Om dina anställda var alla tar två timmar Paket, Skulle inte du åtgärda det?

I dessa försöker ekonomiska tider, vi är alla letar efter möjligheter att spara kostnader och öka produktiviteten. Företagen har en enorm möjlighet att öka produktiviteten stirrar dem i ansiktet som tyvärr har gått i stort sett obemärkt. Omdömen

Vad är den möjligheten? Den återvunna produktiviteten kommer från ändrade e-postvanor. Tror du att jag ungen? Analysföretaget BaseX nyligen beräknat kostnaden för information overload för världsekonomin 900.000.000.000 $ per år. E-posthantering vanor är bland de brottslingar Omdömen

Har du någonsin slutat att observera eller fundera över vad din organisation och' s. E-post kultur är? Hur gör dina anställda använder det? Hur gör de hantera det? Hur gör de skicka det? Hur gör de sparar det? Vanor de antar, oavsett om de är positiva eller negativa, kan vara smittsam och plötsligt ditt företag har en egen e-post kultur.

vanor? Smittsam? När man tänker på hur många visningar dessa meddelanden har allt i varje person i din organisation dagligen, kan du snabbt förstå hur e-postmetoder kan bli kulturella och genomträngande. Omdömen

Här är bara ett exempel på hur ett e-mail kultur kan utvecklas. En chef inser att han måste ringa ett brådskande möte med tre av hans chefer. Han skickar ett e-postmeddelande sammankallandet att starta inom de närmaste 15 minuter. Två av de tre ser e-post och svara. Den tredje, som arbetade på ett viktigt projekt, inte har sin e-post öppna, missade mötet och retade hans chef.

Punkt tre har nyss lärt sig att han aldrig kan vända sin e-post av rädsla för att missa något viktigt. Men det spelar och' t-stopp här. Det rullar nedförsbacke. De tre cheferna har nu fått “ tillstånd &"; att använda e-post som ett brådskande leveranssystem. De använder det i sina avdelningar, och mycket snabbt, är hela organisationen smittats med detta virus. Ingen kan stänga av hans eller hennes e-post av rädsla för att missa något viktigt. Anställda blir slavar till “ brinnng &"; eller blixten på en nyanländ e-postmeddelande och stoppa produktivt arbete som helst något kommer in, även om det &'; s bara spam Omdömen

Och det &';. är bara ett exempel. Tänk på bruket av kopiering tio extra personer, bara så att ingen, inte ens de som bara avlägset intresserad av ämnet, missas. Eller vad sägs om att använda e-post som ett chattrum med flera mottagare för att försöka dialog? Eller vad sägs om att använda den för att kritisera någon och' s prestanda? En person gör det, andra gör det. Kultur ändras. Produktiviteten sapped. Din bottom-line påverkas negativt. Omdömen

E-post kan vara mycket kostsamt om den inte används på ett effektivt sätt. När man betänker den genomsnittliga återhämtningstiden från avbrott är ca 4 minuter, kan ni tänka er kostnaden för din organisation när folk ser upp varje gång ett e-postmeddelande. Gör matten. Om du slutar vad du &'; re göra varje gång du får ett e-post och få (endast) 30 e-postmeddelanden i en dag, som motsvarar 120 minuters återhämtningstid – två timmar av slöseri! Och det spelar ingen &'en; t inkludera den tid handing e-postmeddelandet. Nu multiplicera det med varje medarbetare, varje dag, och du kan se hur produktiviteten och lönsamheten på allvar kan börja sjunka. Omdömen

Föreningen påverkan kan vara häpnadsväckande. Återta en timme dagligen under en 20 personer avdelning möjliggör en nettoproduktivitetsvinst på 100 timmar per vecka! Återta även en halvtimme dagligen per anställd gör en nettovinst på 50 timmar per vecka. I båda fallen kan åtminstone en hel styrka återvinnas -. Och det är en liten 20 personer kontor Omdömen

Medan åtgärder är enkla att förstå, kan de vara svårt att ingjuta eftersom de kräver förändrade vanor, och ändra kultur. Men avkastningen kan bli enorm. Här är några av de åtgärder som kan föra din organisation de största avkastningen. Omdömen

Shift att kontrollera e-post sällan. För att omedelbart bekämpa denna förlust av produktivitet, ge alla i din organisation och" tillstånd &"; att stänga av auto-emot, och att bara kontrollera fem gånger dagligen – vid ankomsten, mitten av morgonen, efter lunch, på eftermiddagen, och en halv timme före slutet av dagen. Eller har dem schemalägga leveranser e-post var 90 till 120 minuter. Denna praxis ändrar antalet avbrott från kontinuerlig endast 5-8 dagligen, i huvudsak korta återhämtningstiden att bara cirka 30 minuter dagligen – en besparing på 90 minuter tillsätts direkt tillbaka till din vinst. Mindre ofta människor kontrollera sina inkorgar, desto mer produktiva de kan vara. Detta en förändring enbart skulle kunna stå för en timme eller mer av återvunnen produktivitet per arbetstagare per dag. Omdömen

Hindra brådskande e-postmeddelanden. ALDRIG använda e-post omgående. Om det finns ett brådskande ärende eller om du behöver ett svar på mindre än 3 timmar, uppmuntra varje medarbetare att plocka upp telefonen eller gå ner i korridoren. Och hedra denna praxis själv. En angelägen e-post från chefen kommer att lära arbetstagarna att de inte kan stänga ner sin e-post och måste kolla upp det hela tiden. Detta “ lärande &"; i huvudsak återinförs de ständiga avbrott du försöker erövra. Omdömen

Plocka upp telefonen. Ju fler e-postmeddelanden som skickas, desto fler e-postmeddelanden en anställd erhåller. E-post är avsedd att dela information, inte dialog. Om varje arbetare anser bumerangeffekten av varje e-post han eller hon skickar, kommer färre e-postmeddelanden skickas. Plocka upp telefonen för att ha en dialog är fortfarande en mycket effektiv affärspraxis.

Om du kan ingjuta bara dessa tre vana förändringar bland alla dina medarbetare, kommer du att se en märkbar förbättring av produktiviteten. Omdömen

Ibland är det inte bara kostnadsbesparingar. Snarare, om du kan återta produktiviteten som har förlorats på grund av en nära pandemi av produktivitets sapping e-postvanor hela organisationer, you &'; ll se det i din vinst. Beakta effekterna av att få 10% -20% av varje arbetstagare mer? Nu DET &'; S vad som kommer att återuppliva ekonomin Omdömen  ..