas. Hitta ett sätt att få dina medarbetare att inte bara vara öppen och respektfull men att faktiskt värderar olika synvinklar. Förstärka bra att lyssna. Ett bra team lyssnare lyssnar uppmärksamt på idéer och perspektiv de don &'en; t vill. Den stora idé kommer ofta från olika. Omdömen

12) Inse introverta och extroverta. Inkludera processer som fokuserar på både introverta metoder (“ ensam tid &"; för att generera idéer) och utåtriktad metoder (“ grupp tid &"; för att generera idéer). Vissa människor tror mer effektivt genom att själva utan distraktioner, och några som stimulering av andra människor. De flesta av oss behöver båda. Omdömen

13) Pace mötet. Det är viktigt att vara medveten om den stimulering av mötet. Om du flyttar alltför långsamt, du och' ll bar dina gruppmedlemmar och sav del av sin energi. Om du flyttar alltför snabbt, du och' ll förlora de flesta av dina gruppmedlemmar eller de kommer känna sig oroliga. Vara flexibel och få feedback på hastigheten. Rätt stimulering kommer att skilja sig från grupp till grupp. En bra tumregel är att öka din takt när du generera idéer och bromsa när du fattar beslut. Omdömen

För mer information är du välkommen att kontakta Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>