Accounting Software Solutions Saker att tänka på innan du köper

När du förbereder dig för att kompilera behovsanalys för din nya bokföringsprogram lösningar eller ERP-system, du har inga tvivel grundligt identifierat dina affärsprocesser !. Men det finns tre områden kommer vikt att du kan ha förbisett, men vann &'en; t vill ignorera. Dessa är ärendehantering, datahantering och dokumenthantering. Omdömen
dokumenthantering
Titta på alla lista över heta ämnen inom teknik under de senaste fem åren och kommer du säkert se dokumenthantering, eller “ papperslösa kontoret &";. Medan tio år sedan användarna som används för att håna en sådan föreställning, har de flesta företag nu antingen antagits eller designar planer dokumenthantering . När du går igenom produkter, kolla på hur de rymmer dokumenthantering. Hur dokument digitaliseras ? Hur är de filer som bifogats till transaktionerna ? Hur de är krypterade och lagras   ; Vilken funktionalitet ingår i systemet och vad som behöver göras med en tredje part dokumenthanteringslösning Vad skannrar används Vad är hårdvaru (scanners) och programvara investeringsbehov Omdömen ?
Workflow Management
Som det papperslösa kontoret materialiseras, kommer det att finnas färre dokument fysiskt flödar från skrivbord till skrivbord för granskning och /eller hand signatur godkännande. Godkännande kommer att göras elektroniskt, och utformningen av den godkännandeprocess betecknas som arbetsflödeshantering. Systems inkluderar nu möjligheten att utforma godkännandeprocesser, och flexibiliteten att inkludera enklaste till komplexet. Oavsett om det och' s tidrapporter, en budget, eller en utgift, granskning och godkännande processen behöver grunda sig på ett automatiserat arbetsflöde av elektroniska dokument och varningar som rymmer din nivå av komplexitet. Se till att du granska dina egna interna processer här också, med deltagande av alla gruppmedlemmar som är ansvariga för tillstånd. Det och' s stora lärande process som kan leda till bättre affärsmetoder samt ökad effektivitet Omdömen ! Omdömen Datasäkerhet
Med all denna information och data flytta runt på kontoret, det &'; s absolut nödvändigt att se till att det &'; s säker . Förutom federala lagar såsom hippa, har majoriteten av stater antagit ytterligare lagar datasäkerhet. Påföljder för brott mot säkerhetsregler kan nå $ 500.000, för att inte tala krympling kundernas förtroende, eller till och med äventyra deras personliga information. Därför användning av filkryptering, är kritisk användning av portaler för extern åtkomst och filöverföring och noggrann hantering av dokumentbilagor. Fråga dina potentiella leverantörer vad de rekommenderar för datasäkerhet, vilka verktyg som ingår i deras system för att underlätta detta , och vilka ytterligare åtgärder som de rekommenderar utöver det att försäkra din data är säker Omdömen . Omdömen Oavsett om du &'; re redan i ett papperslösa kontoret, utforma ett dokumenthanteringssystem, eller bara resignerat inför det faktum att “ en -dagen &"; dessa uppgifter säkerhetsfrågor kommer att påverka dig (den dagen är idag, folks), över hur systemen itu med dessa områden kommer att lämna dig väl positionerat att gå framåt.
.