. Hantera Papers: inkorg, utkorg, och allt i Between

Inrätta ett system som synkroniseras med livscykeln för papper Omdömen

Oavsett hur organiserade resten av ditt kontor kan vara, det &'; lätt att känns som saker är utom kontroll när ditt skrivbord är täckt med papper. Även om du kanske har hört rykten om att den så kallade “ papperslös värld och" har anlänt, du och jag vet att vi har mer papper kommer på oss än någonsin tidigare. Om du känner för att papper är en smärta i butt, du och' re inte ensam. Men den goda nyheten är om du sätter rätt system på plats kan du få tidningarna på kontoret under kontroll. Omdömen

För att komma upp med strategier för hur man handskas med papper, måste vi förstå att papper har en livscykel sin egen

1. Papper kommer in i ditt kontor – ut från datorn, via e-post, eller kanske förs in från möten eller konferenser Omdömen 2.. Du sortera papper – du sätter räkningar i en stack, tidningar och tidskrifter i en annan, korrespondenser måste du skriva in en tredje Omdömen 3.. Du bearbetar papper – du betala räkningar, läsa tidningar, eller skriva brev Omdömen 4.. Du arkivera papper – papper du och' re hålla långsiktigt sätts i din arkivskåp eller en låda Omdömen 5.. Du tar bort tidningarna och ndash;. Du tappar skräppost i papperskorgen eller strimla känsliga handlingar Omdömen

Dessa fem steg – i, sortera, bearbeta, arkivera och ut – är den grundläggande ramen för din pappersstrategi . Nyckeln till att hantera dina papper är att ha särskild plats för varje steg i papper och' s livscykel: en inkorg för alla de saker som är helt nya, a “ hot filer område &"; att hantera sortering och behandlingssteg; ett arkiv område för alla papper som du vill hålla på lång sikt; och en utkorg för papper som lämnar ditt utrymme helt. Låt &'; s. Titta på var och en av dessa i lite mer i detalj Omdömen

Det första är en inkorg. Detta kan helt enkelt vara en korg, låda, eller fack där du placerar alla inkommande papper och ndash; post, utskrifter, etc .-- hålla allt på ett ställe så att det spelar och' t gå vilse i det kaos av ditt skrivbord. När det &'; s tid för dig att faktiskt sitta ner och bearbeta dina nya papper, du don &'en; t behöver slösa tid på att söka ditt space. Bortsett från att samla in dina inkommande papper, är detta första skede helt handling gratis Omdömen

Naturligtvis många tidningar kräver några åtgärder från din sida –. En signatur, ett svar, en betalning. Det är där de flesta människor och' s system tenderar att falla ner. Vanligtvis kommer det att finnas en “ Att göra &"; stack, men det isn &'; t alltid bra eftersom vi har helt enkelt alltför många olika typer av åtgärder vi behöver vidta på en viss papper. Jag tror att det &'; s hjälp att ha en varm filer område: Detta kan helt enkelt vara en desktop-fil låda, kanske 6 &"; 8 &"; djup, som är lätt tillgänglig på alla kontor leverans butik. Insidan av denna fil ruta skulle du ha en serie hängmappar; Detta gör att du kan bryta ut dina uppgifter i de olika åtgärder som du behöver för att ta med specifika ord för varje åtgärd som dina papper representerar – “ Call &"; för telefonmeddelanden, “ Sign &"; för papper som kräver signaturer, “ Kalender &"; för händelser som du behöver för att lägga till ditt schema, och" Korrespondens &"; för brev, och så vidare. Nu, när du går igenom inkorgen kan du sortera dina papper till de särskilda åtgärder som varje pappers behöver. Detta gör det mycket lättare för dig att faktiskt ta dessa åtgärder: nu kan du ta tag i “ Call &"; mappen och göra alla telefonsamtal på en gång, eller ta “ Sign &"; mapp och underteckna alla dokument på en gång. I stället för att gå igenom en bunt To-Dos och gå fram och tillbaka och växling, nu dig och' re effektivisera hur du &'; re hantera dina papper. Skapa detta system bör spara en hel del stress, en hel del frustration, och förhoppningsvis en hel del tid och Omdömen

När du &';. Ve vidtagit åtgärder på dina papper via din varma filer område, kommer det att finnas några du måste hålla fast vid. De kommer att gå i dina arkiv – en fil låda, arkivskåp, eller fil låda. Detta är din långsiktiga, kylförvaring område. Du kan namnge dessa filer vad du gillar – vad gör den mest intuitiva känsla för dig Omdömen

Naturligtvis inte varje papper du vidta åtgärder behöver lagras.. Några av dina papper måste återvinnas, strimlad eller skickas tillbaka till världen. Det är bra att ha en papperskorgen och en dokumentförstörare intill där din nya post eller papper kommer in För tidningarna som behöver gå tillbaka till världen (utgående post eller interoffice dokument), det &'; s. Bäst att ha en motsvarande utkorgen bredvid din inkorg. Detta skulle vara där allt som du och' re ta tillbaka ut i världen skulle leva tills du &'; re faktiskt lämnar Omdömen  ..