10 tips för Använda Telephone

Som en tidigare telefon systemförsäljning person som jag har lyssnat till många människor som de ringa och ta emot telefonsamtal. Vissa människor är riktigt bra på det och andra behöver förbättras. Idag med så många mobiltelefonanvändare ringer från nästan var som helst vi alla kan vara myndigheterna om vad som gör ett bra samtal. Vi får lyssna till flera främlingar gör och ta emot samtal varje dag. Yuk! Jag är bestört över antalet personer som talar högt på sina mobiltelefoner i en offentlig miljö. Här är några av mina telefon etikett förslag till människor som gör samtal:

1. Privat rum – Det är bäst att göra ditt samtal från en plats där det inte finns några distraktioner. Platsen bör vara tyst-no bakgrundsbrus. Om du behöver ta anteckningar om samtalet, se till att ha papper och penna tillgänglig. Du vill kunna koncentrera sig helt på vad som kallas personen säger.

2. Var vänlig till den person som svar – Sekreterare och assistenter gör sitt jobb. Befriend dem och de &'; ll göra ditt arbete enklare. Antagonize dem och ditt samtal kan ignoreras. Ett leende kan höras när du pratar så för att hålla samtalet vänliga och positiv och vara säker på att le. Omdömen

3. Har en kort inledningsanförande Förberedd – När du ringer någon som inte känner dig, när du når den personen, använd din elevator speech att presentera dig själv. Om du känner personen, se till att starta konversationen med ditt namn och syftet med samtalet. Omdömen

4. Begär tillåtelse att tala – Efter den inledande anförande vara noga med att fråga personen om de har tid att prata med dig i det ögonblicket. Du kan ge en person en uppfattning om hur länge du tror att samtalet kommer att pågå. Om personen doesn och' t har tid att prata sedan, boka en tid för att ringa tillbaka när personen inte har tid att prata med dig. I &'; m på telefonen en hel del i min verksamhet. Om jag får ditt samtal mellan planerade samtal jag kanske inte har tillräckligt med tid att lyssna på dig när du ringer mig. Omdömen

5. Lämna ditt telefonnummer Vid början och slutet röstmeddelande – Ibland kanske du vill lämna ett röstmeddelande så att personen kan ringa tillbaka till dig. (Detta är förmodligen inte ett bra alternativ när du ringer någon för första gången.) Var noga med att hålla ditt budskap kort och lämna ditt samtal tillbaka nummer både i början och slutet av röstmeddelandet. Jag hatar det bara när någon lämnar mig ett långt meddelande och ett telefonnummer i slutet. Om jag don &'en; t har en penna för att skriva ner antalet när jag först lyssna då jag måste lyssna på hela den långa sak igen Omdömen

6!. Håll ditt meddelande kort och Kom ihåg Voice Mail är inte privat – När du lämnar ett röstmeddelande hålla det kort. Innehållet i samtalet skall sparas för den avsedda mottagaren. Eftersom människor har ofta sekreterare och admin människor kontrollera sin röstbrevlåda, bör konfidentiell information aldrig lämnas på ett röstmeddelandesystem. Någon som får ett stort antal röstmeddelanden kommer att tacka dig för att vara kort och rakt på sak! Omdömen

7. Gör utgående samtal på morgonen – Ta en timme varje morgon för att göra alla dina utgående samtal. Detta är den tid då du är pigg och alert. Låt folk vet de särskilda tider som du är tillgänglig för återvändande samtal om du inte nå dem när du ringer. Människor som fruktar att göra telefonsamtal kan få det gjort första sak och har resten av dagen för att göra det arbete som de tycker! Omdömen

8. Gör dina egna samtal – Vissa människor försöker att spara tid genom att ha en sekreterare slå numret och sedan skicka samtalet till dem. Detta ger intrycket att den uppringda parten att den som ringer är mycket viktigt och är för upptagen för att ringa ett samtal. Detta verkar pretentiösa för mig och kan vara avskräckande för den som tar emot samtalet. Omdömen

9. Använd aldrig en högtalartelefon Om du frågar Tillstånd – Om du inte är i ett privat kontor don &'en; t använda högtalartelefon alls. Med någon i en öppen kubiska användning tal telefonen är mycket störande för alla runt omkring. (It &'; s liknar behöva lyssna på någon och' s. Cell telefonsamtal Det är oförskämt att den uppringda parten och människorna runt omkring den som ringer.) Även när du är i ett kansli få tillstånd från den uppringda personen läggas på en högtalartelefon. Personen kanske vill vara säker på att ingen annan är på kontoret. Ofta ljudet är annorlunda när den som ringer är på en högtalartelefon. Ljudet kan göra det svårare för den andra parten att förstå den som ringer. Omdömen

10. Överväg att använda e-post istället – Ibland är det snabbare att använda e-post för att ställa in ett samtal eller att leverera meddelandet. Nackdelen med e-post är att det inte är säkert. Det lämnar också en pappers spår som du kanske eller kanske inte vill. Fördelen är att det kan vara ett mer effektivt sätt att använda din tid Omdömen  ..