Hantering Oväntat Events

Det är bane av alla scheman, förstöraren av alla planer. De är fruktan för chefer och samordnare överallt. De tar arrangören på knä. Omdömen

De är oväntade händelser. Omdömen

Oväntade händelser tar upp värdefull tid och energi och pengar. De använder resurser som planerats för något annat. Så hur ska vi tillåter och planera för det oväntade? Hur kan vi införliva vad vi inte förutse i våra planer? Vi gör detta genom att använda två strategier:. Buffertar och flexibilitet Omdömen

buffertar

En buffert är en del resurser som inte tilldelas. Det är resurser som vi har till vårt förfogande, men vi använder inte i våra planer. I budgetering, vi kallar det en "nödfond", vilket är pengar som vi har på ett konto, men som inte är en del av vår budget. I time management, dessa är tidsblock som är på schemat, men som inte är en del av schemat. Omdömen

Hur mycket ska vara i en buffert? Beloppet är flexibel, beroende på var vi befinner oss i planen. En "katastroffond" bör vara tillräckligt för en tidsperiod utan någon inkomst; till exempel om vi arbetade på en familjs månadsbudget, bör det finnas tillräckligt med pengar för en månad av kostnader utan någon inkomst. Om vi ​​arbetar på ett veckoschema, bör vi ha tillräckligt med ledig tid för en cykel av aktivitet, säger en uppsättning sysslor eller en uppsättning av möten. Den här gången behöver inte vara allt i ett block, men vi borde kunna se det i vårt schema. Omdömen

Till exempel, säger vi arbetade med ett byggprojekt, som remodeling ett hus. Vi har ett antal personer som arbetar på ett samordnat sätt, som en elektriker och rörmokare och ett team av snickare. Vi arbetar sex dagar i veckan på huset. För varje vecka, bör vi ha en buffert på en dag (10 timmar) av ledig tid bland laget. Inte alla har 10 timmars fri tid, men vi kan se en totalt 10 timmar. Då, som veckan fortskrider, då kan förkortas, tills den sista dagen (dag 6) Vi har kanske 2 eller 3 timmar oplanerad. Om vi ​​försöker att schemalägga varje timme varje dag för varje person i laget, vi riskera hela schemat för oväntade händelser. Genom att sätta en fri tid i tidtabellen, är vi mer benägna att hantera det oväntade. Omdömen

Flexibilitet

Den andra verktyg för att hantera det oväntade är flexibilitet, förmågan att anpassa sig till förändrade omständigheter. Uppgifterna i planen bör ske i en schemalagd planerad sätt. Men vi behöver ha några uppgifter som kan flyttas runt. På så sätt, när en oväntad händelse inträffar, kan vi flytta dessa uppgifter runt för att göra plats för att hantera oväntade händelsen. Omdömen

Låt oss gå tillbaka till vårt hus ombyggnad. Vissa uppgifter måste göras vid vissa tider, som att få redo för en inspektör. Däremot kan andra uppgifter flyttas, som att bygga verandan. Om något oväntat händer, kan vi fördröja byggandet av verandan förrän senare i veckan; denna rörelse ger oss tid att hantera oväntade händelsen. Omdömen

Planerad för oplanerade

Huvudtanken är att det kommer att bli oplanerade händelser och behov, så vi behöver att lägga undan resurser för att hantera oplanerade. Att schemalägga alla resurser, särskilt hela tiden, är helt för att riskera att vårt schema explodera när det oväntade inträffar. Detta är en stor risk, och en som är onödigt. Även om vi inte kan hantera allt, kan vi hantera de flesta, om vi planerar för oplanerade Omdömen  ..