Kalender röran: När kalendern är inte Real, kan det vara riktigt Confusing

När jag tittar på kalendrarna för mina klienter, de &'; re alltid visar “ utnämningar &"; att Aren &'; t verkliga åtaganden. Många av dem är påminnelser eller uppgifter och några av dem konkurrerar möten eller möjligheter. Och ingen av dem borde vara där Omdömen

När dessa poster visar på din kalender på en gång, grumlar upp din vision om var din tid är faktiskt på väg och vad du &';.. Re verkligen åtagit sig att Omdömen

Vad du ser är en hel del sida vid sida möten och överbefolkade dagar. Och om någon frågade dig att schemalägga en verklig möte eller ring med dem, dig och' D måste sålla igenom en mycket mer information än nödvändigt, att ta mer tid och energi att säga och" ja &"; eller “ ingen &"; snabbt.

Jag vill göra det enkelt för dig. Låt &'; s börja med en separering av uppgifter: den typ som går på din uppgiftslista och den typ som går i din kalender. Dessa är två separata system för olika typer av information och två olika syften. När det används på rätt sätt, kan du snabbt och enkelt granska dina åtaganden och ansvar Omdömen

Din kalender är för schemalagda möten och åtaganden ENDAST: möten, samtal, besök, läkare och' s möten, semestrar, pick-ups, drop. offs, etc … Vad det än är, bör det planeras och visar på din kalender för exakt – eller nära den exakta – tidsram.

Uppgifter, uppgifter och påminnelser ska gå på din uppgiftslista. . De är inte bokstavligen planerat, men bör anges och målinriktade för åtgärder på vissa dagar i veckan. Om du inte behöver en stor block av tid att binda dig och få något gjort, uppgifter sällan planeras i kalendern Omdömen

Om du &';. Re inte klart om hur man bäst använder dessa system, I &'; ve delade fyra frågor och svar under denna födda från verkliga samtal med kunder om deras kalendrar för att hjälpa dig lättare skilja din information och de-röran din kalender. Omdömen

1. “ Hur gör jag minns att hon och' s på lägret &";
Du kanske vill komma ihåg när en anställd är på semester eller när en make tar en affärsresa. Min klient ville komma ihåg att hans dotter skulle lägret för veckan och hade datum och tider planeras på varje dag, men det muddied upp sin kalender och visade en rad sida vid sida uppdrag: de för sig själv och sedan hans dotter och' s läger engagemang. Men det &'; s gillar inte att han var tvungen att släppa av henne eller plocka upp henne eller göra något i samband med detta. . Han ville bara komma ihåg det Omdömen

Så för att bli av med side-by-side möten kämpar om utrymmet på hans kalender, vi ställa in lägret rekord som en “ All Day Event &"; från måndag till och med fredag ​​samma vecka, så när hon var på lägret var faktiskt visar på toppen av sin kalender och ut ur hans arbetsdag schema. Omdömen

2. “ Hur jag minns andra möte som jag nog &'; t delta &";
Ibland har vi konkurrerande möten, samtal eller möjligheter och vill komma ihåg att alternativet finns i fallet med det första åtagandet avbryts eller kortare varaktighet som förväntat

I stället för sida vid sida möten, visar endast utnämningen dig och'. ve åtagit sig att delta. Period. Sedan lägga den alternativa mötet, ring eller händelse på din Uppgiftslista som en uppgift om eventuellt delta i andra mötet om du har möjlighet Omdömen

Du bör titta på din uppgiftslista hela dagen ändå, så att du &';. Ll vara medveten om detta alternativ hela dagen lång. Om du får ut av ditt första möte tidigt, eller det &'; s annulleras, du och' ll ta reda på om du vill delta i alternativa möte eller ringa eller inte. Men tills dess, välj bara ett ställe att vara på en gång. Bestäm. Välj en. Detta kommer att förenkla din arbetsdag och minska din stress. Omdömen

3. “ Vad gör jag om min veckomöte &";
Om du har en gång i veckan, varannan vecka eller månad möte som du och' ve inrättas som ett återkommande möte, men för en dag &'; ve fick att åta sig ett nytt möte, samtal eller händelse som inträffar samtidigt, snälla och 'en; t lämnar återkommande möte visas för den dagen. Ta av den! Återigen, kan du &'en; t vara på två ställen samtidigt Omdömen

Om du aren och 'en;. T kommer att göra det för din återkommande möte, ta bort den! Systemet gör att du kan ta bort en förekomst utan att ta bort hela serien och du vill att din kalender för att visa exakt där du &';. Ll vara den dagen Omdömen

När du skilda uppgifter och åtaganden, och gör din kalender korrekta och Hittills dig och' ll snabbt se var din tid är på väg och vilken tid är fortfarande tillgänglig. Utanför din verkliga åtaganden, bör resten av din tid antingen vara öppen och redo för möjligheter eller skyddade och blockerade för arbete. Omdömen

Behöver du hjälp med att skilja dina uppgifter från kalender åtaganden och få ett fast grepp om allt du behöver att göra, måste göra och vill göra från vecka till vecka? Kom igång med Taskology ™ The Science of Getting Things Done. Prata om det med Leslie i en 20-minuters strategi session – GRATIS – bara genom att fylla i denna snabb Application. Då kan du vara fri från en rörig kalender och dussintals att göra-listor och börja göra kraftfulla framsteg idag. Fyll i ansökan. Omdömen

VILL ANVÄNDA här artikeln? Du kan så länge du inkludera denna blurb tillsammans med det. Nbsp Omdömen &;