Office Etiquette: Messages

Vår moderna meddelandetjänster teknik är så trevlig och snabbt att vi har hamnat i en alltför avslappnad användning av det, vilket ofta gör det svårt för mottagarens.

Den här casualness har spridit sig att möta människor ansikte mot ansikte, där ett antagande görs att alla känner igen och minns namnet på alla andra.

Vissa dåligt budskap Exempel

Ett e-post läsa. Omdömen

“ Bara fax fakturan till mig och jag &'; ll ta hand om det &";

Vad var det faxnummer, undrade jag? I E-post tillbaka med frågan.

Nästa E-post läsa:

“ faxnumret är på undersidan av E-post och" Omdömen

Men det var inte &'; t.. I E-post detta tillbaka.

Den sista E-post läsa. Omdömen

“ Det var på botten av E-post som jag skickade till dig förra månaden &"; Omdömen

Suck. Varför couldn och' t hon har precis skickat faxnumret till mig med den första e-post?

Ett röstmeddelande sade:. Omdömen

“ Ge mig ett samtal tillbaka på mitt kontor &";

Men jag var ute på stan med min mobiltelefon, och visste inte sitt kontorsnummer Omdömen

En telefonsvarare sade:. Omdömen

“ Hej, det &'; s Jen . &";

Men jag kunde inte och' t ihåg vem Jen var Omdömen

En person ser mig komma in genom dörren och ropar:.. Omdömen

“ Hej, Ruth &";

Vem kan det möjligen vara? Jag undrar. Jag träffar många nya människor varje vecka. Mötte jag den här personen, eller gjorde de se mitt namn och bild någonstans? Omdömen

Polite moderna kommunikationsregler

Det finns några enkla regler som tar dig från att vara förtret med dina röstmeddelanden , e-post, och ansikte mot ansikte möten, att vara en hjälpsam och artig personen Omdömen

För röstmeddelanden. Omdömen

• Ange alltid ditt fullständiga namn och namnet på ditt företag Omdömen

• Om det är någon som kanske inte känner dig, upprepa där du träffade Omdömen

• Lämna ditt telefonnummer två gånger, en gång i början och en gång i slutet Omdömen

• Gör meddelandet kort men till punkten Omdömen

För E-postmeddelanden:

• Leder alltid bort med att upprepa det ämne som diskuteras Omdömen

• Bifoga alltid alla dina kontaktuppgifter i slutet Omdömen

• Använd fullständiga meningar och punktera ordentligt Omdömen

För Face-möten. Omdömen

• Stick ut din hand för ett handslag, ange ditt namn, ditt företags namn och varför personen kanske känner dig

• Don &'en; t använda någon &'; s namn om du inte är säker på det
.