Är min affärs för liten för Project Management?

Du kanske tänker att ditt företag är alldeles för liten för BIG projektledning tekniker, men det är helt enkelt inte fallet. Don &'; t låta alla de tjusiga termer som Network diagram, Gantt-schema, och Work Breakdown Structure skrämma dig. Och don &'en; t orolig om du inte &'en; t vet hur man använder Microsoft Project eller Primavera eller någon annan PM program där ute … du don &'en; t behöver det.

Project Management handlar om att organisera dina data för ett specifikt projekt och uppdatera den allteftersom projektet fortskrider. Du kan använda ett Word-dokument eller en Excel-kalkylblad om du vill, så länge du har något dokumenteras för ditt projekt, du bidrar till framgång för projektet.

Låt &'; s granska definitionen av ett projekt … ett projekt har en början och ett slutdatum med definierade resurser. Så om du har ett projekt som ska börja i morgon och slutet av nästa fredag ​​med en fastställd budget på $ 1000 och 2 entreprenörer som arbetar på det och hellip; Du har ett projekt! Och du kan hantera det på ett effektivt sätt genom att börja med en penna och papper. Inte övertygad ännu? Okej, låt och' s över hur vi kan åstadkomma detta ... Omdömen

Först måste du bestämma hur många arbetsdagar måste du slutföra projektet, minus ferier, Helger (såvida du inte är en arbetsnarkoman som jag), och planerad semester. Så få dina kalendrar och börja räkna. Nästa, krafsa den siffran ner för framtida användning.

Nu till sammanbrott uppgifterna. Du kan enkelt skapa en Work Breakdown Structure, eftersom det är ingenting annat än en mycket högstämd detaljerad beskrivning. Nivå 0 är det största projektet målet är nivå 1 den första uppgiften, då kan du lägga till deluppgifter under det och gå vidare till att lägga din nästa nivå (s). Till exempel, här skulle vara en urvals WBS för att göra fattiga riddare. * min personliga favorit * Omdömen

Nivå 0 Gör French toast Omdömen Nivå 1 Samla ingredienser (eller material) katalog (det är okej att lista ingredienser nedanför nivå) dvs spatel, panorera, ägg, bröd, kanel , etc …
Nivå 2 Förberedelser Review förvärma pannan
Lägg smör panorera Omdömen Vispa ägg i en skål med kanel Omdömen Nivå 3 Cook Omdömen Dip bröd i äggsmeten på båda sidor Omdömen Lägg bröd att panorera Omdömen Flip när den ena sidan är brun Review, ta bort när andra sidan är brun Omdömen Nivå 4 Clean Up
Tvätta pan och en spatel
Skölj rätter och sätta i diskmaskinen
Lägga undan ingredienser
rent bord Omdömen

Jag valde att inte inkludera uppgiften att äta, även om det var frestande. ;-)

Så nu har du dina uppgifter uppdelade i nivåer med deluppgifter, nu är du helt enkelt tilldela dem. Bredvid varje uppgift sätta en person &'; s namn, en av dina resurser. Då har dem uppskatta hur många timmar, dagar eller till och med minuter det tar att slutföra varje uppgift. Innebär alltid din personal i den här processen. Omdömen

Nu är du redo att göra några grundläggande beräkningar. Summera timmar (eller vad måttenhet du använde) för varje resurs och multipel som genom sin lön takt och Voila! Du har en bra början kostnadsanalys för projektet.

Nästa steg skulle vara att lägga i materialkostnader, kostnader och sådant och lägg det till början kostnadsanalys siffror och subtrahera från din totala budget. Är du under eller över budget? Om under, Bra för dig! Om över, måste du gå tillbaka till din disposition och se var du kan skära ner på tiden för vissa uppgifter, eller kanske snåla lite på billigare material. Av ännu bättre, vilka uppgifter som kan göras samtidigt! Din absolut sista utväg är att skära lönenivåerna. Du behöver dina resurser glada och produktiva. :-D

När du har siffrorna som du vill, ta all denna information och anslut den till ett Word-dokument med ett bord eller punktlista, eller Excel med rader och kolumner.

Här är några tips:
• Använd celler i en tabell eller celler i ett kalkylblad att rita efter dag, vecka eller uppgift Omdömen • Använd excel Sum knappen för sammanlagt kolumner och rader med ett klick Omdömen • Markera eller Skärm i färgkritiska uppgifter som måste fyllas i tid Omdömen

Att hålla det enkelt är nyckeln för småföretag som jag själv, men tro mig du använder de grundläggande begreppen projektledning och du kan bli framgångsrik med Det. Ge det ett försök! Om du fastnar, ger GCL en inbjudan till en gratis 30 minuters konsultation. Fram till dess …
.