Varför Great Customer Service är så avgörande för en virtuell Assistant

Kundservice är en kraftfull differentiator som kan ställa in en virtuell assistent bortsett från hennes konkurrenter. Detta kan direkt översättas till flera nya kunder, mer arbete från befintliga kunder och förmåga att ta ut högre yrkes priser.

Och ännu för alla dess potentiella fördelar, vissa virtuella assistenter tror att bara vara artiga, professionell och tillmötesgående räcker. Med andra ord, de verkar förväxla kundservice med “ vara trevlig &" ;.

Sanningen är ett företag kan inte odlas på “ trevligt &"; ensam. Det vanligaste klagomålet som jag hör från folk om deras TIDIGARE virtuell assistent är inte att de weren &'en; t “ nice &" ;, men att de gjorde &'; t kommunicera, eller hur &'; t svara på samtal eller e-post och aldrig låta kunden veta vad som var i rörledningen eller där det kan bli problem. Omdömen

Så om du är en virtuell assistent och en övergripande trevlig person, men har ett problem att behålla kunder och att få återkommande kunder och word-of-mouth remisser, fråga dig själv om dig och'. re att göra någon av dessa misstag Omdömen

Att vara en VA först och allt annat sekund

Detta tänkesätt är lyx bara anställda har. När du arbetar för någon, har du en väldefinierad jobb – en administrativ assistent, en säljare, en redaktör. Nu när du är företagets ägare, du är först och främst en marknadsförare och en kund service manager.

inte lyssna på din klient

Ta dig tid att förstå varje kund och' s kommunikation och arbetssätt och preferenser. Detta inkluderar hur ofta bör du kontakta dem och med vilka medel; hur detaljerade bör rapporterna vara; vilka är deras rutiner för att hantera problem; även filnamnskonventioner och användning av lämpliga programversioner. Omdömen

Vissa kunder kan ha svårt att släppa taget när det gäller att delegera arbetet till en virtuell assistent och kommer att kräva frekventa och detaljerade lägesrapporter. Andra kommer att finna sådana uppdateringar onödig och störande. Vissa kommer att vara ok med bara e-post, medan andra kommer att vara mer bekväm med vanliga telefonsamtal.

inte hantera klient och' s förväntningar

Precis som sina kunder, virtuella assistenter har olika möjligheter och begränsningar när det gäller kompetens, tillgänglighet och arbetsstilar. Det är helt avgörande att matcha klient och' s förväntningar på dina möjligheter redan innan hållaren avtalet undertecknas.

Till exempel, om du inte arbetar tidigt på morgonen eller helger, ange det tydligt. Om det finns timmar när du &'; re offline eller inte kan svara i telefonen, låt kunder vet. Om du kommer att vara ur ditt kontor för en tid, se till att ge din kundbas med ett mobilnummer där de kan nå dig i nödfall.

vara kristallklart om hur lång tid det kommer att ta dig att svara på kunden och 'en; s meddelanden Omdömen

Var direkt och ärlig om din kompetens och erfarenhet.. Kunderna är inte marsvin. Med på projekt som kräver färdigheter du don &'en; t har eller som du bara har teoretiska kunskaper är ett garanterat sätt att förlora en kund och börja hala processen att tjäna en dålig online rykte. Du kan vara säker på att ditt namn kommer att komma upp i samtal med nästa VA eller en online vän eller kollega. Och inte på ett bra sätt!

inte stänga ned potentiella kunder

Turning ner kunder spelar ingen &'en; t verka som en bra idé, särskilt om en möjlighet är en bra passform för dina kunskaper och arbetssätt. Ändå har alltför många kunder eller alltför många projekt innebär att dina ansträngningar sprids för tunt. Bortsett från frågan om kvalitet, tar på sig mer arbete än du kan hantera kommer att ha en stor negativ inverkan på dina kunder serviceinsatser.

Du har ett par alternativ i denna situation. Du kan hyra en underleverantör VA att hjälpa dig med några av dina projekt, och därmed börjar processen att bygga och växande din egen praktik i en multi-va företag, eller så kan hänvisa kunden till en annan virtuell hjälp företag som du vet och förtroende

Ignorera klient och' s. behovet av öppenhet

Öppenhet är ett populärt ord nuförtiden. Men allt det egentligen betyder är helt enkelt visa dina kunder vad det är som du gör för dem. Detta inkluderar att låta dina kunder ser work-in-progress samt verktyg och metoder som du använder när du arbetar på sina uppgifter.

Det finns gott om alternativ som gör att just en sådan informationsspridning. Det kan vara något så enkelt som att dela dokument via Google Docs eller så detaljerad som att skapa en kundspecifik wiki för att hålla alla handlingar, länkar till resurser och standardrutiner. Vi använder och rekommenderar ClientSpot som gör vårt team att samarbeta med klienten på projekt, dela filer, och hålla koll på uppdrag och tidsfrister Omdömen

inte ta itu med problem och ignorera nödsituationer Omdömen

Det &'; s. ok att göra misstag. De flesta företagare förstår att enstaka misstag är oundvikliga. Det viktiga är hur du hanterar fel och nödsituationer. Hanteras på rätt sätt, kan även ett stort misstag förvandlas till en möjlighet att bygga klient och' s förtroende och lojalitet.

När du gör ett misstag eller står inför en nödsituation, låt kunden vet direkt. Be om ursäkt och äga upp till vad du &'; ve gjort fel. Sedan kasta alla dina resurser på att göra saker rätt. Och när det &'; s. Överallt, be om ursäkt igen och låt kunden vet hur du planerar att undvika liknande problem i framtiden Omdömen

inte belöna dina kunder

Ibland företag ägare får så upptagen att följa upp leads och jagar potentiella kunder att de glömmer bort sina befintliga. Gå bortom tackkort och säsongen och 'en; s gratulationskort. Även om jag är inte ett fan av att erbjuda rabatter för ditt hårda arbete, rekommenderar jag att göra något extra eller “ lagniappe för en klient som en gåva då och då. Vad är lagniappe Omdömen

Något oväntat Omdömen – den extra fördelen eller gåva bör vara en överraskning. Det är en “ bagare dussin &" ;, något kastat in för bra åtgärd som överraskar och gläder mottagaren Omdömen

Relevant Omdömen &ndash. objektet eller förmån bör vara av värde för mottagaren. Har din klient någonsin haft en Squidoo sida byggd för sin verksamhet? Ta en timme och sätta en tillsammans som en gåva Omdömen

äkthetsOmdömen &ndash. det handlar mer om “ hur &"; det ges, i motsats till &ldquoen; vad &"; är given. Den liten present eller lagniappe kommunicerar att du bryr dig om din klient och att du uppskattar deras relation med dig. Omdömen

Begå någon av dessa kundservice misstag kommer att sakta ner din virtuella assistent företagens tillväxt eftersom du inte kommer att vara i möjlighet att be om eller ta emot remisser. Begå flera är en sammanfattning form av verksamhet självmord.

Din förmåga och vilja att ge uppriktiga “ mervärde &"; kommer att ställa dig bortsett från dina konkurrenter, odla din nisch och utveckla ditt professionella rykte. Dina nöjda och glada kunder kommer att vara mer än gärna att hänvisa dina tjänster till sin intressesfär. Omdömen

** Du har tillåtelse att skriva ut i din publikation eller din hemsida /blog några artiklar av Denise Griffitts hittades i den här webbplats så länge Denise Griffitt namn och kontaktuppgifter ingår. Denise Griffitts, Virtual Assistance Industry Expert, e-post: info på virtualassistantindustry.com, Website: http://virtualassistantindustry.com, Telefon:.. 1-888-719-6711 Omdömen