Kundtjänst: Att göra alla telefonsamtal Stora

Telefonen ringer. Jag svarar det med darrande hand, eftersom det vid den tiden jag var en österländsk Regional Customer Service Manager för Matheson Tri-gas. Externa samtal betydde oftast en missnöjd kund som bad om chefen. Jag tänkte: "Vad gjorde en av mina företrädare kundtjänst göra nu?" Efter att ha tagit ett djupt andetag, jag svara på samtal till en ilska kund. Kul grej var att kunden inte har ett verkligt problem ... Nej försenad leverans, ingen fakturering fråga, etc. Han bara inte gillar hur kundtjänst prata med honom i en gruff sätt. I själva verket fick han den information han behövde. Denna artikel fokuserar på hur man gör varje samtal GREAT! Omdömen

Vad gör en stor samtal? Omdömen

Dessa fem punkter kommer att göra dina samtal gå smidigt och inspirera att WOW känslan i dina kunder. Omdömen

Hälsa kunden med stil
hälsning sätter tonen för samtalet. Innan plocka upp mottagaren, bör du ta ett djupt andetag och få fokuserade i ögonblicket. Klara, färdiga, gå och besvara samtalet. Du måste att svara i telefonen med samma hälsning varje gång. Hälsningen börjar med "Hej", "Hej", "God morgon" eller "God eftermiddag". Nästa steg är att ange ditt företags namn. Detta kan låta enkelt, men du vill att kunden ska veta att de nådde rätt företag. För det tredje, du bygga omedelbar rapport genom att ange ditt namn. Slutligen frågar "hur kan jag hjälpa dig?" Detta uttalande leder till vår nästa viktiga ämnet för tonen i din röst. Omdömen

Ange tonen med din röst
Röst tonen är en viktig ingrediens till den stora samtalet. Du förstår, vi får nästan 80% av ett meddelande genom icke verbal kommunikation. På telefonen, du rand ut alla handrörelser, kroppsställningar och ansiktsuttryck av ett ansikte mot ansikte konversation. Detta lämnar dig med bara röst för icke-verbal kommunikation på telefonen. För att få full effekt på telefonen, föreslår jag en aning överdriver din röst och röst böjningsformer. Ja, jag vet att det kommer kännas konstigt i början, men du vill inte sluta som kund service rep i berättelsen ovan. Gör du det? Omdömen

Smile
Tom Hopkins, en världsberömd talare på försäljning, säger att placera en spegel på skrivbordet och ler innan svara i telefonen. Jag fick alla mina kundservice rep speglar för sina datorer. Varför le? Ler sätter dig i rätt sinnesstämning, för att besvara samtalet med medkänsla och empati. Ler också påverkar ditt tonfall, hjälper du inte låter så gruff. Även om kunden är arg, hålla det leende på vårt ansikte. Det kommer att hjälpa dig att kontrollera dina känslor så att du kommer att förbli lugn under eld och inte få defensiva. Omdömen

Använd deras namn
Ingenting bygger rapport snabbare än att använda kundens namn. På samtalet, ska du säga att det namn minst tre tid under samtalet. Om du har svårt att komma ihåg namn, är det bästa tipset för att upprepa det tillbaka till dem. När kunden säger "Hej, mitt namn är Tom", du helt enkelt säga "Hej Tom, hur kan jag hjälpa dig idag?" eller "Hej Tom, hur mår du idag?" Stannar inte där. Jag har alltid en dyna och papper bredvid telefonen och skriva ner det. Om du inte kan förstå, till exempel en kund med en tung accent, ber jag dem att stava sitt namn. Jag föreslår anger deras namn i början av samtalet, någonstans i mitten och i slutet, som tar oss till den sista punkten att tacka den som ringer. Omdömen

Tack ringer Omdömen
Tacka den som ringer är en ofta missat men viktigt steg. Tack ringer och se till att du använder deras namn i processen. I stället för att bara ange adjö, tacka dem för att använda ditt företag. Detta steg gör att kunden känner sig uppskattad och lämnar ett positivt sista intryck. Omdömen

Som du kan berätta, kan du minimera problem och skapa en stor samtal med lätt anpassning till din interaktion med kunden. Genom att starta samtalet med en utmärkt hälsning, en stor ton och super attityd, gynna dig av kunderna reagerar på dig mer positivt. Viktigast av allt, kom ihåg att göra varje samtal STOR Omdömen  ..