Ta kontroll över din portfölj med Phase One - Begreppet och Genomförbarhet - Del 1

Förra månaden diskuterade vi skillnaden mellan en "Business" Lifecycle och en "Project Management" livscykel och arbetar med teorin att varje projekt är ett projekt inom en annan projekt; det enda projektet är vi ett ansvar för vår tilldelade bit av större projekt. Detta stycke /projekt är nu ditt nummer ett prioritet Omdömen

Från "Projektledning av siffrorna..." Vi vet att det finns fyra faser till projektledning livscykel. Omdömen

Phase One - Concept /Genomförbarhet
Fas två - Organisation /Schema
fas tre - Utförande
fas fyra - Översyn /Audit

När din chef ringer dig in på kontoret och säger att du har sex månader och en miljon dollar för att göra detta och att du verkligen behöver se till att du kan göra det, innan de accepterar att lyckas.

Det är där Phase One - Concept /Genomförbarhet börjar din Projektledning Lifecycle och sätter du upp för att lyckas; och om din pjäs lyckas, så har du gjort allt du eventuellt kan mot framgång större projekt Omdömen

Låt oss granska uppgifterna i fas ett - Concept /Genomförbarhet Omdömen

&bull. Projektkund Definition Omdömen • Funktionell Team Review Omdömen • Kick-off möte Omdömen • Kommunikationsplan
• Mål Definition
• Projekt Definition Document Omdömen • Project Management Plan Omdömen • Projektgruppen Tid och kostnadsberäkningar +/- 50% Omdömen • Avtal att gå vidare med Project Kundomdömen

Den här månaden kommer vi att diskutera de första fem av de uppgifter, som börjar med:

Projektkund Definition Omdömen

Vem är min Project kund? Få som svarade och du kommer att ha kedjan avtalet etablerade och ökat dina chanser att lyckas med 90%. Omdömen

Oddsen är du får reda på att de organisatoriska politiken har drivit tid och kostnaden för projektet, och Målen är bara visionära och utan mycket detaljer. Omdömen

När du och dina funktionella gruppmedlemmar definiera målen som du förstår dem, och sedan beräkna tid och kostnad baserat på lagets ämnessakkunskap, oftare än inte, det kommer att bli en diskrepans som måste diskuteras och förstås av seniorlag nivå förvaltnings och kommittéer.

Vi vet att det måste vara lite statsman i varje projektledare, men få tid, kostnad och objektiva förändringar och frågor som den högsta av förvaltningen bör överlåtas till de högavlönade yrkespolitiker, och i vårt fall, detta är vår Project Kunden Review Kom ihåg projektet Kunden äger projektet. du äger det arbete som ni godkänner du och ditt team kan göra. Omdömen

Funktionell

När du dela gruppmedlemmar med andra projekt, mycket väl veta att du inte har någon verklig formell myndighet (Team Review Omdömen förmågan att avfyra och muta) över dem, är det viktigt att du tillbringar tid som krävs med varje tilldelad person på ditt lag för att skaffa dig en varm och otydlig att individen kommer att följa men med alla tilldelade uppgifter. Omdömen

För att vara en produktiv medlem i teamet måste varje person att ha nödvändig tillgängliga tid som krävs av dem av ditt projekt, tillsammans med driv, lust, färdigheter och ämnessakkunskap. Omdömen

Träffa alla på din laget innan något åtagande att göra, om det bara att lära känna dem lite och om ditt projekt är virtuell, åtminstone plocka upp en telefon och ringa dem. Lämnar denna mycket viktig del av projektledning till ett e-post introduktion är att be om problem.
Tid du spenderar på framsidan med de enskilda gruppmedlemmarna kommer tillbaka tio gånger under genomförandefasen, när du behöver dem mest .

Kick-off möte Omdömen

Ett upptaktsmöte är där du äntligen kan diskutera vad du vet (eller tror att du vet) om ditt projekt med någon och alla intressenter i projektet.

Bjud din portfölj kund, medarbetare, chef och någon annan som du kan tänka dig som kan bidra till förståelsen och definition av projektet. Omdömen

Ett upptaktsmöte etablerar också som Projektledare och låter dig att fastställa "Chain of avtalet" av projektet eftersom detta är en perfekt tid för eventuella missförstånd (vilket kommer att leda till förståelse) av roller och ansvar hos alla framöver.

När det är möjligt detta möte måste vara en-mot-en, så reservera ett konferensrum och göra en presentation. Om projektet är virtuell, då ett konferenssamtal är i sin ordning, men bara skicka en bild pack och hoppas alla tolkar det på samma sätt, är helt otillräcklig. Omdömen

Du vill att alla ska vara delta och ställa frågor så att öppenhet och tydlighet styra projektet. Kick-off-mötet är det ögonblick gruppkommunikation verkligen börjar. Omdömen

kommunikationsplan Omdömen

Hur alla inblandade i projektet kommer att kommunicera med dig, och varandra, behöver upprättas ända fram front i början av projektet. Omdömen

En publicerad kommunikationsplan för hur du förväntar dig att alla ska kommunicera skall uppvisas vid kick-off-mötet och sedan transporteras genom hela projektet. Omdömen

Dålig kommunikation är den främsta anledningen till att projekt misslyckas, så att få allt på papper kan fram diskussionen och förhandlingar som krävs för öppen kommunikation. Omdömen

Mål Definition Omdömen

Hur kan du ta tid och kostnadsberäkningar tillbaka till din portfölj Kunden om målen inte har fastställts (och överenskomna till) av alla inblandade? Du kan inte! Omdömen

Ditt jobb som projektledare är att hantera processen av objektiv definition, presentation och avtal. För att åstadkomma detta, du och din portfölj Kunden måste vara på samma sida med målen.

Om objektiv definition med din portfölj kunden inte är möjligt, då frågar ditt team vad de tror att målen betyder, sett inom sina kompetensområden. Sedan bygga en presentation och ta det tillbaka till din portfölj kunden för överenskommelse. Omdömen

I slutsats. . .

Nästa månad kommer vi att diskutera de sista fyra uppgifter Phase One -. Concept /Genomförbarhet och återupprätta det absoluta behovet av en överenskommelse mellan dig och din portfölj kund innan du fortsätter i detaljplaneringen Omdömen

* * * * *
Frågor eller funderingar? Tveka inte att mejla mig på [email protected] eller se www.bythenumbers.com. Du kan också anmäla dig för gratis “ Projektledning. . . av Numbers &"; månatliga nyhetsbrev på http://visitor.constantcontact.com/email.jsp?m=1102955745347
.