Executive Challenge # 5: ". Det är helt enkelt inte tillräckligt med timmar på dagen för att få allt gjort"

Tycker du själv ofta på efterkälken i dina arbetsuppgifter även om du arbetar 12, 14, eller till och med 16 timmar per dag ? Tycker du att i slutet av dagen, du fortfarande tillflyktsort &'; t avslutat din att göra-lista? Sanningen är att lära sig att hantera din tid kan göra eller bryta din framgång som ett verkställande.

Omdömen

Låt &'; s ansikte det: Det finns bara 24 timmar på en dag. Du kan &'en; t “ göra &"; mer tid om du inte uppfinna en tidsmaskin. (Och om du räkna att ett ut, I &'; D gillar att investera.) Men även om du kan &'en; t skapa tid, kan du använda din tid mer produktivt. De mest framgångsrika chefer gör.

Omdömen

Omdömen

Här är några steg för att få mer kontroll över klockan

Omdömen

Omdömen

< b> inser värdet av din tid Omdömen Billionaire John Paul Getty var en serie cigarr rökare tills han insåg en dag att -. baserat på vad han skulle göra varje timme - han spenderade motsvarande $ 50.000 per år rökning. Det wasn &'; t $ 50.000 värde av cigarrer; Det var $ 50.000 värde av sin tid!

Omdömen

Omdömen

Det är säkert tar hem frasen, “ tid är pengar, och" doesn &'; t det? I själva verket tror på de ord vi använder för att tala om tid. Vi spendera Omdömen det, avfall Omdömen det, och spara Omdömen det – precis som pengar. Om du tänkt på varje minut av din dag som värd, säg, $ 10, skulle inte, &'; t du tittar på den minut annorlunda? Börja med att uppskatta den sanna “ värde och" av din tid, och du kommer att börja spendera dina minuter klokare, avfall Omdömen färre av dem, och spara Omdömen själv en hel del tid.

Omdömen

Omdömen

Logga din tid Omdömen jag ber mina klienter att bli mer medvetna om hur de tillbringar sin tid genom att skapa en logg som &'; s. anges i 15-minutersintervall från det ögonblick de vaknar till den tidpunkt då de går till sängs. Du kan göra det i tabellform, eller så kan du skapa den i Excel. Det viktiga är att vara metodisk och disciplinerad om det, bär stocken med dig, och kom ihåg att skriva ned vad du är “ verkligen &"; gör under varje 15-minuterssegment av dagen. Börja på en måndag morgon och gör detta för en hel vecka.

Omdömen

Omdömen

Här &'; s ett prov log:

From………………………To………………………Activity

6:00………………………6:15…………………….Check e-postmeddelanden från London office

6:15………………………6:30…………………….Go för en swim

6:30………………………6:45…………………….Get redo för arbete Omdömen

Etc.

21:30……………………21:45…………………..Read Finans Report

21:45……………………22:00…………………..Put barn till sängs Omdömen

Omdömen

Omdömen

När du &'; ve skapat en logg för en hel vecka, sitta ner med flera olika färger av överstrykningspennor, och tilldela en färg till varje viktig del i ditt liv. Till exempel kan du använda en färg för familjen tid, en annan för klientarbete, och andra färger för tid på administrativt arbete, personlig lugn stund, personalutveckling och ndash; vad är de viktigaste verksamheterna. Gå sedan igenom din logg, markera varje 15-minuters segment med lämplig färg.

Omdömen

Omdömen

I slutet, kommer du att ha en klar “ färgkodade bilden &"; om hur du använder din tid. Vilka områden i ditt liv och verksamhet fått mest uppmärksamhet? När du går igenom loggarna, ställa dig följande frågor:

Omdömen

Omdömen

1. Vad är din största “ ah-ha och" som ett resultat av att spåra din tid?

2. Vad behagar dig mest när man tittar på hur du tillbringar din tid?

3. Vad dålig tidsplanering vanor har du avslöja?

4. Av de färger du ville Omdömen att se de (t.ex. klient tid, tid för familjen, etc.), vad hindrade dig från att spendera tid i dessa nyckelområden?

5. Nu när du ser där du verkligen spendera din tid, vad och' s # 1 sak du vill ändra?

Omdömen

Omdömen

Granska Non-förädlingsvärde.
Många chefer upptäcker att de tillbringar så mycket som 40% av sina dagar på icke-värde tillsatta aktiviteter som e-posthantering eller oviktiga telefonsamtal. Om det &'; s du också prova dessa strategier:

Omdömen

Omdömen

1. Fastställa prioriteringar, och skydda dem hänsynslöst
När någon ber dig att hjälpa dem med något, fråga dig själv, och". Om jag gör detta, kommer det att ta tid från mina viktigaste prioriteringar för dagen &"; Om så är fallet, fråga om du kan hjälpa senare.

Omdömen

Omdömen

2. Förstå dina biorytmer.
Observera när du har energi nedgångar under dagen, och planerar att arbeta på dina främsta prioriteringar när du har mest energi.

Omdömen

Omdömen

3. Delegera, delegera.
Flesta av mina kunder att hitta de kan delegera de flesta administrativa uppgifter till övriga anställda.

Omdömen

Omdömen

4. Planera dedikerade fokus tid.
Ge dig själv särskilda riktlinjer tids för e-posthantering och /eller andra uppgifter, och hålla fast vid det. Låt din personal vet att du kommer att arbeta på e-post mellan, säg, 8: 30-9: 00 am varje morgon eller att du stänger din dörr och arbete utan avbrott från 2: 00-4: 12:00 dagligen.

Omdömen

Omdömen

5. Få röststyrd programvara, och diktera din e-post.
Min produktiviteten nästan fördubblas när jag diktera in i min dator snarare än skriver mina e-postmeddelanden.

Omdömen

Omdömen

6. Installera en stor klocka på din vägg
Tiden kan glida rätt av om du inte &'en;. Inte stanna medveten om hur mycket passerar medan du arbetar på en uppgift.

Omdömen

Omdömen

7. Vara hänsynslös om möten.
Be att få se en dagordning i förväg för att se till att du verkligen behöver för att delta i ett möte. Om din personal slösa tid på möten, ta bort stolar från mötesrum. Om folk måste stå, jag garanterar möten kommer att vara kort, söt och produktiv!

Omdömen

Omdömen

8. I slutet av varje dag, skriva ner din topp tre prioriteringar för nästa dag.
När du anländer på morgonen, gör ingenting annat tills du har åstadkommit din # 1 uppgift. Du kommer att börja dagen med en känsla av prestation som kommer att driva dig att avsluta dina andra prioriteringar.

Omdömen

Omdömen

9. Utnyttja ledig tid.
En av mina klienter inrätta en regelbunden veckomöte med sin chef i USA under sin 20 minuters bilresa till kontoret varje torsdag morgon. Hur kan du använda när du &'; re väntar någonstans eller fastnat i Bangkok trafik?

Omdömen

Omdömen

Bra time management kunskaper verkligen kan spara tid och pengar - varför inte börja din “ sparplan &"; idag
 ?.