En 5-minuters Time Management Solution

Som produktivitet och time management coach, ofta hör jag “ Jag don &'en; t har tid att arbeta med time management, det tar bara för mycket jäkla tid &"!; Detta är sant om du väljer ett komplext system som Getting Things Done, Franklin Covey systemet, och andra, som kräver att du att lära sig systemet, sedan “ rensa däck &"; att börja genomföra det.

Det är dock inte nödvändigt att genomföra ett komplext system för att förbättra din produktivitet och time management färdigheter i de närmaste minuterna. Här är början på ett mycket enkelt, 5 minuters system som jag ger ofta mina kunder som vi börjar arbeta tillsammans, och det fungerar om du är en chef i ett stort företag eller en stay-at-home mamma:

Varje morgon (eller kvällen innan om du föredrar), skriva ner de saker som du behöver göra den dagen Omdömen. Börja med att definiera en till fem främsta prioriteringar. Dessa är de uppgifter som verkligen definierar din dag: Om det är allt du kan åstadkomma, gick din dag ganska väl. Spåra en linje tvärs över sidan under de ett till fem prioriteringar, sedan skriva resten av dina uppgifter för dagen. Se till att skriva bara antalet uppgifter som du rimligen kan avsluta den dagen, i vetskap om att oväntade förfrågningar kommer upp också. Som en tumregel, rekommenderar jag att lämna ca 25% av din dag öppna för att ta itu med det oväntade.

Ta sedan en timer Omdömen - ett kök timer, timer på din telefon, en online timer, något som räknar ner minuterna och ringar när det blir noll är perfekt.

Ange den till 25 minuter.

Börja arbeta på din första prioritet för dagen
, på ett fokuserat sätt, utan att några avbrott för inbrytning.

När timern ringer, ta en 5 minuters paus
Om möjligt, ta en hel paus från arbetet (dvs. ingen arbetsrelaterad uppgift. stretch, gör en fem minuters spel Angry Birds, en mini-meditation). Vid minsta skift uppgift helt att göra något som går snabbt och enkelt, såsom en snabb e-post kontroll, arkivering några papper, etc. Omdömen

Upprepa
timer steg så ofta du kan under dag tills det &'; s dags att åka hem.

Du &'; ll bli förvånad över hur mycket du har åstadkommit på en dag.

Denna mycket enkel metod ger dig en bra höra start på att behärska din tid eftersom den är utformad efter hur vår hjärna fungerar, särskilt när det gäller att fokusera. Våra hjärnor kan upprätthålla fullständig fokus endast 20 minuter eller så. Att arbeta i ett fokuserat sätt utan avbrott för mycket längre än-däck hjärnan, vilket lämnar mindre möjlighet att lösa problem, vara kreativ och arbeta snabbt.

Bra raster, å andra sidan, låta våra hjärnor att slappna av, ladda och fokusera. Sätt korta skurar av mycket intensivt fokuserat arbete med korta, laddning raster och du har en kraftfull metod för att hantera din energi och ditt fokus.

Detta kommer naturligtvis inte svara på alla de utmaningar som du kan ställas inför under dagen - hur man handskas med avbrott i denna rutin är en av de första - men det kommer att öka din produktivitet och minska .. gång du behöver göra saker, vilket ger dig tid och tillgänglighet för att arbeta med en coach för att skapa och genomföra ditt eget, omfattande time management, produktivitet och energiledningssystem Omdömen