X-Gap: Använda strategisk planering för att avsluta projektet Execution Gap

Lag och organisationer ständigt plågas av fel projektgenomförande och misslyckanden. Dessa misslyckanden skapar en klyfta utförande - ett gap mellan vad en individ och /eller grupp planerar att göra och vad de faktiskt gör i stället. Precis som bibehållande degraderar snabbt efter att lära, så gör projektgenomförande efter strategisk planering. Så vad kan göras? Omdömen

1885, Hermann Ebbinghaus, en tysk psykolog, berömda visat en teori slutsatsen att folk börjar glömma vad de lär sig så fort de lär sig det. I hans "glömma kurvan" studie, visade han att människor glömmer hälften av vad de lär sig inom en timme att lära sig det, och följande dag, har de glömt hela två tredjedelar av den nya informationen. Eftersom Ebbinghaus 'studie, har psykologer upptäckt att det finns många sätt att förbättra retention och minne; Men, om minnet är så skört, vad är dess inverkan på projektgenomförande och strategisk planering - få saker gjorda att du och ditt team ska göra?

för strategisk planering: Utförandet Gap Meeting

Strategisk planering är en form av team lärande. När närmade sig samarbeta, planerar en kunskapsskapande och problemlösning process. Och strategisk planering kan skapa mycket detaljer som är svår att hantera, och därför kör. Stor projektgenomförande kräver 100% retention i laget inlärningsprocessen. Utan en sådan perfekt nivå av retention, kommer projektgenomförandet vackla; Men, precis som det finns metoder för att förbättra självbehållet efter att lära, det finns tekniker för att förbättra lagets projektgenomförande efter strategisk planering. En av dessa tekniker är Execution Gap stämman, eller X-Gap.

I princip är X-Gap enkelt. Få ihop laget med jämna mellanrum under projektets genomförandefasen, behandla utvecklingen av varje enskild uppgift som måste utföras, och vidta åtgärder innan framsteg faller bakom. I "Teambuilding: Beprövad strategier för att förbättra Team Performance", erkänd som den auktoritativa arbetet med grunderna i teambuilding, noterar författarna vikten av regelbundna insatser inom team för att förhindra regression liksom den Ebbinghaus Forget kurva. Vidare påpekar de att regression mer effektivt stoppas när regelbundna insatser hålls för att inrikta sig på uppgifter som ett team snarare än en en-på-en, handledare till underordnad basis. Det låter som en enkel strategisk planering teknik; men i praktiken håller en effektiv X-Gap kräver disciplin. Omdömen

En av de största utmaningarna för att leda en X-Gap styr diskussionen och hålla den på uppgiften. I grund och botten är det X-Gap en transparent strategisk planering förfarande för applicering av grupptryck för att förbättra projektgenomförande prestanda. Så, deltagarna har en tendens att ge ursäkter och öppna upp långa diskussioner för att distrahera gruppen från individuellt ansvar. X-Gap ledare måste bekämpa denna tendens.

Ledande en effektiv X-Gap kräver ett åtagande att fyra grundprinciper - fokus, upplösning, handling och frekvens.

Princip nummer ett: Fokus

Först bör X-Gap möten vara kort och enbart fokuserat på de uppgifter som krävs. Denna strategiska planering teknik är inte en möjlighet för öppen diskussion, komplex problemlösning eller utbyte av allmän information. Det har bara en punkt på dagordningen - att granska alla grund och öppna uppgifter inom planen. I en X-Gap, kallar ledaren mötet i tid och fortsätter task-by-uppgift genom projektet genom att be varje uppgift ägare att rapportera sina framsteg.
Svaren ska vara kortfattad. Genomförda insatser och insatser i pågående men ännu ej förfallna helt enkelt antingen "färdig", "på rätt spår", eller "gröna". Uppgifter som pågår, men har en viss osäkerhet om förmågan att slutföra dem som planerat är "gula". Slutligen, uppgifter som är förfallna till betalning eller har stött på vissa kritiska hinder som måste åtgärdas är "kritisk" eller "röda". De två sistnämnda klassificeringar är målet för X-Gap strategisk planering möte. X-Gap ledarens syfte är att identifiera och isolera de "gula" och "röda" kategori uppgifter för ytterligare granskning Omdömen

Princip nummer två. Upplösning

Den andra Grundprincipen för X-Gap är att vidta åtgärder för att lösa osäkerheten, tvetydighet och andra hinder. När projektgenomförandet luckor utsätts för, bör ledaren fatta beslut och eventuellt omfördela resurser för att stänga dessa luckor. En förklaring och diskussion är oftast nödvändigt. Därför måste X-Gap ledarna kvar på sin vakt mot improduktiva, vandring diskussioner. De ansvariga för uppgiften riktade till diskussion bör kortfattat förklara problemet till laget och ange vad de tror att de behöver för att utföra uppgiften - att överbrygga klyftan. Detta behov brukar anges som en begäran om resurser eller ett beslut från ledaren.

Vid denna punkt, kommer lag tenderar att vilja ha en öppen diskussion om saken; måste emellertid X-Gap ledaren innehåller denna strategiska planeringssamtal till endast ett fåtal minuter. Om laget får ta för mycket tid, då blir det mindre tid att ta itu med andra "röda" och "gula" uppgifter. Som en tumregel, varje uppgift som kräver mer än två minuter att förklara och diskutera bör skjutas upp till en separat diskussion som sker efter det att X-Gap möte. Ledare måste hålla X-Gap möte fokuserade och rör sig längs smidigt så att alla relevanta uppgifter inom planen behandlas Omdömen

Princip nummer tre. Action

X- Gap möten bör fastställa särskilda åtgärder som måste äga rum under projektgenomförandefasen, såvida inte alla uppgifter är slutförda eller om uppgiften som planerat. Ledarna bör vara noga med att antingen tydligt ange vilka åtgärder som måste äga rum till följd av översyn uppgiften, eller ange hur och när beslut eller andra beslut kommer att äga rum och vem som är ansvarig för dem. De måste avgöra om det krävs ytterligare resurser, som kommer att förvärva dem och när. Och om ytterligare överläggningar krävs för att uppnå ett beslut, måste ledarna bestämmer när detta kommer att ske och vilka gruppmedlemmar kommer att vara en del av diskussionen. Framgångsrik strategisk planering i X-Gap möten ska aldrig sluta utan klarhet om nästa steg att ta.

Princip nummer fyra: Frekvens

Slutligen bör X-Gap möten vara ett återkommande strategisk planering händelse som ligger i linje med laget eller organisationens övergripande rytm projektgenomförande. Om laget har en X-Gap varje måndag morgon klockan 10, till exempel, kommer gruppen att bättre kunna förutse, delta mer fullständigt och förbereda mer noggrant.

Förberedelse är nyckeln till en framgångsrik X-Gap mötet och strategisk planering session. Gruppmedlemmarna rapporterar till X-Gap på deras pre-utsedda tid och plats med status för sina tilldelade uppgifter i planen. Detta innebär att vara beredd att svara på den övergripande status, samt att ge både en kortfattad beskrivning av en status som är "gula" eller "röd". Deltagarna bör vara beredd att svara på frågan: "Vad tror du krävs för att gå vidare" Naturligtvis finns det ofta vissa beroenden utanför en enskild gruppmedlem kontroll som kan vara den bakomliggande orsaken. Därför är syftet med X-Gap att exponera dessa frågor projektgenomförande och ta itu med dem på lämpligt sätt som ett team. Bra förberedelser innebär också att individer kan stå i för andra som inte kan delta i X-Gap, vilket ger en status av deras uppgifter och diskutera vad som behövs för att gå vidare.

Ett X-Gap strategiska planeringsmötet måste ledas. Som lärare leder ett klassrum och använder tekniker för att hjälpa eleverna att förbättra retention, bör en ledare utnyttja tekniker som X-Gap för att förbättra projektgenomförande Omdömen  ..