Steget före pappersarbete OVERLOAD

ligga steget före pappersarbete ÖVERBELASTNINGSOmdömen Av
Bill Cottringer

“ " hålla jämna steg med information overload är som att försöka smutta vatten från en brandslang &. ,
~ Anonym.

Så du tror att du är överbelastade med pappersarbete på ditt jobb? Min allra första professionella jobb var rådgivare vid en maximal säkerhet fängelse i Kentucky tillbaka 1970. Jag hade en arbetsbörda på cirka 1500 fångar, alltid försöker hålla upp (men inte lyckas mycket väl) med aldrig sinande dagligen, veckovis och månadsrapporter om alla möjliga saker från visitation och skriva behörighetslistor för god tid recensioner i förväg parole rapporter.

Ingenting i min utbildning skulle kunna ha tillräckligt förberedda mig för att hantera den otroliga volymen av pappersarbete som krävs i det här jobbet. Och kom ihåg, inga datorer på den tiden. Allt var skriven långa hand och /eller transkriberas och sedan maskinskrivna och redigeras.

Den första par månader jag tillbringade större delen av min tid på att försöka stanna även med arbetsbördan – inte ha någon tid över för pappersarbete – och klaga på det nonstop. Efter en stund, en äldre och klokare rådgivare drog mig åt sidan och rådde mig att om jag skulle spara en del av tiden jag slösat bort klaga på pappersarbete, skulle jag ha mer tid att göra det. Så jag fick upptaget vara smart att få denna ornery berg av pappersarbete överbelastning gjort snabbare och mindre smärtsamt med enkla checklistor jag kunde fylla ut med båda händerna och kombinera tre olika former i ett. Snart var jag fyller alla arkivskåp och de bad mig att bromsa Omdömen

Under årens lopp har min pappersarbete krav tillflyktsort och'. T blivit lättare, men det finns vissa saker som jag och' ve lärt sig att hålla överbelastning från att få det bästa av mig. Här är sju praktiska tips för att lasta en del av överbelastning och hålla pappersarbete monster från att få det bästa av dig:

1. Uppenbarligen datorer hjälpa, men om du inte är försiktig kan man också skapa mer arbete och bli svansen som viftar på hunden överallt. Använd datorteknik för att förenkla pappersarbetet överbelastning, inte göra det mer komplicerat. Omdömen

2. Inse att multi-tasking är en myt. När du försöker multi-task med pappersarbete, är allt du sluta göra fem saker dåligt. Ta svårt, hög prioritet pappersarbete till en lugn plats där du kan ge din fulla fokus utan irriterande störningar eller ännu värre, andra människor och' s prioriteringar. Avsluta en sak i taget enligt ett kostnadseffektivt prioriteringslistan. Och tänk alltid frågar två bra frågor: (a) Vad är kostnaden för att göra detta? (b) Vad kommer det att ge? Omdömen

3. Instämmer eller inte, är verkligheten den att berg av pappersarbete bara få högre med klaga, oroande, frustration, stress och andra negativa tankar och känslor. Så svårt som det kan vara, väga värdet av att närma sig berget innan du med en mer positiv attityd och sedan titta på det blir mindre. En sådan positiv, kan göra tillvägagångssätt har ett sätt att expandera tid och frigöra energi för att få mer gjort på kortare tid. Omdömen

4. Sakta ner och göra det rätt första gången, Det tar för lång tid att gå tillbaka och korrigera skyndade misstag. Kom ihåg att långsamt och stadigt blir mer gjort än inkonsekvent hyper-drive rusar runt i spurter. Syftet är att använda tiden smart som en bundsförvant i stället för att försöka attackera den som en fiende att kontrollera.

5. Regelbundet schema betydande bitar av down-tid när du kan ägna behövs uppmärksamhet åt vardagliga, tråkiga tråkiga pappersarbete som har ett sätt att stapla upp på skrivbordet. Annars vann &'en; t någonsin få gjort bara titta på den som önskar det skulle gå bort Omdömen

6.. Ständigt utvärdera din faktiska produktivitet om prioriteringar, öppet och ärligt. Dessa saker kan lätt få röstas av andra människor och' s prioriteringar om du låter dem. Den standard som att bedöma prioriteten för att göra något är, hur mycket värde för bolaget kommer jag bidra genom att fylla i detta? Omdömen

7. De flesta pappersarbete innebär onödiga upprepningar eller redundans som kan och bör undanröjas. Leta efter avfall och dubbelarbete och slå ihop dubbelarbete i ett pappersark. Sikta på att få dubbelt så mycket gjort på halva tiden. Personligen ser jag hela berg av informationsöverflöd som ett mycket allvarligt problem som är tiggeri för oss att lösa och förenkla. Omdömen

Prova några av dessa förslag och se dig själv bli dubbelt så mycket gjort på halva tiden. < . br>