10 tips för att skriva Emails

Den här artikeln skrevs, eftersom den senaste veckan har jag sett tre exempel på e-postmeddelanden som lästes av andra än den avsedda mottagaren människor. I det ena fallet en advokat publicerade en hel e-post utbyte mellan advokat och den som ansöker om ett intresseföretag position i sin firma. Det borde ha generad dem båda och har varit föremål för en hel del webb konversation. I de två andra fallen fick jag en grupp e som var avsedd för en person att läsa. En var ofarligt men den andra gjorde några riktigt nedsättande kommentarer om en klass som en medlem i gruppen planerar att ge. Ledamoten vars klass det sades att hon var chockad. Så var I. avsändare gjorde en offentlig ursäkt och sade i sin förvirring hon skickade e-post till listan som var avsedd för någon som inte på listan. Hur pinsamt för alla!

1. Undvik personuppgifter eller privat material - Med lätthet av en enkel framåt något personligt eller privat kan vara offentliga mycket lätt. Om du inte vill att det publicerats över hela Internet inte använda e-post för att skicka det.

2. Gör ditt budskap kort och rakt på sak. Täck ett ämne per e-post. E-post ofta blir skummad. Om det är för komplicerat att vara kortfattad sedan använda telefonen med en uppföljning meddelande eller brev om det är nödvändigt att ha ett papper spår.

3. Göra ämnet klart att ämnet i meddelandet. Om du inte känner personen du skickar e-post innehålla namnet på den person som sa till dig att skriva i ämnet. Människor radera ofta e-post från främlingar så även ett namn på någon de känner i ämnet kan rädda e-post från att raderas.

4. Inte skriva e-post när du är arg. Du kan ångra att skicka e-post när du har lugnat ner sig. Återigen e-post kan offentliggöras lätt. Är det så du vill att folk ska veta att du?

5. Korrekturläsa din e-post. Om du är en dålig stavnings eller någon som inte är klart när du skriver, få någon att korrekturläsa din e-post. Dåligt skrivna e-postmeddelanden kan förvirra mottagaren och reflektera dåligt på dig.

6. Inkludera alla dina kontaktuppgifter på varje e-post. Om mottagaren har en fråga om e han /hon kanske vill ringa dig eller kontrollera din webbplats. Dessutom kapning e-postadresser har blivit vanligt. Om du alltid har dina kontaktuppgifter, då de i din adressbok som är vana att få e-post från du vet något är fel när det saknas.

7. Använd korta stycken och massor av blanktecken. Detta gör din email lätt att läsa.

8. Skicka alla relaterade dokument. Om du diskuterar ett dokument i ett e-postmeddelande, skicka en kopia av dokumentet även om du redan har skickat det. Förutsätt inte mottagaren har all den information han /hon behöver för att agera på din e-post. Skicka vad som krävs med din e-post.

9. Var försiktig när du e-posta en grupp. Kontrollera "TO" innan du skickar den. Är det lämpligt för hela gruppen eller bara en person?

10. Fyll i "Till:" sist. Om du någonsin av misstag skickade ut en oavslutad mail du kommer att förstå orsaken till denna sista tips. Du vill vara säker på att din e-postadress är perfekt innan du skickar den Omdömen  ..