Få e-post Under Control

Hantera flod av e-postmeddelanden som de flesta av oss behöver interagera med på daglig basis är en växande utmaning
Ingen &'; s. Volymen minskar. Att “ best är ute i ladan, och" och vi &';! re inte kommer att kunna skjuta tillbaka i Málaga Så, få ett grepp om den med en bra systematiskt tillvägagångssätt är avgörande för att stanna sane Omdömen

Om du är i den lilla minoritet av. människor för närvarande kunna behålla mindre än en skärm full av e-post för det mesta (eftersom din volym är låg och /eller du bearbeta dem snabbt och konsekvent), är ditt system förmodligen bra som det är. Om du regelbundet har många fler än som bor i din e-post-box, du och ' (hundratals, tusentals?); Re farligt föremål för stress och domningar i förhållande till din digitala kommunikations World

På grund av den mängd diskreta. meddelanden och den hastighet med vilken de dyker upp, e-post verkar vara en unik demon, hotell med en eget liv. I huvudsak är dock e-post är inte annorlunda än en stationär in-bricka eller en telefonsvarare – det &'; s helt enkelt en insamlingsbössa för inkommande kommunikation och information som måste bedömas, bearbetas och organiseras på lämpligt sätt. Och kontrollera e-post innebär samma utmaning som hanteringen av din fysiska inkorg – ofta för mycket saker som vi don &'en; t har tid eller lust att bearbeta och organisera sig som det kommer in så det blir lätt ett träsk av “. Iscensatt &"; eller “ i avvaktan &"; poster – sneglade på, kanske till och med läsa, men inte beslutat om eller effektivt organiserad (jag har upptäckt så många som 7000 e-post fortfarande variga i en klient och' si-facket). Omdömen

Den stora utmaningen

Som e-post är helt enkelt en in-box, måste det tömmas regelbundet för att vara maximalt funktionell. “ Tom &"; betyder inte att avsluta allt arbete inbäddade i din e-post – det innebär att fatta beslut om vad var och en medel och organisera det därefter. Samma procedurer gälla för alla in-box – vare sig det och' s facket på skrivbordet eller telefonsvararen. De bör behandla stationer, inte lagringsbehållare. Eftersom volymen i datorn är mycket större än en ljud- eller pappersbaserade och" i &"; Men att få det till noll förefaller särskilt skrämmande. Men det finns inget ljus i slutet av tunneln, om du bara låta saker stapla upp där. Det tar mindre ansträngning för att börja varje dag eller två från noll i din in-box än det gör att bibehålla “ amorfa blobbar &"; ackumulerad och oorganiserade “ grejer &"; som måste ständigt vara läsa och utvärderas för vad de betyder. Omdömen

Grunderna

Vi har sett hundratals unika sätt människor har kommit fram till att hantera sin e-post, och många arbetar bara fina – så länge ingenting går förlorat, inventeringen inte fortsätter att öka, och någon kan lätt se e-postmeddelanden de behöver för att agera på. Här är några grundläggande procedurer som ofta fungerar för alla:

Använd DELETE
lätthet med vilken vi papperskorgen saker från vår fysiska post doesn &'en; t verkar att översätta till datorn för många! människor – kanske för att e-post don &'en; t ta upp mycket fysiskt utrymme och de är så lätt parkerade någonstans som &'; s inte omedelbart i vårt ansikte. De och' re tillträder psykiska utrymme, dock, och ta bort allt som vi don &'en; t verkligen behöver, eftersom vi möter det, är avgörande för att hantera översvämningar. När du är osäker, kasta ut. Om du &'; ve låt e-post tornar upp, är rensning den första sak att göra. Ibland är det lättare att städa genom att klicka på “ Från &"; knapp som kommer att sortera dem efter deras källa –. Du kan ofta dumpa flera på en gång på det sättet Omdömen

Arkiv Review Använd en enkel förvaringssystem för saker du vill behålla som arkiv och supportinformation! . Om du &'; re en “ när du är osäker, hålla det &"; person, att &'; s bra, men don &'en; t har det täpps till din inkorg. Gör referens mappar i din webbläsare bar och lämna dessa typer av e-postmeddelanden där borta. It &'; s mycket lättare att förlora reda på dem bland de 500 eller 1000 i din in-box än i en mapp som du kan namnge. Och din Sökfunktion kan lätt hitta de flesta något med ett nyckelord. Undvik att använda kapslade mappar som du måste klicka på Öppna för att hitta filen. Ett enkelt alfa-sorterad lista – efter ämne, tema eller en person – är oftast tillräckligt och lättare att hantera på flykt. Rensa dem när du har små fönster tid med något bättre att göra Omdömen

Slutför <. 2-minuten och kära!
Ökända 2-minutersregeln är avgörande för e-posthantering. Allt du kan ta itu med på mindre än 2 minuter, om du och' re någonsin kommer att göra det alls, bör göras första gången du ser det. Det tar längre tid att läsa den, stänger den, öppna den och läsa den igen än det skulle för att avsluta det första gången den visas. I en tung e-postmiljö, skulle det inte vara ovanligt att ha åtminstone en tredjedel av dem kräver mindre än 2 minuter att skicka. Omdömen

Organisera e-postmeddelanden som kräver åtgärder och uppföljning! Omdömen Om du och' ve bort, inlämnad, och avslutat < 2-minuten e-post, du och' re vänster med bara två slag: (1) de som kräver mer än 2 minuter för att ta itu med och (2) de som representerar något du &'; re väntar på från andra. Ett enkelt och snabbt sätt att få kontroll är att skapa två mappar i din webbläsare bar – “ Action &"; och “ väntande &"; och lämna dem därefter. Dessa mappar ska vara visuellt skiljer sig från dina referens mappar och bör sitta högst upp i mapplistan, vilket kan åstadkommas genom att göra dem alla kapsyler med ett prefix skiljetecken som @ -tecknet eller ett bindestreck (vilket kommer att sortera mappar till toppen .) Review

Om du &'; ve bort, inlämnad, färdiga, eller sorteras din e-post till action påminner mappar du &'; re vänster med en tom inkorg. Nu, åtminstone, kommer det att bli mycket lättare att granska och utvärdera en mer fullständig inventering av ditt arbete till hands; och du och' ll finner det &'; s mycket lättare att fokusera – på e-post eller på något annat Omdömen

den pågående Challenge

Du måste alltid granska genomförbara e-postmeddelanden.. När du får din inkorg till noll, kommer det kännas fantastiskt. Men du kan &'en; t ignorera parti ACTION skickar mail till dig &'; ve organiserade. Problemet med datorer som påminnelse verktyg är out-of sight-out-ofmind syndrom. Om du &'; re inte ser över dem regelbundet nog, kommer de att börja gnaga på ditt psyke, vilket skapar ännu mer undvikande och dåliga känslor. Folk lämnar e-post i sin inkorg till att börja med av samma skäl som de stapla saker på sitt skrivbord, tänkande, och" Om det &'; si framför mig, vann &' I.. T glömmer det &"; Naturligtvis är det till synes praktisk vana av visuell cuing undermineras av volymen och tvetydigheten i vad &'; si högarna. De skapar domningar i stället för klarhet. It &'; s mycket lättare att bedöma din arbetsbörda med angripbara e-postmeddelanden organiserade på ett ställe. Men det kräver god vana att kontrollera dem regelbundet för att känna sig OK om vad du och' re inte göra med dem just nu Omdömen

Allt detta tar tid och mental energi.. Låtsas att du kan få e-post under kontroll utan att avsätta tillräckliga personella resurser för att göra det leder till frustration och stress. Dessa bästa praxis bidra till att göra processen så effektiv som möjligt, men den frihet som kommer från att ha dem under kontroll är fortfarande inte gratis. Precis som människor har lärt sig att acceptera pendla tid som avgifter de betalar för att bo och arbeta där de och'. D föredrar, måste de integrera tid och energi för att ta itu med e-post i sitt liv och arbete stil Omdömen

Anpassade Approaches

Som personlig programvara har fortsatt att utvecklas, både det vanliga skrivbordet samt myriader av kreativa små program och tillägg, möjligheterna för variationer i hur man hanterar e överflöd. De kan kodas, färgat, och automatiskt in. De kan sorteras efter prioriterade avsändare. De kan skjutas upp för hämtning vid senare tillfällen. De kan överföras och melded till uppgift och att göra ledningsfunktioner i andra delar av programmet. Omdömen

Om du ställer upp och börja vänja sig vid ett enkelt system mapp för genomförbara e-post, kan du hitta några specialiserad underkategorier användbart. “ Läs /Review &"; kan vara en mapp för FYI-typ e-post (även tryckta versioner av långa sådana är lättare att hantera än på skärmen). “ att skriva ut &"; kan vara användbart om du inte är på en skrivaren med jämna mellanrum. Vissa människor tycker att du tog dig tid att redigera ämnesrader i sina egna lagrade e-postmeddelanden till de särskilda åtgärder de måste ta är användbar. Omdömen

Best Practices

Men oavsett hur du justera det eller hur cool de unika funktionerna och bra trick är att du kanske utforska och även integrera så konsekventa funktioner i din personliga systemet måste de grundläggande principerna i god ärendehantering följas för att främja avslappnad kontrollen över odjuret:

Håll genomförbara och nonactionable e-post i separata platser Review, &';. är för komplicerad och påfrestande för hjärnan att ständigt måste åter sortera det varje gång det ser på det. Ett system fungerar mycket bättre än ditt psyke för det. E-postmeddelanden som sparas i referens mappar som fortfarande representerar saker att göra producera ångest; och e-post i inkorgen som bara behövs för återvinningsbar information kommer dimma upp ditt fokus. Eftersom de flesta människor don &'en; t har en bra action-påminnelse systemet i sig, de försöker göra deras referens mappar ett system för att komma ihåg vad man ska göra, och som aldrig verkligen fungerar. Om referens- och action påminnelser är skilda saker, gör det mycket mer frihet och lätthet med att hålla så mycket referensmaterial som du vill. Det blir helt enkelt ett bibliotek Omdömen

Håll rent Återstod Omdömen verkar själv generera men det spelar och'.. T självförstörande! Stryk det du kan börja med, och rensa dina referensfiler regelbundet, eftersom det blir inaktuell och förlorar sitt värde för dig. Omdömen

Håll dem över.
Som med alla action-påminnelse systemet, om du inte &'en; t översyn och ompröva påminnelser om åtgärder som du kan behöva ta, din hjärna kommer att ta tillbaka jobbet; och det spelar &'en; t gör det jobbet mycket bra. You &'; ll sedan undvika att titta på ditt system och inte riktigt litar på vad du &'; re göra på grund av de dolda överenskommelser med dig själv du &';.. Ve försummat att omförhandla Omdömen

Var bra på tangentbordet Omdömen Vi skulle vara försumligt att inte påminna er om en av de viktigaste faktorerna i e-posthantering – hur snabbt du skriver och hur enkel du är med kortkommandon och koder. Inte bara är dålig skrivhastighet ineffektivt, det skapar ett motstånd att engagera sig med e-post som undergräver alla de bästa avsikter att få bukt med det. Om du &';. Re inte upp till åtminstone 50 ord per minut, Tvillingarna med en bra skriva handledare kan göra en enorm skillnad Omdömen

Vi rekommenderar att du använder enklaste sättet kan du klara dig med, ansluter sig till dessa grund bästa praxis, särskilt om du &'; re något börjar från noll med att få detta område under kontroll. Om du är relativt sofistikerade i din e-posthantering redan, och inrätta mer komplicerade förfaranden för dig själv har faktiskt gjort det enklare att &'; s fantastiskt. Utmaningen är dock att hålla den aktuell, fullständig och konsekvent – och inte kräver mer tid och tänkte än värt payoff du kan få. Din process måste vara så grundläggande och nästan automatiskt att du kommer att behålla den även när du inte &'en; t känner för att göra det Omdömen

E-post, precis som alla kraftfullt verktyg, kan vara en välsignelse eller en förbannelse.. Och om verktyget går med jobbet, du behöver investera i vad som krävs för att använda den klokt och säkert. Det är en enorm produktivitet förstärkare, men när det blir ifrån dig, det &';.. Sa svår yrkesrisk Omdömen